Les pratiques de numérisation, des chiffres et des actes

CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°374

Au sommaire : 

- Dossier : La numérisation au service de la conformité et de l'innovation
- Numérisation : réglementation et norme pour des données conformes
- Préparer son projet de dématérialisation : les 8 clés de la réussite
- Copie fidèle : les 10 règles d’or de la dématérialisation
- Numérisation et IA : vers un numérique responsable
- Outils de numérisation et conformité réglementaire

À ce jour, 88 % des professionnels utilisent encore un copieur multifonction pour imprimer, photocopier ou numériser leurs documents. Selon la deuxième édition de l’enquête réalisée par Kodak Alaris en partenariat avec Archimag, "la numérisation repose le plus souvent sur des technologies aux fonctionnalités trop limitées, ne permettant que de copier les documents papier sans pouvoir en tirer pleinement profit". 

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Les copieurs multifonctions présentent une particularité : ce sont les plus répandus, mais ils sont aussi plus contraignants. 6 répondants sur 10 déclarent en effet être confrontés à plusieurs freins, à commencer par l’impossibilité de traiter les documents plastifiés, épais ou fragiles (18 % des répondants), de scanner par lots (8 %) ou de prendre en charge des documents recto verso (4 %). Plus préoccupant : 21 % s’interrogent sur la valeur légale dont dispose une copie numérique obtenue après avoir utilisé un copieur multifonction.

Indexation automatique des documents

Les scanners dédiés bénéficient quant à eux d’une plus large palette de fonctionnalités, dont l’indexation automatique des documents, qui est appréciée par 64 % des répondants, devant la capacité à interfacer la numérisation avec les processus et solutions métiers de l’organisation (53 %). Viennent ensuite l’extraction automatique de données (48 %) et l’intégration des documents numérisés dans un circuit de validation ou de signature (45 %).

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Du côté des pratiques quotidiennes, il apparaît que les trois types de documents les plus numérisés sont les factures et les devis (47 %), les courriers (45 %), et les contrats (42 %).

Peu d’organisations tirent profit de la capture

Après la phase de numérisation, que deviennent les documents ? Ils sont conservés sur le poste informatique du collaborateur (pour 45 % des répondants), enregistrés dans une base documentaire (41 %), ou bien encore envoyés par courrier électronique (38 %). Plus surprenant, seulement 8 % des personnes ayant répondu à l’enquête déclarent détruire systématiquement leurs documents papier après les avoir numérisés.

L’enquête réalisée par Archimag et Kodak Alaris dresse un constat : "la capture révèle son plein potentiel après la numérisation par sa capacité à identifier, extraire et indexer automatiquement les informations présentes dans les documents, voire même à déclencher des workflows. Reste que les organisations qui tirent pleinement profit de la capture sont assez peu nombreuses".  

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Pour celles qui ont opté pour les scanners dédiés, le paramétrage fait figure d’avantage comparatif. Il permet par exemple d’envoyer automatiquement les documents numérisés vers un répertoire adapté (une Ged, notamment) ou vers une base de données. 

La réduction du papier au service de la transformation digitale

Pour les organisations engagées dans une stratégie écoresponsable, la réduction de la consommation de papier figure en tête des préoccupations. 47 % d’entre elles estiment que cette diminution vise à accompagner leur transformation digitale. Sans surprise, il s’agit également pour les entreprises de limiter les coûts liés au papier dont le prix a sérieusement augmenté ces deux dernières années.

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Autres raisons mises en avant pour la réduction de la consommation de papier : la volonté de réduire leur empreinte environnementale et le gain de place engendré par la dématérialisation documentaire.