Comment Partitio digitalise les dossiers de transit de Bolloré Transport & Logistics

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Bolloré Transport & Logistics est un acteur majeur du transport international et de la logistique, présent dans 109 pays avec 35 000 collaborateurs. L’entreprise, structurée autour de quatre métiers, Bolloré Ports, Bolloré Logistics, Bolloré Energy et Bolloré Railways, conçoit et déploie des solutions sur-mesure grâce à une excellente connaissance des marchés et une parfaite maîtrise des opérations de bout en bout.

En Afrique, l’entreprise investit environ 250 millions d'euros chaque année pour développer des infrastructures portuaires et ferroviaires ainsi que des hubs logistiques régionaux.*

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Documents de transport

Pour chaque opération de transport, Bolloré Transport & Logistics se charge de calculer les meilleurs prix et de proposer l’itinéraire le plus adapté, puis organise l’acheminement avec différents acteurs.

Sauf qu’à chaque étape du parcours défini, les intermédiaires vont générer des documents papier qui constituent le dossier de transit et qui servent à la facturation. Cette liasse documentaire est ensuite archivée pour des besoins réglementaires et permet de conserver une trace détaillée de la vie du dossier.

La dématérialisation pour plus de fluidité

La gestion documentaire peut s’avérer contraignante et chronophage, avec des envois par courrier postal et par mail après numérisation. C’est la raison pour laquelle Bolloré Transport & Logistics a décidé de recourir à la digitalisation avec Partitio.

« Nous travaillons ensemble depuis plusieurs années sur la dématérialisation des dossiers de transit », explique Jean-Charles Ferrand, CEO de Partitio.

La gestion de ces documents se fait encore au format papier, à base de trieurs et de pochettes, dans lesquels l’opérateur vient chercher les documents nécessaires, puis auxquels s’ajoutent les documents de douane et de nombreux autres justificatifs papier.

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E-Doc, le réceptacle de tous les documents de transit

Chez Bolloré Transport & Logistics, tous ces documents sont réceptionnés dans les différents bureaux et sont scannés avant d’être intégrés dans la plateforme ECM baptisée E-Doc.

« Nous imprimons et nous saisissons manuellement les données pour créer des dossiers de transport ou faire des déclarations de transport, ce qui va nous permettre ensuite d’entrer plus facilement ces informations dans le TMS (Transport Management System) », explique Florian Rouget, IT implementation department manager chez Bolloré Transport & Logistics. 

Des enjeux forts de suivi et de traçabilité

Désormais, en lieu et place des pochettes et trieurs cartonnés, un classeur numérique est créé pour chaque mission sur la plateforme de gestion de contenus - qui s’appuie sur Onbase. Ce classeur numérique est ensuite associé à des workflows spécifiques, notamment pour des bons de commandes de transport ou des demandes de paiement qu’il faut valider entre les différents services. 

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Une interconnexion avec Sarissa pour le suivi des factures

Grâce à E-Doc, désormais déployé dans 17 pays, Bolloré Transport & Logistics peut aujourd’hui dématérialiser le dossier de transport.

La plateforme permet aux collaborateurs de rechercher et de retrouver facilement les documents, et d’assurer une meilleure communication avec les clients. Une intégration a même été créée avec Outlook pour insérer des documents présents dans la plateforme en pièces jointes et les échanger par mail.

Sans compter que d’autres workflows ont été paramétrés et ajoutés, notamment pour basculer les factures depuis la E-Doc vers Sarissa. Ce système a été ouvert dans 28 pays pour suivre la bonne remise des factures, et leurs justificatifs, aux clients en Afrique.

« Cela nous permet de mieux suivre et de mieux contrôler le recouvrement des factures auprès des clients », note Florian Rouget.

Cap sur une autre gestion des factures fournisseurs

Bolloré Transport & Logistics dématérialise également en Afrique le processus de validation des factures fournisseurs dans cinq pays. Car jusqu’à présent, la facture fournisseur passait physiquement d’un service à un autre, depuis la comptabilité, notamment, jusqu’aux opérationnels pour effectuer le rapprochement (avec le dossier et le bon de commande associé).

L’objectif est aujourd’hui d'accélérer ce circuit et d’assurer une meilleure traçabilité des validations.

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Se débarrasser de la culture du papier

Les bienfaits de cette digitalisation sont incontestables : accélération du traitement des dossiers, meilleure sécurisation-conservation des dossiers numériques, vérification efficace de l'exhaustivité des dossiers (pour qu’en cas de contrôle, Bolloré Transport & Logistics puisse y avoir accès rapidement), etc.

Au quotidien, l’entreprise mène d’ailleurs sur le terrain différentes actions pour encourager son utilisation, conduire le changement et modifier les habitudes de travail. Ce qui passe aussi par la mise en place de postes à doubles écrans pour faciliter la saisie, par la dématérialisation de certains processus et par le paramétrage de nouveaux workflows dans l’ECM.

« Nous faisons régulièrement des formations sur les fonctionnalités de nos outils et des avantages que cela présente », souligne Florian Rouget.

En attendant l’OCR

Des évolutions sont, bien entendu, à l’étude, autour, par exemple, de l’océrisation de certains documents afin de pouvoir intégrer automatiquement les données clés dans nos solutions de transport.

« La crise sanitaire a incontestablement accéléré les demandes en matière de dématérialisation », conclut le responsable ; « nous allons donc continuer à nous appuyer sur l’expertise de Partitio pour avancer en ce sens ».