En effet, moins d’une organisation sur 5 utilise une Ged et 1 sur 4 exploite un système de fichiers “maison”, à l’ancienne. Avec des documents transférés à la main dans une arborescence de dossiers stockés sur des serveurs. C’est ce qui ressort de l’enquête Archimag réalisée en septembre 2019 auprès de 200 organisations françaises.
Certaines (17 %) s’appuient aussi sur leur intranet pour gérer l’information, 14 % exploitent des plateformes de stockage en ligne de type OneDrive, Drive, Box, Dropbox et consorts, 11 % utilisent Sharepoint et 5 % une plateforme collaborative (de type Workplace by Facebook, Asana, JameSpot, eXo Platform, Elium, etc.).
La réalité, c’est que la plupart des organisations utilisent plusieurs de ces applications et que les solutions s’entassent les unes sur les autres, sans une once de cohérence et d’efficacité. Ainsi, une organisation ayant répondu à l’enquête avoue utiliser à la fois des disques partagés, Google Drive, AODocs, IRISNext, Documentum et M-Files. Sans compter celles qui indiquent partager l’information essentiellement par mail ou avec des outils anciens comme Lotus.
In fine, 93 % des organisations disent utiliser au quotidien plusieurs solutions ou applications différentes. 89 % en utilisent entre 1 et 10. Et 8 % entre 10 et 20. Les plus utilisées étant le mail (97 %), suivi du traitement de texte (44 %), du tableur (43 %), de l’intranet (39 %), des dispositifs de stockage en ligne (21%) et d’une Ged (19%).
Quel est le principal point bloquant avec les applications utilisées aujourd’hui ?
- l’organisation de l’information (35 %). Bon nombre de sondés déplorent un éparpillement de l’information qui nuit à leur productivité,
- l’accès et la recherche de l’information (22 %),
- la valorisation de l’information (22 %).
D’autres points d’achoppement sont cités par les sondés, notamment la difficulté de partager l’information, le manque d’intégration des outils les uns aux autres et la gestion complète du cycle de vie de l’information (détection, qualification, enrichissement, analyse, partage, diffusion, etc.).
Une information cloisonnée
86 % des sondés considèrent donc que l’information est encore cloisonnée au sein de chaque département ou service. Et pour la faire circuler, le premier réflexe, c’est évidemment le mail (70 %), suivi du dialogue en face-à-face (12 %), des solutions de transfert de fichiers (7 %) et de la messagerie instantanée (6%). L’information reste donc silotée et n’est généralement échangée qu’entre deux personnes. Le reste de l’organisation n’y a pas accès. Impossible donc de capitaliser dessus. C’est d’autant plus dommage que, dans la grande majorité des cas, l’information est avant tout partagée en interne (92 %).
Chercher l’information : un vrai problème
Seul 1 répondant sur 10 dit ne pas “perdre de temps” à chercher la bonne information. 54 % indiquent en perdre “un peu” et 35 % “trop”. Et voici ce qui pose problème :
- l’impossibilité d’effectuer une recherche unifiée dans plusieurs systèmes à la fois (56 %)
- la structuration du système de gestion des fichiers (44 %)
- le nommage des fichiers (43 %)
- la présence de doublons, triplons, etc. (37%)
- l’absence d’information claire sur le versionning des fichiers (35 %)
- l’impossibilité d’accéder à certains fichiers, en raison d’une mauvaise attribution des droits par exemple (31 %)
- le manque d’information sur la possibilité d’exploitation ou de réutilisation des contenus (25 %).
Parmi les autres points bloquants, les sondés citent l'absence de description/catégorisation des contenus, mais aussi la “culture du secret” qui conduit à cloisonner à l'excès l'information, ou encore le nombre de systèmes existants et leurs changements continuels qui font que les utilisateurs n'ont pas eu le temps de maîtriser un outil qu'on le remplace déjà, le maintien des systèmes anciens lors de l'installation d'un nouveau système (manque de ressources et de volonté politique de simplification), le manque de formation aux nouveaux outils, etc.
Une efficacité et une productivité à améliorer
En termes d’efficacité au travail, l’enquête montre que l’un des problèmes réside dans la multiplication des outils utilisés pour effectuer une seule et même tâche. 82 % disent utiliser entre 2 et 5 outils différents. Ils ne sont que 8% à n’en utiliser qu’un seul.
