Comment une solution de PLM optimise le cycle de vie et la gestion des change orders

Les “change orders” (ou “ordres de modification) désignent les modifications apportées aux installations et susceptibles d’impacter le contrat signé entre les parties, et ce, à différents niveaux (selon l'ampleur du changement). Il est donc capital d’optimiser leur gestion, car ils peuvent engendrer des retards importants, des dépassements de budget, voire des litiges.

La Ged a ses limites

Or, dans le secteur industriel, l’information ne peut pas être gérée avec les mêmes méthodes et les mêmes outils qu’ailleurs. Pour piloter l'ensemble des données techniques des installations et leurs évolutions, la gestion documentaire classique ne suffit plus. La gestion des change orders et de leurs impacts montrent clairement des limites d'une Ged classique dans un domaine où la notion d’unicité de l’information est essentielle.

Le PLM au secours du change order

Tel était l’objet de la web conférence organisée il y a peu par think project! France. Patrick Albertini, Ingénieur avant-vente de think project! France et Arnaud Waendendries, Account Manager, ont expliqué comment une solution de PLM peut remédier au problème. Une fois le change order initialisé, la solution permet ensuite de démarrer son instruction avec tous les éléments justificatifs. Et tous ces éléments peuvent, in fine, être liés entre eux : le contrat initial, les correspondances (mail ou courrier scannée), une maquette, un plan AutoCad, une note de calcul, etc. La solution permet aussi de connaître l’état d’avancement du changer order.

Extraction et livraison

Le change order est ensuite transmis de manière simple aux intervenants concernés. L’objectif de la solution de PLM étant de simplifier au maximum cette étape en s’appuyant sur des règles précises de dispatching de l’information.

Imaginez un facteur qui, une fois entré dans le hall de l’immeuble, n’aurait qu’à envoyer ses lettres en l’air pour que celles-ci se regroupent et se dirigent automatiquement vers les bonnes boîtes aux lettres.

Circuit de validation et reporting

Reste dès lors à créer un circuit de validation plus ou moins complexe, pour le changer order, à assurer sa traçabilité et à utiliser les des outils de reporting disponibles pour connaître le nombre de change orders par projet, leurs montants moyens, les délais de traitement, le ratio de CO validés, etc. Et comme dans ce type de projet, la notion de confidentialité est essentielle, seules les personnes habilitées peuvent accéder aux changer orders ou à certains champs spécifiques (comme le montant du CO).

Démonstration de la solution

think project! s’est ensuite attelé à la démonstration de la solution autour de trois scénarii prédéfinis. Ceux-ci correspondant au cycle global de réalisation des change orders :

• la préparation des livrables. Avec un accès à la solution en SaaS, par le biais d’une interface paramétrable selon le profil utilisateur (Doc Controller ou Bureau d’étude), puis la création manuelle (ou l’import de fichiers Excel) de la liste des documents à livrer. Avec cette solution, on élimine les erreurs de saisie.
   
• la livraison au client. Avec d’abord, une vue côté bureau d’étude, avec la recherche par le responsable des documents technique valides, l’utilisation de filtres pour retrouver les documents validés, la sélection des documents, puis la création d’un bordereau de transmission (titre, date, commentaire, documents, etc.) vers le destinataire final ou vers le Doc Controller pour vérification/correction. Ensuite, côté client, une notification est émise et avertit ce dernier de la disponibilité d’un bordereau de diffusion. Il peut y accéder via un fichier PDF qui agrège l’ensemble des données nécessaires (un fichier ZIP reprenant l’ensemble des éléments est aussi disponible). Le client peut par ailleurs ajouter des commentaires qui sont synchronisés dans l’application et dispose également dans sa page d’accueil d’indicateurs lui permettant de vérifier l’avancement des livrables (avec le détail des retards éventuels, la moyenne des retards de livraison, etc.).
   
• la création du change order. Le responsable du bureau d’études prend alors connaissance des documents non conformes et des commentaires laissés par le client. Le change order est alors créé et peut être associé à plusieurs documents avec toutes les précisions requises. think project! précise que la solution permet de naviguer du change order vers les autres documents, et inversement. Il est ensuite possible d’apporter des réponses aux commentaires émis dans le scénario précédent et d’étayer le change order avec des liens vers des contrats ou des correspondances (en les important, en faisant un glisser/déposer du mail depuis Outlook avec les métadonnées et les pièces jointes, etc.).

L’objectif de cette web conférence étant de montrer la plus-value d’une gestion unifiée de toutes ces informations techniques au sein d’un seul référentiel structuré. D’autant que dans l'industrie, l'environnement est particulièrement hétérogène, autant en termes de types de données à gérer, que de profils d'intervenants, de spécificités des projets, de localisation ou de réglementation. Face à cela, il est important de pouvoir rassembler l'ensemble des modifications (matérialisées par les change orders) afin de disposer de toutes les preuves nécessaires en vue des comités de pilotage et des revues de fin de projet.

Ce que permet une solution de PLM, au contraire d’une Ged.

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