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En 2022, le parapheur électronique est en passe de devenir un outil du quotidien pour nombre d’organisations publiques ou privées, petites, moyennes ou grandes (+11 points en un an lors de notre enquête annuelle. La part d’organisations équipées est passée de 22 à 33 %).
SRCI, opérateur de services de confiance français, propose des solutions de parapheur et signature électronique.
Mis au service d’une démarche « 0 papier », il permet de valider de manière entièrement dématérialisée un document et le signer en garantissant la même valeur légale qu’un original papier.
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D’un point de vue fonctionnel, le parapheur électronique permet de tracer toutes les étapes du circuit de validation et de savoir qui est sollicité pour signer, depuis quand, quel(s) document(s) sont soumis, à quelle délégation de signature peut-on avoir recours, etc.
Cela permet de suivre la progression et d’intervenir en cas de blocage ou d’alerte. C’est pourquoi derrière tout circuit de parapheur, il y a un « administrateur » qui peut intervenir pour réviser ou corriger le circuit, à la différence des circuits des parapheurs physiques qui souvent se transforment en « chasse au trésor » quand il faut récupérer en urgence une décision ou une signature.
on-premise, COSI vous permet de faire signer des documents à distance, de valider les signatures électroniques reçues et d’archiver électroniquement vos documents.
Accélération de la signature électronique
Par ailleurs, les évolutions plus récentes des parapheurs intègrent des fonctions qui apportent plus d’adaptabilité et de collaboration (en ce qui concerne les circuits notamment, en permettant d’ajouter en temps réel des signataires), et qui intègrent de plus en plus de types de formats natifs.
Les parapheurs sont également les corollaires indispensables des fonctions de signatures électroniques, car ils accélèrent la signature elle-même des documents en donnant la possibilité de consulter, valider et signer un document engageant pour son organisation, peu importe l’endroit où se trouve le signataire et quel que soit l’outillage numérique qu’il utilise.
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On attend donc du parapheur électronique de nombreux avantages fonctionnels, mais aussi un réel gain en temps et en sécurité. Conçu comme un circuit électronique automatisé qui facilite la réalisation des étapes d’approbation jusqu’à celle de la signature, il permet de faire circuler plus rapidement les documents entre signataires en les envoyant automatiquement aux bonnes personnes et en permettant la traçabilité de toutes les étapes jusqu’à un versement dans un SAE, si besoin.
Dématérialisation et automatisation des processus
Il offre également la possibilité d’instruire en parallèle une demande de visa, d’approbation ou de validation auprès de plusieurs décisionnaires.
Équipement souple à mettre en œuvre et dont les installations en mode SaaS sont souvent privilégiées, le parapheur électronique accroît aussi sa position centrale en s’intégrant à des plateformes de dématérialisation plus larges, capables de se connecter à des outils de gestion électronique du courrier (Gec) ou de documents (Ged), de système d’archivage électronique (SAE), mais aussi à des applications métiers.
Ses bénéfices sont donc nombreux et se résument en 3 termes : efficacité, sécurité et intégrité. Il incarne la fin du papier, facilite la transition numérique de l’entreprise en permettant la dématérialisation et l’automatisation des processus de validation et signature des documents. Il est aussi une source d’économie financière et environnementale (réduction des circuits papier, des modes d’impression, etc.).
Son implantation nécessite toutefois une étape préalable pour réviser les circuits de validation, par métier, par processus et plus seulement par type de document, et d’y intégrer les étapes et les niveaux de signature électronique requis ; tout ceci nécessite en parallèle du choix de l’outillage lui-même, un travail de refonte des circuits pour lequel l’accompagnement des équipes est évidemment indispensable.
>> Télécharger le tableau comparatif des éditeurs de parapheurs et de signatures électroniques <<
