L’accompagnement, clé de la réussite de tout projet de knowledge management
Spécialiste du knowledge management, Alfeo accompagne les structures dans leurs démarches visant à optimiser leur gestion et valorisation de l’information à travers 3 axes majeurs :
- la planification opérationnelle, qui passe par une identification de l’existant afin de fédérer les outils, les données et la connaissance au sein d’une plateforme unifiée ;
- une démarche de qualité, c’est-à-dire la compréhension des métiers et de leurs besoins afin de ne pas alourdir les processus déjà en place ;
- un travail de sensibilisation dans le but de préparer l’accompagnement au changement (aussi bien les futurs utilisateurs que la ligne managériale, indispensable à la réussite du projet).
Une plateforme unifiée pour centraliser toutes les informations
Dans cette logique, Alfeo apporte plusieurs réponses aux organisations ayant besoin d’optimiser leur gouvernance de l’information. C’est notamment le cas d’un grand groupe d’assurance français, pour lequel Alfeo a mis en place un intranet ouvrant l’accès à de nombreux documents jusqu’alors cloisonnés (études, articles, dossiers de veille, etc.). Un portail fédérateur a ainsi été déployé, intégrant un moteur de recherche permettant à tout utilisateur d’accéder à un large éventail d’informations, préalablement sélectionnées et collectées par des knowledge managers.
Vers une gestion de l’information toujours plus poussée
Éditeur de la plateforme Syracuse centralisant l’ensemble des informations d’une organisation, Alfeo est également en mesure de proposer des outils métiers permettant aux knowledge managers de rationaliser et de structurer l’information produite.
“L’objectif est de rassembler dans un seul outil l’ensemble des métadonnées descriptives de tous les documents pour les manipuler, les scénariser et les mettre en relation les unes avec les autres”, indique Olivier Walbecq, dirigeant d’Alfeo.
Grâce à cet accompagnement, l’INRS (Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles) a notamment pu faire converger l’information contenue jusqu’alors dans 4 outils et 9 bases différents vers une seule application générale.
Une diffusion efficace, y compris vers l’extérieur
De son côté, le LRMH (Laboratoire de recherche des monuments historiques), qui intervient notamment sur le chantier de Notre-Dame de Paris, a fait appel à Alfeo dans le cadre d’une démarche d’UX (expérience utilisateur). Désormais, les équipes ont accès à un portail et à divers outils internes de gestion de l’information et des documents, ainsi qu’à un extranet pour diffuser ces contenus vers l’extérieur, le tout centralisé au sein d’un seul outil. De quoi garantir la bonne circulation de l’information, et ce à tous les niveaux.
Contrôler et sécuriser ses données
Pour régler enfin la question de l’information cloisonnée, éviter la multiplication des outils et limiter le shadow IT, l’utilisation d’une plateforme unifiée s’impose. C’est cette solution qui chapeautera toutes les applications que vous utilisez déjà et qui pourra les interroger pour faire ressortir l’information voulue et la valoriser. Le tout avec une gestion fine des droits d’accès, la définition de profils d’utilisateurs et une sécurité renforcée, pour rendre pérenne le capital informationnel de l’entreprise. Cette plateforme doit aussi garantir une reprise rapide des données et offrir une sauvegarde redondée, pour une disponibilité optimale et une récupération aisée en cas de défaillance. L’idée n’est pas de « remplacer » les outils existants, ce qui pourrait susciter un rejet de la part des collaborateurs, mais de les inscrire dans une démarche de partage et de valorisation au sein du SI.
Pour télécharger le livre blanc d’Alfeo consacré au Knowledge Management, cliquez ici.
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