Les raisons qui poussent une structure à changer de logiciel documentaire sont multiples. Mais les décisionnaires n’ont pas toujours conscience de la complexité d’un tel projet et n’en maîtrisent pas toutes les étapes. Le suivi de projet par une personne expérimentée est alors capital pour garantir la réussite.
Le suivi de projet pour une organisation optimale
L’informatisation d’une structure est un ensemble d’étapes complexes qui nécessitent de procéder avec efficacité et méthode. Se dire que l’on va naviguer à vue et que l’on avisera le moment venu ? Impossible ! Anticipation, rigueur, organisation et évaluation sont les maître-mots pour un tel projet.
Combien de temps faudra-t-il pour récupérer toutes les données déjà traitées dans l’ancien logiciel ? Dans quel ordre procéder ? Vers qui se tourner en cas d’urgence ? Comment être certain que la méthode choisie est la bonne ? Quelles seront les répercussions sur le travail au quotidien ? Autant de questions que le suivi de projet peut éviter en respectant un cadre préalablement établi : dates de début et de fin du projet, objectifs visés, ressources mobilisées, contraintes à respecter… Tous ces éléments, une fois définis, permettent de préciser :
la stratégie de conduite de projet,
les fonctions et responsabilités des multiples intervenants,
le calendrier des opérations.
Le suivi de projet est d’autant plus essentiel qu’il permet de séquencer, préparer et planifier les différentes étapes d’un projet, les unes après les autres, en prenant en compte tous les impératifs. En anticipant toutes les étapes, les ressources et le temps nécessaires sont prévus pour chacune d’elles et les différents intervenants ne court-circuitent pas les actions des uns ou des autres : les opérations se déroulent dans un ordre précis et toute nouvelle intervention est menée uniquement si la précédente a été validée. Les acteurs du projet sont alors épargnés par les mauvaises surprises et peuvent agir sereinement, surtout si les points de vigilance ont correctement été identifiés en amont. Avec le suivi de projet, les structures en cours de (ré)informatisation ont la garantie que chaque étape est entre les mains de la bonne personne.
Mais pour être efficace et éviter toute perte d’information dont les conséquences pourraient être plus ou moins lourdes, le suivi de projet doit être confié à une seule personne qui assure le lien et la bonne communication entre tous les intervenants : le chef de projet.
Le chef de projet, véritable pilote des opérations
Les casquettes du chef de projet sont multiples : interlocuteur privilégié, conseiller expert, coordinateur, manager… Pour endosser tous ces rôles, il doit faire preuve de nombreuses qualités, à commencer par de véritables capacités d’adaptation. Si tous les projets d’informatisation présentent des similitudes, ils ont pourtant leurs caractéristiques propres. Le chef de projet doit donc prendre le temps d’analyser les besoins de chacun de ses clients et être capable de comprendre rapidement leur fonctionnement pour répondre à toutes leurs exigences.
Il doit également être disponible pour superviser chaque étape, animer des réunions, s’entretenir régulièrement avec le client pour le tenir informé du bon déroulé des opérations et réagir agilement, quitte à redéfinir les priorités. Finies les zones d’ombre et les questions sans réponse !
Véritable chef d’orchestre, le chef de projet est le plus à même de tirer des leçons de chaque expérience, de dégager des pistes d’amélioration et d’optimiser les process. Pour résumer, le chef de projet est indispensable de par la vision globale qu’il a du projet. Interlocuteur privilégié des clients et des multiples prestataires de services, il centralise et transmet toutes les informations importantes aux personnes concernées.
Et chez PMB Services ?
Chez PMB Services, Céline (responsable de projet) et Quentin (chef de projet) supervisent à eux deux entre 250 et 280 projets par an et coordonnent le travail d’une équipe de 11 personnes, chacune ayant son domaine d’expertise (reprise des données, installation et paramétrage de PMB, graphisme et webdesign, formation). Véritablement pluridisciplinaire, l’équipe projet de PMB Services mène tous les projets de (ré)informatisation/fusion/mutualisation qui lui sont confiés de A à Z. Notons que chez PMB Services, chaque prestation vendue est considérée comme un projet et bénéficie donc systématiquement d’un suivi de projet : une simple reprise en hébergement sera ainsi planifiée et supervisée avec la même rigueur qu’un projet plus important qui nécessiterait par exemple une modélisation des données en plus d’une reprise de données et la mise en œuvre d’un portail.
Concrètement, après une analyse détaillée, Céline et Quentin établissent un calendrier général et préparent le planning des multiples intervenants. Éventuellement, une réunion de lancement de projet viendra confirmer l’adéquation de la prestation vendue en phase commerciale. Une plateforme Redmine dédiée et adaptée, appelée MyPMB chez PMB Services, permet à tous les acteurs d’y stocker les données et informations propres à chaque projet, notamment les plannings, consignes, données à migrer et tous les tickets de suivi de projet. Ceci permet à Céline et Quentin d’avoir une connaissance et un suivi exhaustifs du projet. Les clients ont eux aussi accès à l’outil de suivi MyPMB afin de suivre de jour en jour l’avancée des différentes étapes et mesurer l’ampleur du travail réalisé, ce qui les aide à se projeter progressivement dans l’utilisation de PMB. Une fois la phase « projet » terminée, le passage en production est organisé de façon à maintenir une continuité de services. Les nouvelles demandes émises par les clients dans MyPMB sont alors prises en charge par le SAV-Production de PMB Services.
En 15 ans, l’équipe PMB Services a mené des milliers de projets et développé une réelle expertise. Chaque collaborateur comprend les problématiques des clients et peut leur apporter des réponses précises quant à leur domaine de spécialité (hébergement, graphisme, migration, etc.). En s’appuyant sur des méthodes AGILE, l’équipe PMB Services évalue en permanence les besoins satisfaits et réévalue les prochains objectifs en fonction de leur priorité. Cette adaptation permanente associée au suivi de projet rigoureux de Céline et Quentin est la garantie du succès et de la satisfaction des clients de PMB Services.
Pour en savoir plus sur le suivi de projet chez PMB Services, consultez le site internet www.sigb.net, ou contactez l’équipe commerciale par téléphone au + 33 (0)2.43.440.660 ou par mail à pmb@sigb.net
