Les solutions dédiées à l archivage hybride, c'est à dire à la gestion des archives électroniques ou papier, proposent une grande souplesse d’utilisation et sont en mesure de s’adapter aux besoins des organisations. Disponibles en licence ou en mode Saas, elles s’adressent aussi bien aux entreprises qu’au secteur public. Voici comment se compose le marché des logiciels d archivage hybride (avec tableau comparatif) :
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Au mois de septembre 2016, Archimag avait consacré sa rubrique de choix d’outils aux logiciels de gestion d’archives. Une dizaine d’éditeurs avait alors répondu à notre questionnaire.
Près de trois ans plus tard, nous avons adressé un tableau comparatif à une vingtaine d’acteurs du secteur proposant des logiciels d archivage électronique. Quasiment tous ont répondu à notre questionnaire à l’exception notable d’un poids lourd du secteur Iron Mountain.
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Double flux : archives numériques et archives papier
Cette édition 2020 met en lumière des logiciels de gestion d’archives électroniques et/ou d archives physiques. Un choix dicté par une situation qui prévaut depuis plusieurs années déjà : les organisations doivent toujours gérer un flux documentaire hybride composé de documents physiques et de documents électroniques. L’ère du zéro papier n’est pas encore advenue…
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À la lecture du tableau présenté dans les pages suivantes, un constat s’impose d’emblée : les entreprises peuvent encore choisir entre le "mode licence" et le mode Saas :
- Le mode Saas, rappelons-le, offre l’avantage de la facilité d’utilisation : il suffit d’un simple navigateur pour accéder au logiciel et ne nécessite aucune installation sur les serveurs du client. Ce qui réduit d’autant la maintenance informatique.
- Le mode licence quant à lui présente des avantages pour les organisations qui souhaitent sanctuariser leur patrimoine informationnel sur leur propre infrastructure informatique. Le choix entre les deux formules se fera donc à la lumière de plusieurs critères : niveau de confidentialité, présence d’un DSI en interne, capacités informatiques, etc.
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Des logiciels d'archivage conformes au standard d’interopérabilité Seda
Bonne nouvelle, les logiciels présentés ici sont en capacité de gérer quasiment tous les types de documents (fichiers bureautiques, courriers électroniques, flux XML, images, fichiers compressés…). Mais attention : certaines d’entre elles sont dédiées exclusivement aux flux numériques. D’autres proposent une option de conversion vers des formats pérennes du type PDF/A.
Du côté des outils d’import, une grande variété des procédures est proposée par ces outils : import automatique en masse, import via des formulaires paramétrables, import via des liens FTPS, import manuel, etc.
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Les éditeurs mettent également en avant des outils d’import intégrés en standard et conformes au standard d’interopérabilité Seda (Standard d’échange de données pour l’archivage).
"Les principes du Seda reprennent largement les concepts métier tels que l’usage des bordereaux (versement, élimination), l’application du contrôle scientifique et technique (transaction de demande d’autorisation), la définition des acteurs ou l’apposition de règles de gestion (sorts finaux et communicabilité)", explique le Portail national des archives.
Souplesse des modes de classement
On retrouve la même variété pour les modes de classement. Les solutions actuelles dédiées à la gestion d'archives papier et électroniques sont en mesure de s’adapter aux besoins des entreprises et des utilisateurs : classement par grand domaine d’activité (ressources humaines, comptabilité…) au sein d’un référentiel, structure hiérarchique arborescente configurable, organisation par types de document ou par métadonnées, etc. Bien évidemment, le plan de classement habituellement utilisé par l’organisation peut être repris par le logiciel.
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D’une façon générale, ces solutions se singularisent par leur capacité à être paramétrées selon les besoins du client avant leur mise en place.
Versement d'archives et recherche
Le suivi du versement en temps réel est proposé par la majorité des systèmes d archivage electronique et physique, certains étant même en mesure de signaler des anomalies. Les fonctions de recherche sont assurées par un moteur généralement capable d’opérer en mode avancé ou fédéré. La recherche fédérée multisource offre une vue à 360 degrés.
Quant aux modes de restitution, là aussi, il y a du choix : portail, fichiers EAD, visionneuse PDF…
Côté références, les solutions sont adoptées par des entreprises qui évoluent dans tous les secteurs (agroalimentaire, industrie pétrolière, transport aérien, immobilier, médias…) et des organisations publiques (services d’archives départementales, conseil départemental…).
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Tableau comparatif des logiciels d'archivage hybride :
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