La Ged en mode open source

Sommaire du dossier :

- L'open source, solution gagnante
- Open source : quels avantages pour les utilisateurs ?
- La Ged en mode open source
- Le logiciel libre à plein régime social
- Open source : un système d'archivage électronique de gestion locative libéré sans caution

La gestion électronique de documents en open source monte en puissance et séduit de plus en plus d'entreprises. Si certaines d'entre elles font le choix du logiciel libre pour des "raisons politiques", ce sont surtout des arguments économiques qui font la différence. Eclairage avec l'intégrateur open source CEO-Vision et Botanic, l'un de ses clients.

L'offre de solutions de Ged est depuis longtemps structurée autour de plusieurs poids lourds qui se disputent ardemment les parts de marché : SharePoint (Microsoft), FileNet (IBM), Documentum (EMC), EverTeam (Ever), OpenText... De l'avis général, ces solutions propriétaires de gestion électronique de documents sont pourvues de très nombreuses fonctionnalités, mais elles ont un coût qui les rend inaccessibles à de nombreuses entreprises.

A côté de ces acteurs incontournables du secteur, toute une galaxie de nouveaux éditeurs et prestataires s'est constituée au cours des dernières années. Leur particularité : utiliser les logiciels libres. "De nouveaux acteurs sont apparus, les éditeurs open source, et la pertinence de leur business model est aujourd'hui démontrée. Les offres de solution sont de plus en plus matures et sont de vraies alternatives aux solutions historiques propriétaires", peut-on lire dans un récent livre blanc publié par l'intégrateur Smile. Et sans égaler la notoriété des mastodontes de l'informatique documentaire, leurs noms sont désormais familiers pour les professionnels de la documentation : Alfresco, Maarch, Nuxeo... 

Montée en puissance de la Ged open source

"Il y a en effet une montée en puissance de la Ged développée en open source, 

constate Christopher Potter, fondateur et président de CEO-Vision ; les entreprises sont de plus en plus nombreuses à vouloir s'affranchir des logiciels propriétaires et la crédibilité dans le logiciel libre s'accroît. Ce mouvement est surtout marqué dans le secteur public avec des appels d'offres qui mentionnent explicitement une préférence pour le logiciel libre... ce qui ne plaît pas du tout à Microsoft !"

Créée en 2011, CEO-Vision commercialise des solutions documentaires construites autour de quelques valeurs sûres du logiciel libre : Alfresco pour la gestion de contenus, Solr pour la recherche, Drupal pour l'interface utilisateur. 

Le meilleur des deux mondes

Parmi les clients de CEO-Vision, le spécialiste jardinerie-animalerie Botanic n'a pas hésité à faire le choix de l'open source. Un choix politique ? "Pas uniquement, souligne Eric Bouchet, directeur général de Botanic ; c'est aussi un choix économique car les solutions spécialisées ou les portails des grands éditeurs sont beaucoup trop chers quand le nombre d'utilisateurs passifs - surtout les lecteurs - est grand. Au final, les standards lissent la complexité et permettent l'interopérabilité bureautique. Nous avons le meilleur des deux mondes !"

Les besoins de Botanic dépassaient la gestion documentaire stricto sensu. Ils portaient également sur la collaboration de divers services autour d'un corpus hétérogène de documents : contrats, plans d'action, documents de pilotage... Autant de documents qui doivent passer par différentes entités de l'entreprise : service juridique pour l'archivage, direction des achats pour les relations avec les prestataires et les fournisseurs.

Assurance de la pérennité

Le déploiement de la solution a été réalisé grâce à une installation sur les ressources virtualisées de l'entreprise. Une formation a ensuite été dispensée auprès des équipes de Botanic sur le mode prise en main rapide. "Cela s'est en effet passé dans une logique "quick start" ; ensuite, la connaissance s'est diffusée en interne", précise Eric Bouchet. Aujourd'hui, l'entreprise se félicite de son choix et énumère les avantages constatés : absence de doublons de fichiers dans des versions mal maîtrisées, partage simplifié avec les prestataires, meilleure traçabilité grâce à un outil simple et standardisé.

Alors que la Ged vole désormais à sa vitesse de croisière, Botanic considère le logiciel libre dans sa globalité : "Nous avons surtout choisi une solution et nous ne sommes pas rétifs à l'open source, tient à préciser Eric Bouchet ; le logiciel libre permet aussi de compenser la taille de l'éditeur car nous avons l'assurance de la pérennité".