La grande majorité des sondés (89 %) est d’ailleurs persuadée que l’utilisation d’une plateforme unifiée leur permettrait d’être plus efficace dans leur travail. Et ce pour plusieurs raisons :
- parce qu’elle constituerait un point d’accès unique à l’information (71 %)
- parce qu’elle éviterait de perdre du temps à passer d’une application à l’autre (48 %)
- parce qu’elle permettrait d’améliorer la visibilité sur les contenus produits en interne (46 %)
- parce qu’elle permettrait de partager facilement l’information et les documents (43 %)
- parce qu’elle permettrait d’agréger des contenus externes (17 %)
Reste que pour être efficace et ne pas être perçue comme un outil supplémentaire, cette solution doit pouvoir s’interfacer avec les applications existantes (87 %) qu’il s’agisse d’une suite bureautique (Office notamment), des outils Adobe, de SAP, d’un CRM, de bases de données, d’un intranet ou encore d’une Ged.
Les freins à l’investissement
Le coût, l’incertitude quant au retour sur investissement, le temps consacré au projet, le manque d’interopérabilité, le surdimensionnement de l’outil, la formation à l’utilisation souvent complexe, le temps de déploiement et l’absence d’implication ou de réaction de la hiérarchie sont les freins les plus fréquemment cités par les répondants.
L’information accessible en mobilité
Dans 62 % des organisations, l’information est aujourd’hui accessible en mobilité (comprenez en dehors de l’entreprise). Et il est fondamental qu’elle le soit ou qu’elle le reste (pour plus de 8 répondants sur 10).
Mettre en place des circuits de validation
58 % des sondés indiquent que les solutions de gestion de l’information et de collaboration en place au sein de leur organisation ne permettent pas aujourd’hui de mettre en place des circuits de validation. Un manque patent.
Le collaboratif a encore du chemin à faire
Et quand on demande aux sondés s’ils estiment que leur organisation est nativement collaborative (comprenez, que les collaborateurs ne produisent pas des fichiers bureautiques chacun sur leur poste pour les partager ensuite par mail, mais les intègre directement au sein d’une solution unifiée, avec des droits de partage/modification natifs), 70% répondent par la négative.
Deux entreprises sur trois ont pourtant investi récemment dans de nouveaux outils numériques, avant tout pour le stockage et la gestion de l’information (53%). D’autres outils ont été déployés par un peu plus d’une organisation sur trois pour la gestion des réunions (39%), le partage et la valorisation de l’information (38%), la gestion des tâches, des temps et des projets (31%), les RH (19%) et la formation des collaborateurs (19%).
Le rêve inachevé du portail d’entreprise
Si leur organisation était équipée d’une plateforme unifiée, les répondants aimeraient y trouver en priorité :
- des outils de travail en mode collaboratif avec ses collègues ou ses clients (56%)
- une base de connaissances interne (54%)
- leurs documents de travail et des dossiers clients (50%)
- des fonctionnalités de workflow et des circuits de validation des documents (42%)
- des actualités (35%)
- des outils de pilotage des projets (34%)
- des documents sur le fonctionnement de l’entreprise, notamment des tutoriels (26%)
Mais à vrai dire, une plateforme d'entreprise n'est utile que si elle reprend l’ensemble des items mentionnés ci-dessus auxquels il faut ajouter l’accès à des bases de données externes, mais aussi aux documents RH, à des contenus de formation, des outils de réseautage, sans oublier l'accès aux applications métiers (avec authentification unique SSO). Reste que pour exister, fédérer et être pérenne, cette plateforme unifiée doit aussi être gérée et animée par un(e) professionnel(le). C’est en tout cas l’avis de 83% des sondés.
Les résultats de cette enquête sont extraits d'un livre blanc intitulé “Une solution unifiée pour fédérer, gérer et valoriser l’information” qui est aussi agrémenté de plusieurs retours d’expérience. Les lecteurs pourront ainsi mieux comprendre l’intérêt de disposer d’une solution unifiée, comme Syracuse, plateforme de gestion documentaire évolutive éditée par Alfeo (division de la société Archimed), qui réunit au sein d’une même interface les différents outils permettant aux collaborateurs de mener à bien leurs missions. Pour le télécharger gratuitement, cliquer ici.
