Sur le papier, Aidel ne partait pas gagnant. Soitec, “spin-off” du Commissariat à l'énergie atomique, hésite d’abord à faire appel à cet éditeur de seulement une dizaine de personnes. La pérennité d’une petite société est perçue comme un risque, d’autant qu’il s’agit de prendre en main des documents qualité ultra-sensibles. Et l’argument de la proximité - les sièges d’Aidel et de Soitec sont tous deux près de Grenoble (Isère) - ne peut évidemment suffire.
Si l’éditeur, qui a tout de même trente-quatre ans d’existence, finit par être choisi, c’est qu’il présente d’autres arguments pour convaincre. A commencer bien sûr par les réponses qu’il apporte au cahier des charges.
La version numérique fait foi
Wisseme Allali, ingénieure qualité système chez Soitec, décrit les enjeux. Soitec est présente en deux sites, l’un proche de Grenoble et l’autre à Singapour. 1 200 personnes y travaillent. Leur métier est la microélectronique pour des clients dans l’automobile, le numérique et l’énergie, notamment. Dans ces domaines, la qualité prime, le respect de normes spécifiques (1) s’impose, il faut être à la hauteur des demandes des clients. “Le savoir-faire de Soitec est en quelque sorte stocké dans sa Ged qualité”, résume Wisseme Allali. Le zéro papier est encouragé ; la version numérique d’un document qualité fait foi. L’utilisateur n’a accès qu’à des documents valides ; les documents obsolètes restent inaccessibles.
Mais Soitec décide de changer de solution de Gestion électronique de documents. Le produit en place montre ses limites. Des développements maison sont venus l’enrichir. On craint qu’ils ne supportent pas le passage à une version supérieure. Surtout, la solution en place ne correspond plus à la stratégie de migration dans le cloud engagée depuis plus de cinq ans. La nouvelle solution doit donc s’intégrer totalement avec les solutions Google, pilier du système d’information de Soitec. On a besoin d’une nouvelle Ged qualité capable de fonctionner avec cet environnement.
Pour Aidel, l’heure de vérité sera celle du Poc (Proof of concept), au printemps 2018. L’éditeur met à l’essai Supremia Ged augmentée de différents développements. De nombreux points sont testés, comme en particulier :
- gestion des profils et les accès via un système d'identification et d'authentification ;
- workflow de validation pour la mise à jour des documents qualité ;
- gestion des durées de conservation ;
- aptitude à reprendre l’existant ;
- récupération des données en cas de défaillance ;
- interface utilisateur ergonomique.
Faisant la preuve de sa bonne marche sur Google Drive, le Poc s’avère concluant et Aidel est définitivement retenu.
5 000 documents avec 60 000 liens
Le déploiement est un véritable défi. 5 000 documents sont à reprendre, comportant pas moins de 60 000 liens entre eux ! Certains formats de la précédente Ged ne sont pas reconnus par Google Drive, il faudra convertir fichier par fichier ; l’entreprise adaptée Reactiv2m vient en renfort. On décide d’avancer par périmètres et lots successifs, d’abord pour les activités support, puis pour les “opérations”.
Aujourd’hui, l’existant est à quelques semaines d’être totalement repris. Wisseme Allali fait un premier bilan. Elle se félicite de la démarche agile suivie par Aidel. Chaque étape permet d’apprendre et de progresser pour la suivante. Pouvoir compter sur une équipe à l’écoute est aussi un précieux avantage. Et de conclure : “On sent la réelle volonté de satisfaire le client”.
(1) Le système qualité de Soitec est en particulier conforme au référentiel IATF propre à l’industrie automobile.
