Comment Arondor a aidé la Banque Populaire Val de France à réorganiser et à digitaliser la gestion de ses flux entrants

Parvenir à un fonctionnement 100% dématérialisé et faire cesser la circulation du papier, c’est ce vers quoi tend la Banque Populaire Val de France. Et ce projet, initié avant le début de la crise sanitaire, a pris tout son sens au moment du premier confinement. “Lors de ce confinement, la difficulté a été de pouvoir communiquer et dispatcher tout ce qui arrivait en courrier au siège vers les collaborateurs en télétravail forcé, explique Valérie Moinet, en charge des projets liés à la dématérialisation au sein de la Banque Populaire Val de France.

Nous opérons, en effet, sur deux sites centraux : l’un à Tours, l’autre à Saint-Quentin en Yvelines. Pour répondre à l’urgence, nous avons donc d’abord numérisé les courriers du site de Tours, puis ceux de Saint-Quentin. Car si les agences bancaires, désignées OIV (Opérateur d’Importance Vitale) par l’Etat, sont restées ouvertes, les sièges, eux, ont dû fermer. Nous nous sommes organisés comme nous avons pu pour maintenir l’activité. Et cela a fonctionné !”

Quand la gestion de crise devient la gestion quotidienne

Au sortir du confinement, la Banque Populaire Val de France a décidé de capitaliser sur ce qui avait plutôt bien fonctionné pendant cette crise et a donc poursuivi dans cette voie. Valérie Moinet a ainsi été missionnée pour supprimer progressivement les flux papiers au sein de la banque. Trois flux étaient concernés : 

• le courrier entrant (dans les agences et au sein des deux sites centraux)
• le courrier interne
• le courrier sortant

La Chef de Projet s’est d’abord attelée à une révision en profondeur de la gestion du courrier entrant. “Nous disposions déjà d’un pôle de numérisation avec 2 ou 3 scanners, notamment pour les factures, note Valérie Moinet. Mais aujourd’hui tous les courriers arrivent sur un seul site, celui de Tours. Ce qui constitue un important volume de papier. Il nous fallait donc absolument être efficaces dans son traitement.” 

Vers un meilleur suivi et un pilotage plus pointu

Un appel d’offres pour une solution de numérisation professionnelle a ainsi été lancé. L’objectif était de pouvoir mieux tracer et mieux piloter la gestion du courrier entrant, mais aussi de pouvoir reconnaître automatiquement les principaux documents, de suivre les opérations et de tout conserver en électronique -même les pièces jointes que le collaborateur aurait supprimé- afin de répondre à toutes les réclamations possibles et imaginables.
C’est Arondor qui a remporté le marché, grâce à l’implémentation de Kofax Capture et sa solution Flower GEC, mais aussi à son sens de la relation client et à son écoute. 

Flower GEC hébergée sur MyCloud

Ainsi, depuis le 1er juin, Kofax et Flower GEC sont installés sur la plateforme MyCloud. Celle-ci met à la disposition des métiers informatiques des Banques Populaires, des Caisses d’Epargne et de la Banque Palatine un catalogue de solutions d’hébergement et de développement, stockées sur un cloud privé (serveurs, logiciels, bases de données, etc.).

“Rappelons toutefois que, pour des raisons de sécurité, les équipes d’Arondor n’ont pas eu d’accès distant à la plateforme MyCloud, précise Valérie Moinet. Aussi, pour réussir à mettre en production la solution, les équipes IT de l'établissement et Arondor ont dû passer des journées en visio autour de Teams. Une gageure pour Arondor dont il faut saluer la patience, la persévérance et le professionnalisme.” 

Plus de 3 000 pages numérisées par jour

Aujourd’hui, la Banque Populaire Val de France s’appuie sur 6 scanners qui numérisent plus de 3 000 pages par jour. “Une fois le courrier entrant numérisé en présentiel, nous contrôlons la propreté du document, nous nous assurons qu’il est bien reconnu par la solution et nous validons la transmission, ajoute Anne-Françoise Pinon Marzin, Responsable Numérisation et Prestations Logistiques au sein de la Banque Populaire Val de France. Validation que l’on peut éventuellement gérer à distance !

Il s’agit là d’une avancée pour les équipes de logistique qui peuvent désormais eux aussi télétravailler. Cela nous a permis de faire évoluer les métiers au sein du service.” En s’occupant de la dématérialisation et de la gestion du courrier entrant, le service est d’ailleurs devenu incontournable au sein de la Banque Populaire Val de France. Son nom a même changé. Il s’agit désormais du service “Numérisation et Prestations Logistiques” ! Avec cette nouvelle gestion, les services reçoivent leur courrier vers 10h chaque matin et les agences vers 12h.  

Une solution en apprentissage constant

Kofax assure la reconnaissance automatique du type de document reçu et son moteur peut même être entraîné pour devenir plus rapide et plus précis. “Ce training est en cours, précise Valérie Moinet. Nous travaillons le plus souvent avec des documents normés, ce qui facilite cet apprentissage. La solution sait, par exemple, identifier une offre de crédit.

Nous pouvons dès lors faire un lien avec notre base client pour que le destinataire en agence reçoive son courrier avec le nom de client et le type de document.” Sans compter que Flower GEC permet de tracer la circulation de tous les flux et de sauvegarder tous les documents numérisés. Quant à l’original papier, une fois numérisé, il est archivé physiquement ou conservé pendant 2 mois et  détruit.

Un plan de com’ pour accompagner le changement

Il a ensuite fallu former les équipes à cette nouvelle solution et à ce fonctionnement et, là encore, les équipes d’Arondor ont été très pédagogues et ont permis au plus grand nombre d’adhérer très rapidement.
“Nous connaissons bien nos interlocuteurs, poursuit la Chef de Projet. Nous avons mis en avant les avantages de la solution et du zéro papier, mais pour être certain d’embarquer tout le monde, nous avons aussi établi un plan de communication auprès du réseau avec des teasers et différents contenus.”

Les prochaines étapes du projet

“Nous ambitionnons maintenant de supprimer les navettes pour le courrier interne et de dématérialiser au maximum le courrier sortant avec l’utilisation de technologies comme la signature électronique ou la Lettre Recommandée Électronique, mais aussi l’assouplissement de l’envoi par mail, indique Valérie Moinet.

L’objectif étant que là encore, il y ait moins de flux.” Ce projet s’inscrit d’ailleurs dans la stratégie RSE de la Banque Populaire Val de France qui est particulièrement vigilante sur les coûts d’impression et qui a déjà supprimé les imprimantes autrefois présentes sur les bureaux dans les services et équipé ses collaborateurs en configurations à double écran. 

Incontestablement donc, la crise sanitaire a boosté de nombreux process et a permis de faire bouger les lignes. Y compris au sein de la banque. “C’est allé très vite, conclut Valérie Moinet. En un an, nous avons dérivé l’ensemble de notre courrier et digitalisé son traitement”.