Les 5 galères que vous avez forcément déjà rencontrées et que vous éviterez grâce au DAM

Vous en avez assez de passer des heures à chercher des photos dans une photothèque désorganisée ? Vous n’en pouvez plus de ces vidéos que votre navigateur ou votre logiciel ne parvient pas à lire ? Vous maudissez la terre entière en constatant le temps perdu à envoyer par mail des photos trop lourdes qui se perdent dans les méandres des messageries ? Il est plus que temps de passer au DAM.  

Avec l’essor de la communication digitale et l’usage grandissant de fichiers multimédia, le Digital Asset Management (ou DAM) prend du galon. Les organisations commencent, en effet, à prendre conscience qu’elles sont incapables de gérer efficacement leurs fonds de photos et de vidéos avec des outils bureautiques traditionnels, pas plus qu’avec les logiciels de photothèque livrés avec certains scanners et imprimantes, ni avec les solutions de stockage et de partage en ligne comme Google Drive, Google Photos, Dropbox, Flickr et consorts. Aujourd’hui pour gérer correctement ses ressources multimédia et éviter bien des déboires, il faut DAMer !

Voici 5 situations que vous avez certainement déjà rencontrées et qui ne se produiront plus avec une solution de DAM.

“Je ne parviens à retrouver la photo de Mr Durand que j’ai téléchargée sur mon poste de travail hier ! Tu peux m’aider ?”

Avec une solution de DAM, c’en est fini de chercher les photos téléchargées depuis votre messagerie ou rapatriées dans le dossier “Téléchargement” via un lien envoyé par mail. La solution de DAM permet de centraliser toutes les ressources multimédia (photos, croquis, vidéos, plans, etc.), de les nommer ou renommer, de les indexer, de les classer et surtout de pouvoir les retrouver facilement depuis un espace commun à tous les utilisateurs (internes ou externes). Le DAM devient alors le véritable hub de la communication omnicanal (papier, web, mobile, etc.) et permet aussi de limiter les coûts de création. Et ce, grâce à un meilleur taux de réutilisation des médias et à la réduction du nombre de médias créés et qui ne sont finalement jamais utilisés. Sans parler des médias re-créés (infographies, dessins etc.), tout simplement parce que personne ne parvient à les retrouver.

“Je n’arrive pas à ouvrir le fichier vidéo, il est corrompu. Tu peux me le renvoyer dans un autre format ?”

Depuis la plateforme de DAM accessible en SaaS, il est possible de prévisualiser une photo, un dessin ou une vidéo, sans avoir à se préoccuper du format natif. Vous pouvez ainsi apprécier le rendu en live depuis votre navigateur, sans avoir besoin d’utiliser de logiciel ou de plug-in spécifique. Le contrôle des médias s’en trouve largement facilité et les procédures de validation sont accélérées.

“Désolé, je ne suis pas au bureau ce matin, je ne pourrai t’envoyer le visuel que dans l’après-midi, une fois que je serai rentré”

La mobilité est aujourd’hui un atout essentiel. Avec une solution de DAM, l’accès aux ressources est possible en tout lieu et à tout moment, depuis un PC portable connecté à Internet, une tablette ou un smartphone. Il est donc possible de partager un visuel ou une vidéo en mobilité avec un collaborateur, ou d’uploader des photos prises sur le terrain avec son smartphone.  

“Quoi ?! Comment ?! Tu n’as pas reçu le fichier que je t’ai envoyé ?”

La situation vous parle forcément. Entre les photos trop lourdes qui ne passent pas (ou qui n’arrivent pas) par mail, les liens téléchargeables proposés par des solutions comme WeTransfer ou YouSendIt qui se perdent dans les messageries et les dossiers compressés que le destinataire ne parvient pas à ouvrir, l’échange de fichiers multimédia est souvent problématique. Avec une vraie solution de DAM, vous réglez le problème une bonne fois pour toutes puisque les photos sont centralisées au sein de la plateforme accessible en SaaS et qu’il est possible de les partager avec les différents utilisateurs concernés directement depuis une interface personnalisable, sans avoir besoin de les manipuler, de les télécharger ou de copier un lien à envoyer par mail.

“Sympa la dernière de la plaquette. Sauf que tu n’as pas utilisé la dernière version de la photo. Tu as pris le visuel 2016 et nous avons depuis fait de nouveaux clichés. Regarde, le bâtiment derrière n’a pas été repeint”.

Avec une solution de DAM, il est possible de mettre en place une gestion fine des versions et même d’assurer le suivi en temps réel des ajouts et des modifications des albums de la plateforme. Les utilisateurs peuvent également être tenus informés de la présence de nouveaux médias, des modifications, des changements de versions etc. Le DAM permet aussi d’assurer une gestion personnalisée des droits de chaque média : droits par média, par utilisateur, par collections, droits limités dans le temps, etc. Un utilisateur peut ainsi être autorisé à télécharger un visuel appartenant à une certaine collection, mais uniquement à consulter les photos d’une autre ou encore d’indexer des médias dans une troisième.

Moralité : pour gagner en efficacité, en autonomie et pouvoir vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée, mettez en place un DAM.

Isabelle Billerey Rayel
Business Development Director
DALIM SOFTWARE GmbH
 

Directrice du développement commercial sur l’Europe pour DALIM SOFTWARE, Isabelle, ingénieur de formation, dispose d’une solide connaissance technique dans le domaine de la transformation numérique, de l’edition, du DAM et de la gestion de contenu d’entreprise. Après avoir commencé sa carrière au début de la révolution du DTP et sillonné le monde, des Etats-Unis au Japon, elle accompagne aujourd'hui différentes marques et entreprises dans leur transformation digitale.