Saviez-vous que la loi de finances 2020, qui prévoit le passage à la facturation électronique pour toutes les entreprises, entre en vigueur à partir du 1er janvier 2023 ? Selon une enquête menée par Quadient avec l’institut Opinionway à l’automne 2020, moins d’une PME sur deux serait au courant de ce calendrier et 80% d’entre elles émettent toujours des factures au format papier. C’est justement pour aider les PME à amorcer cette transition vers la facturation à 100% électronique que Quadient a développé la solution Neotouch.
Les factures électroniques, pourquoi ?
La facturation constitue un processus clé pour les directions financières qui, en disposant d’une vision globale de l’ensemble de leurs factures (celles encaissées et celles à payer), peuvent se montrer plus efficaces et surtout assurer un meilleur pilotage de la trésorerie de l’entreprise. Mais la dématérialisation des factures leur apporte aussi des bénéfices financiers tangibles. En plus de réduire les coûts de traitement des factures de jusqu’à 50%, le passage à la facture électronique permet de réduire leurs délais de traitement de 42%, de 18 à 5 jours seulement !
Productivité et environnement
Elle permet aussi aux directions financières de se débarrasser des tâches chronophages et répétitives (la saisie des informations notamment), de gagner en productivité et de se consacrer à des opérations à plus forte valeur ajoutée, comme l'analyse ou l’amélioration des relations avec les partenaires commerciaux. La dématérialisation possède également des vertus écologiques et peut tout à fait s’inscrire dans la politique RSE des entreprises. En passant à la facture électronique, elles permettent ainsi de sauver 250 000 arbres par an, l’équivalent des Bois de Boulogne et de Vincennes réunis !
Une solution adaptée à tous types de factures
Si la crise sanitaire a forcé nombre d’entreprises à digitaliser leurs processus internes et bien que le courrier physique soit en diminution constante depuis plusieurs années, la plupart des entreprises font encore circuler beaucoup de documents au format papier. Et la facture fait partie de ce flux. La solution Neotouch est capable de s’adapter au niveau de maturité digitale de chaque entreprise, mais aussi à celui de leurs clients, et permet ainsi d’émettre des factures dans le format adéquat (papier, email, Chorus Pro, portail web ou EDI). Neotouch possède aussi l’avantage de traiter la dématérialisation des factures clients et des factures fournisseurs.
Le volet des factures fournisseurs simplifié
Neotouch permet de traiter donc non seulement les factures électroniques reçues par email, mais aussi les factures papier scannées en PDF. La solution est, en effet, capable d’identifier et d’extraire les informations des champs importants pour le traitement comptable (nombre de pages, identification du fournisseur, son numéro de siret, la TVA, la date et le numéro de la facture et du bon de commande, les montants HT et TTC, etc.). Une fois extraites, ces données sont intégrées dans un workflow de validation avant d’être automatiquement intégrées dans l’ERP pour déclencher le paiement. Ces factures fournisseurs sont ensuite marquées comme “payées”, soit manuellement, soit par le biais d’une synchronisation avec l’ERP, puis sont automatiquement archivées au sein de l'outil. Des tableaux de bord personnalisables sont aussi mis à disposition des entreprises au sein de l’application, pour suivre de près toutes les étapes du traitement et de validation des factures entrantes et sortantes.
Factures clients : la piste d’audit fiable assurée
Les factures clients émises en format électronique sont sécurisées par une signature électronique qualifiée, directement disponible au sein de l’application Neotouch. Chaque étape de préparation et de transmission des factures est aussi tracée. Ceci permet aux entreprises de répondre aux obligations de l’administration fiscale, en assurant la conformité et l'intégrité de leurs factures clients.
Un déploiement rapide grâce au SaaS
Proposée en mode Saas, Neotouch garantit un déploiement aussi simple que rapide. Après une étape de paramétrage et d’intégration avec les outils internes, notamment l’ERP de l'entreprise, la solution est immédiatement opérationnelle et accessible à tout moment, sur site ou à distance, depuis un navigateur web.
Vous voulez avoir plus d’informations sur la dématérialisation de vos factures ? Sachez que Quadient organise chaque mois des webinaires sur Webikeo, pour mieux informer les entreprises sur la réglementation à venir en matière de facture électronique et en décrypter les enjeux, et les accompagner sur le chemin de leur transformation digitale. Valérie Colin, Directrice marketing ICA de Quadient, invite toutes les entreprises à s’informer sur ce sujet :
“Les entreprises peuvent accéder aujourd’hui à des solutions digitales et des outils technologiques avancés, plus facilement que dans le passé, souligne la responsable. Elles doivent tirer parti de ce monde numérique afin d'être capables au fil du temps et de la maturité de chacune de faire la bascule. Elles disposent aujourd’hui d’une fenêtre de temps pour d’ores et déjà travailler sur la dématérialisation des factures. Il faut qu’elles se préparent dès maintenant, qu’elles anticipent, qu’elles gagnent du temps, pour avoir une marge de manœuvre et s’organiser afin qu’elles soient prêtes dès la mise en place de la nouvelle réglementation”.
