La gestion des communications entrantes (courriers papiers, mails, etc.) est devenue un véritable casse-tête pour les entreprises. À tel point que la plupart ne se préoccupe pas de la question et reste davantage concentrée sur les communications sortantes. Il est pourtant urgent de ne plus traiter manuellement toutes ces communications.
Traitement manuel : des risques pour l’entreprise
Pourquoi ? Parce qu’avec ce type de gestion, l’entreprise risque de perdre en compétitivité, sans compter qu’elle se retrouve incapable d’exploiter les données et risque d’être confrontée à des pertes de courrier, à des délais de réponse et de traitement à rallonge, etc. Sans parler des coûts de stockage et des coûts de saisie élevés, des problèmes de confidentialité et du fait que le travail n’est pas spécialement valorisant pour les collaborateurs en charge de ces opérations.
Une solution pour traiter intelligemment toutes les communications
Une solution comme AD’DOC™ Capture Pro permet de traiter les documents entrants qu’ils soient issus d’un envoi par courrier, d’une boite mail, de fichiers déjà archivés mais non indexés, ou de documents déposés en ligne sur un site web par des clients. Le logiciel permet par ailleurs de piloter la plupart des scanners du marché, d’orchestrer la numérisation du courrier via une interface unique et d’automatiser le traitement des documents entrants.
Capture et indexation intelligentes
AD’DOC™ Capture Pro utilise des technologies d’intelligence artificielle (OCR, ICR, traitement du langage, reconnaissance faciale) pour extraire les données essentielles des documents. Le logiciel est, en effet, capable de reconnaître le type de document soumis (factures, invitation, contrat, documents d’identité, lettres manuscrites, mail, etc.) et de le classer automatiquement. Chaque entreprise peut même configurer le logiciel comme elle le souhaite, en fonction des documents qu’elle reçoit le plus fréquemment, de leur structure et des informations qu’elle souhaite extraire.
De nombreux bénéfices à la clé
Ces données sont ensuite compilées dans un fichier et sont routées vers le service concerné. Quant à la capture du document elle est, elle aussi, exportée dans le format approprié (JPEG, TIFF, PDF, PDF/A, PDF/UA, etc.). La force de AD’DOC™ Capture Pro réside également dans le fait qu’il est capable de gérer d’importants volumes de documents et qu’il promet :
une diminution générale des coûts (numérisation, indexation, etc.),
l’amélioration de la qualité des données extraites et des images conservées
un gain de temps et d’efficacité (cela évite les rééditions par exemple).
Des fonctions de détection, d’optimisation et de suivi
AD’DOC™ Capture Pro est aussi capable de détecter certaines anomalies comme une page manquante, une information manquante ou illisible et d’améliorer la qualité des images pour que les documents soient mieux lus et reconnus. La solution embarque même une technologie de reconnaissance faciale pour la vérification des documents d’identité et propose des tableaux de bord pour tout savoir de l’utilisation du logiciel et assurer un véritable suivi de la chaîne de production. Sans oublier, la disponibilité d’un support hyper réactif composé de techniciens et des experts produit qui peuvent apporter leur aide aux utilisateurs dès qu’ils en ont besoin.
AD’DOC Capture Pro est aussi disponible en architecture orienté service (SOA, REST) depuis un site web ou une application mobile.
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