Une des particularités des projets d’ingénierie réside dans la multiplicité des intervenants et donc des interactions entre eux. Client, maître d’œuvre, sociétés d’ingénierie co-traitantes ou sous-traitantes, tous interagissent et génèrent ainsi de multiples flux d’échanges. Chacun de ces flux engendre de très nombreux échanges de documents et d’informations qui doivent répondre à des exigences de formalisme et de confidentialité, imposées à la fois par le projet, le client, les bureaux d’inspection et les organismes de certification.
Faciliter l’accès de tous les intervenants aux flux documentaires
Les services d’ingénierie ont donc besoin de faciliter l’accès à ces flux documentaires, tout en assurant la sécurité et la traçabilité des échanges. Accéder aux informations à jour par le biais d’un navigateur web est, en effet, plus simple que de rechercher dans des liasses de documents. Tout comme il vaut mieux visualiser des plans à la chaîne en versions numériques lors d’une réunion, plutôt que de les imprimer au format A0 pour les annoter au crayon. Sans compter qu’il faut pouvoir répondre en un clin d’oeil à des questions du type : « Où est le dernier plan ? », « Cette annotation est-elle toujours d’actualité ? », «Où en sont les personnes responsables de la validation ? ».
Une Ged dédiée plutôt qu’une Ged standard
Mettre en place une Ged dédiée s’impose comme une nécessité. Á à la fois pour stocker et archiver les documents papiers de manière dématérialisée, mais aussi pour gérer tous les formats de fichiers (bureautique, CAO, contrats, vidéo, photos, etc.), permettre un accès intuitif aux informations en tout lieu et suivre les versions pour garantir la fiabilité des documents. Sauf que les logiciels de GED standards affichent rapidement leurs limites dans ce type de projet. Tout simplement parce qu’ils ne gèrent pas efficacement les collections et liens inter-informations, les distributions et transmissions matricielles, le suivi des délais et des jalons contractuels, les responsabilités, les applicabilités, etc. D’où l’importance de se tourner vers une solution adaptée.
“80% de l’information circulant dans les projets d’ingénierie est matérialisée sous forme de documents”
6 pré-requis
Cependant, pour mettre en place une telle solution, plusieurs pré-requis sont nécessaires :
- Construire la colonne vertébrale du système d’information. Autrement dit, mettre en place un référentiel unique de documents et de données. Cette colonne vertébrale va, en effet, permettre de centraliser les informations issues des différentes applications métiers pour en tirer une vue consolidée. Les données et les documents sont ainsi unifiés entre les applications, sans être dupliqués.
- Codifier les informations. La centralisation des informations au sein d’un référentiel unique implique une structuration des données, qui passe d’abord par une codification adaptée. La codification de chaque type d’information doit permettre d’assurer son unicité, de l’identifier sans la moindre ambiguïté et de refléter son sens métier. La solution logicielle doit également offrir la flexibilité nécessaire à la customisation de références additionnelles (référence client, référence partenaire…) dont les formats ne peuvent pas toujours être anticipés.
- Assurer la confidentialité. Dans ce type de grands projets, chacun a un rôle précis suivant les tâches et les travaux qui lui sont confiés. Un même prestataire peut même avoir des rôles différents, selon les lots qui lui sont affectés. La gestion des droits et de la confidentialité de la solution doit donc à la fois être évolutive et simple à mettre en œuvre. Elle doit permettre une gestion des droits matricielle, à la fois suivant la société à laquelle appartient l'utilisateur mais aussi suivant le rôle et les responsabilités qu’il occupe au sein de sa structure.
- Organiser les flux d’échange. Un document projet produit par un sous-traitant est un document entrant du point de vue du prestataire. Le document passe donc dans un premier temps par un process de réception, de transmission et de revue. Lors des demandes de revue, il est ainsi nécessaire que le logiciel de gestion des flux d’informations permette de déclarer des commentaires, mais aussi d’ajouter des annotations directement sur les documents (plans CAO, documents bureautiques…) sans les altérer (principe de calques), ou encore de partager ces propositions de corrections et de notifier automatiquement les personnes impactées, et de consolider, catégoriser, qualifier et suivre la prise en compte de ces commentaires et annotations au fil des versions successives de documents. La revue se termine par l'obtention d'une version agrégeant les commentaires retenus, sur laquelle le prestataire pourra apposer son statut (déclenchant ou non la production d'une version supérieure qui déclenchera alors un nouveau cycle). Qu'il s'agisse de documents entrants ou sortants, chaque transmission interne ou externe est encadrée par un process de transmission officielle piloté par le Document Controller.
- Organiser les dossiers, les livrables et les configurations. Cette gestion documentaire permet de construire une véritable “mémoire des projets” (et de la société) en traçant le « qui, quoi, comment, où » de chaque élément. Ce qui valorise l’ensemble de la base documentaire et assure une capitalisation des informations pour la phase d’exploitation, qui seront mises à jour au fur et à mesure des évolutions de l’infrastructure. Pour cela, la solution logicielle doit intégrer des fonctions de gestion de configuration documentaire. Et ce, afin de pouvoir intégrer un même élément dans différentes vues sans que celui-ci ne soit copié ; structurer des dossiers et relier les opérations et les plans entre eux pour exprimer un lien de composition, de spécialisation, d'appartenance, etc. ; offrir une vue adaptée des documents et des informations selon la « vue métier » de l’utilisateur ; gérer les références entre les plans, les dépendances mais aussi mettre en place des processus de comparaison de plans (deux plans distincts, deux versions…) ; comparer la documentation à date ou par rapport à la configuration prévue pour suivre l’avancement ou encore automatiser la mise à jour des informations des documents selon l’évolution des informations de l’élément auquel ils sont rattachés.
- Piloter l’avancement et suivre les attendus. Dans les projets d’ingénierie, les délais et les temps de réponse sont souvent contractualisés et les retards peuvent entraîner des pénalités susceptibles d’atteindre des centaines de milliers d’euros par jour. Cela rend d’autant plus importante la capacité à identifier ces retards et à tracer chaque étape des processus. La solution logicielle doit donc permettre de disposer d’un planning précis des remises de documents et des réalisations, d’identifier facilement les retards et de comparer les rendus réels des intervenants par rapport à leurs engagements. Elle doit aussi permettre la mise en place de contrôles et de systèmes d’alertes et de reporting pour surveiller les processus et les délais en temps réel.
Gagner en efficacité et en compétitivité
Pour maintenir la compétitivité des entreprises dans le secteur de l’ingénierie, les chefs de projet ont besoin de solutions adaptées pour conduire plus efficacement et plus rapidement leurs actions que les concurrents. En permettant de mieux contrôler tous les aspects des projets d’ingénierie et en accélérant les flux d’échange, les solutions disposant de gestion de configurations documentaires répondent parfaitement à ces enjeux clés.
think project! vient d’ailleurs d’éditer un guide consacré à l’optimisation la gestion des documents et des flux dans les projets d’ingénierie. Il est accessible ici.
Avis d'expert écrit en partenariat par l’Agence Digitale by Archimag
