La capture de documents, ou l'extraction des informations contenues dans des documents physiques et leur conversion en données numériques, représente le premier pas vers la dématérialisation des processus. Au lieu de simplement numériser des documents, la capture intelligente implique l'utilisation de technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'apprentissage automatique pour extraire de manière précise et automatisée les informations des documents.
Pour les organisations publiques, la capture de document représente l’opportunité de moderniser leurs processus, de gagner en efficacité et de fournir un meilleur service aux citoyens tout en réduisant les coûts liés aux processus manuels et aux consommables.
Grâce à la capture intelligente, les données contenues dans le courrier entrant peuvent être automatiquement extraites et transformées en données numériques. Cela permet d’automatiser les processus.
Les documents capturés sont stockés sous forme numérique, cela peut aider les organisations à prendre des décisions éclairées basées sur des données tangibles et stockées numériquement.
La capture permet la création d'une base de données numérique organisée, remplaçant progressivement les archives physiques encombrantes.
Bon à savoir : Assurez-vous de mettre en place des mesures de sécurité solides pour protéger les données sensibles lors de la capture, du traitement et du stockage électronique des documents, afin de garantir la conformité aux normes de confidentialité et de prévenir les risques de fuite d'informations.
Quelles solutions de capture mettre en place ?
Les logiciels de capture intelligente utilisent des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'apprentissage automatique pour extraire automatiquement les informations clés des documents numérisés, les classer et les indexer.
Les systèmes de Gestion Électronique des Documents (GED) permettent de stocker, d'organiser et de gérer les documents électroniques de manière centralisée. Ils offrent des fonctionnalités telles que la recherche, le partage sécurisé, les flux de travail automatisés et la gestion des versions.
Les solutions de gestion de workflows automatisent les processus de traitement des documents en définissant des flux de travail variés (traitement du courrier, capture, archivage, validation, etc.).
Les plateformes de gestion de courrier entrant numérisent et capturent les informations à partir du courrier entrant. Elles intègrent souvent des fonctionnalités de tri automatique, d'affectation des tâches et de suivi.
La blockchain permet de renforcer la sécurité et la traçabilité des documents numérisés, notamment en enregistrant les transactions et les modifications apportées aux documents.
Outre les outils technologiques, la formation du personnel à la nouvelle manière de travailler et la sensibilisation à l'importance de la capture de documents sont essentielles pour garantir une transition réussie.
