Cette enquête nous confirme que les organisations françaises sont déjà largement équipées en solution de gestion documentaire. 71% d’entre elles utilisent déjà une GED et pour 1 organisation sur 5, cet équipement est en projet. In fine, seule 1 organisation sur 10 n’est pas encore équipée.
Des besoins de sécurité et d’archivage
La grande majorité des organisations sondées (59%) utilise avant tout la GED pour “partager, sécuriser et archiver des documents”. Une organisation sur 4 exploite également la GED pour dématérialiser certains processus métiers (ex : validation d’une facture fournisseur, d’une demande de congés, etc.). Notez que seule une organisation sur 10 l’ont intégrée à d’autres outils informatiques (ERP, CRM, etc.).
Une meilleure productivité et un meilleur partage
En termes de bénéfices qu’elles tirent d’une GED, les organisations sondées citent à parts quasiment égales le gain de temps et de productivité dans la gestion de l’information et la facilité de partage de l’information. Viennent ensuite la possibilité offerte par la GED de travailler à distance, le gain en stockage de papier et en espaces physiques, ainsi que la sécurité des données.
Une GED transverse ou rien !
La GED est clairement le réceptacle de tous les documents vivants de l’entreprise. Documents commerciaux, RH et juridiques, directives institutionnelles, procédures de travail, rapports de réunion, missions et projets, données médicales, documentations techniques, documents bureautiques, données scientifiques, chaque organisation utilise la GED comme l’espace de gestion et de partage de l’information qu’elle produit et agrège. Pour la majorité des répondants la GED doit donc être transverse et non réservée à un type de documents ou à un service en particulier (le service commercial ou la comptabilité par exemple).
Les écueils de la GED
Certains problèmes ne sont cependant toujours pas résolus aux yeux des utilisateurs. 40% déplorent par exemple le fait que la recherche des documents soit difficile avec les outils de GED en place, et près d’un sondé sur quatre regrette que leur GED soit incapable de gérer les photos, les vidéos et autres ressources numériques. Mais ce qui pénalise le plus les organisations, c’est encore et toujours le fait que leur GED ne communique pas avec les autres systèmes en place (55%). 16% indiquent également qu’ils ne peuvent pas collaborer avec les autres services de l’organisation, 15% déplorent la complexité de l’outil, notamment pour injecter et indexer de nouveaux documents (12%).
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