En un an, dans l’informatique comme dans le collaboratif, les choses ont évolué rapidement. Les organisations y voient aujourd’hui beaucoup plus clair sur ce que peut leur apporter la digital workplace et les usages qu’elle englobe. Ceux-ci peuvent d’ailleurs être classés en quatre grandes catégories :
- Communication (le partage d’information et la communication interne),
- Collaboration (l’objectif étant d’organiser la collaboration de manière structurée),
- Connaissance (le partage des savoirs et du savoir-faire, l’organisation des connaissances, etc.),
- Efficacité (la recherche de praticité et de productivité quotidienne).
Knowledge Management et productivité : les nouveaux enjeux
De ces quatre grandes familles d’usage, deux montent en puissance aujourd’hui : la gestion des connaissances et la recherche d’efficacité. Si jusqu’à présent, ces notions étaient dissimulées dans le cahier des charges des organisations derrière la volonté de communication et le développement de la collaboration, aujourd’hui, elles s’affichent au grand jour. L’approche des organisations est beaucoup plus libérale qu’auparavant.
Les 5 commandements du collaboratif
Mais parce qu’en matière de collaboration, l’outil ne fait pas tout, voici les 5 commandements pour un projet réussi :
- Disposer d’un soutien au plus haut niveau de l’organisation. Avec l’appui d’un “sponsor hiérarchique”, il est éminemment plus facile d’ancrer le projet dans la stratégie de l’organisation et de diffuser les bonnes pratiques auprès de tous les collaborateurs, quel que soit le service.
- Définir un plan de déploiement progressif. Il est, en effet, conseillé de réaliser un pilote et de démarrer sur un périmètre restreint afin de tester et d’éprouver la solution choisie. Une fois le tout validé, il est dès lors possible de l’étendre à une population plus large, avant de l’ouvrir à tous les collaborateurs. Il est cependant important de prévoir des phases de test et d’effectuer ce déploiement à son rythme. Inutile par ailleurs d’activer toutes les fonctionnalités de la plateforme dès le départ, sous peine de complexifier inutilement son utilisation et de ralentir son adoption. Concentrez-vous sur les usages plutôt que sur les fonctionnalités.
- Mettre en place une gouvernance et une vraie structuration des contenus. De plus en plus d’organisations s’interrogent sur la façon dont elles vont pouvoir retrouver les contenus agrégés au sein de leur plateforme collaborative. D’autant que généralement, il y a une minorité de contributeurs et une majorité de personnes qui viennent sur la plateforme à la recherche d’informations. Il est donc important d’anticiper cette phase. Et comme le moteur de recherche de la plateforme n’est pas magique, il est nécessaire que les contenus soient correctement indexés. Pour cela, il convient d’abord de les nommer correctement. Le meilleur moyen étant que le contributeur qui dépose un document se mette à la place de celui qui va ensuite le rechercher.
- Garantir l’animation de la collaboration sur la durée. Pour cela l’outil doit s’effacer au profit des animateurs et du chef de projet. Il faut, en effet, un chef de projet capable d’incarner la démarche et de fédérer autour de la plateforme. Ensuite, pour chaque espace collaboratif, un animateur doit être désigné. La meilleure solution étant de créer un binôme capable d’assurer une co-animation. Chacun ayant des compétences particulières, l’animation gagne inévitablement en valeur et en qualité. C’est ce binôme qui fera vivre l’espace collaboratif. Pour cela, il doit bien entendu maîtriser les usages de la plateforme, développer des techniques d’animation, mais aussi être référent dans le domaine concerné.
- Utiliser des retours d’expérience en interne pour vanter les mérites de l’outil. L’idée étant de faire la preuve par l’exemple. Pour cela, les animateurs d’espaces collaboratifs peuvent profiter d’une réunion avec d’autres services, pour faire part de leurs usages et des avantages qu’ils retirent de la plateforme collaborative. Souvent, les personnes n’adhèrent à un projet ou un outil que si elles cernent précisément les bénéfices qu’elles vont pouvoir en tirer. Exit donc les plans de com’ classiques ! Osez une approche pragmatique centrée sur des expériences concrètes.
“Les entreprises ont compris qu’il faut accompagner les ambassadeurs du digital”.
Reste enfin à disposer d’outils permettant de mesurer les usages de la plateforme, ce qui vous permettra de revoir vos pratiques, de savoir comment la plateforme est utilisée et quels sont les axes d’amélioration à envisager.
Vincent Bouthors
PDG et co-fondateur de Jalios
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