OPEX : un système capable de numériser courriers et dossiers d’archives en une seule étape, à moindre coût et avec les meilleures garanties sanitaires

La société OPEX (contraction d’OPen & EXtract) propose une solution de traitement et de numérisation complète, adaptée aussi bien au courrier qu’aux archives papiers. Baptisée Falcon+ Series, il s’agit d’une station de numérisation universelle offrant une capacité de traitement journalier illimitée grâce à une alimentation multiflux et à un scanner haute définition. 

Une station tout-en-un

Avec une solution traditionnelle, de multiples opérateurs doivent successivement ouvrir le courrier, le trier, le contrôler, retirer les agrafes, ajouter des séparateurs, etc. pour, in fine, constituer des lots de documents pour l’étape de numérisation. Le système Falcon, lui, permet l’ouverture du courrier, l’extraction des documents et la numérisation simultanément sur un seul et même système et par un seul et même opérateur. Et ce, quel que soit le format (de la carte de visite, en passant par le format A3, jusqu’au triptyque) et le type de documents (factures, dossiers médicaux, correspondances, chèques bancaires, etc.).

Tout se passe sur l’écran tactile de 22 pouces de la station Falcon et le tri s’effectue ensuite soit automatiquement, soit par des actions opérateurs dans différentes corbeilles. Grâce au caractère tout-en-un de cette station de numérisation, un seul opérateur manipule les documents. “En termes de confidentialité, d’intégrité des plis et de risque sanitaire, c’est une donnée rassurante, voire essentielle pour bon nombre d’organisations”, indique Stéphane Richard, Ingénieur Commercial, OPEX Corporation. 

Un coût divisé par 4 

La station Falcon peut, en effet, être couplée à une machine capable de découper et de présenter les enveloppes ouvertes devant l’opérateur. Celui-ci n’a alors plus qu’à déplier le contenu et à le déposer sur le tapis pour qu’il soit traité par la station et ses logiciels (CertainScan, CertainScan Edit, Batch Transform). Une fois numérisés, les documents peuvent être transférés vers une GED ou un système d’archivage électronique.

“Les tâches de préparation et de numérisation représentent un coût important, car les documents peuvent être nombreux, de différents formats et sont manipulés à de multiples reprises. Avec notre solution OPEX, le coût en main-d’œuvre peut être divisé par 4”. Il suffit de poser le document sur le tapis de chargement et quelques secondes plus tard, il est numérisé et prêt à être expédié dans un flux informatique vers le bon destinataire. 

Un gain énorme en productivité

Ce n’est pas parce que la numérisation se fait sur un scanner ultra-rapide que le courrier en question est traité et disponible rapidement. Ce sont les opérations d’ouverture, d’extraction des documents et de préparation qui prennent le plus de temps. “Avec le système Falcon, il est possible de préparer et de numériser simultanément, appuie M. Richard. Les organisations gagnent ainsi en productivité. Et ce avec moins de perte, moins d’erreur et une traçabilité optimale”. 

Dématérialisez aussi vos archives

La station Falcon permet également aux organisations qui, jusqu’à présent, externalisent le traitement du courrier de le ré-internaliser, et ainsi de garder la main sur leurs documents. Même si le volume de courrier tend à diminuer chaque année, les archives, elles, sont toujours là et la demande en dématérialisation est croissante dans de nombreux secteurs d’activité, notamment la santé, la justice, les villes, les conseils régionaux et ou encore les ministères. 

OPEX
https://www.opex.com/page-internationale-francais
Stéphane Richard
SRichard@opex.com