Plus de 130 professionnels issus de tous les secteurs d’activité ont pris part à l’enquête menée par Archimag de mai à septembre 2021 concernant les solutions de gestion, diffusion et valorisation de l’information. L’occasion de mieux cerner la posture des organisations vis-à-vis des plateformes documentaires qui, bien que peu répandues, présentent de nombreux bénéfices.
Une gestion obsolète de l’information
À commencer par offrir une porte d’entrée aux informations et contenus divers dont les collaborateurs ont besoin pour réaliser leurs tâches quotidiennes. Dans 19 % des cas, les organisations utilisent une solution de GED pour gérer l’information. Elles sont également 14 % à avoir monté un système de fichiers “maison” et 11 % à se contenter d’un intranet. Cependant, 31 % d’entre elles ont recours à des outils de plusieurs types (GED, ECM, intranet, etc.).
Pas moins de 91 % des répondants affirment d’ailleurs que leur organisation dispose de plusieurs solutions ou applications différentes pour gérer et partager l’information. Sur la première marche du podium de celles qui sont le plus utilisées, la messagerie électronique remporte 88 % des suffrages, loin devant l’intranet (50 %) et les plateformes de stockage en ligne telles que Dropbox ou Drive (25 %).
La recherche, une véritable perte de temps pour les professionnels
Si le recours à ces applications soulève de nombreuses questions (du point de vue de la sécurité et des fonctionnalités proposées, notamment), leurs utilisateurs pointent du doigt de multiples points bloquants. Ils sont 37 % à déplorer un manque de valorisation de l’information, et 24 % à se plaindre du manque d’organisation de la connaissance. 17 % des sondés remontent également des difficultés pour l’accès et la recherche de l’information.
Sur ce dernier point, tout particulièrement, pas moins de 84 % des répondants perdent du temps à chercher la bonne information pour des raisons variées :
- impossibilité d’effectuer une recherche unifiée (comme le font savoir 53 % des professionnels) ;
- présence de doublons, triplons, etc. (43 %) ;
- nommage des fichiers peu pertinent (40 %) ;
- mauvaise structure du système de gestion des fichiers (39 %) ;
- absence d’information claire sur le versioning des fichiers (35 %) ;
- manque d’information sur la possibilité d’exploitation ou de réutilisation des contenus (21 %) ;
- impossibilité d’accéder à certains fichiers du fait d’une mauvaise attribution des droits (20 %).
Plus d’efficacité grâce à une plateforme unifiée
À ces difficultés s’ajoute un certain cloisonnement de l’information, remonté par 3 répondants sur 4. Pour y remédier, ils sont 70 % à faire savoir que le mail est la solution la plus utilisée par leur organisation. Cependant, ce levier, qui doit avant tout être un outil de communication, a ses limites en matière de gestion et de partage de l’information, et les professionnels en ont pleinement conscience. À tel point que 86 % d’entre eux pensent que l’utilisation d’une plateforme unifiée leur permettrait d’être plus efficaces dans leur travail.
En effet, une telle solution constituerait un point d’accès unique à l’information, comme le soulignent 77 % des sondés. Plus de la moitié d’entre eux estime qu’ils ne perdraient plus de temps à passer d’une application à l’autre grâce à une plateforme documentaire, et 48 % affirment qu’elle améliorerait la visibilité des contenus produits en interne. En attendant, seulement 36 % des professionnels utilisent des solutions autres que celles mises à disposition par leur organisation.
Entre accès à la connaissance et collaboratif
Outre sa capacité à centraliser les contenus au sein d’un même espace, la plateforme documentaire répond aux enjeux d’accessibilité que connaissent de nombreuses organisations depuis l’essor du télétravail. Encore 1 structure sur 4 ne permet pas à ses salariés d’accéder à l’information à distance ! Du reste, les solutions de gestion de l’information et de collaboration équipant les organisations sont assez limitées : la moitié d’entre elles n’autorise pas la mise en place de circuits de validation, à tel point que 67 % des professionnels estiment que leur organisation n’est pas nativement collaborative.
À l’inverse, s’ils étaient équipés d’une plateforme d’entreprise unifiée, les collaborateurs souhaiteraient en priorité y retrouver une base de connaissances internes (citée par 59 % des sondés), des outils de travail en mode collaboratif avec leurs clients et collègues (51 %) et leurs documents de travail et dossiers clients (48 %). Autant de fonctionnalités indispensables au quotidien, mais dont sont dépourvus les outils aujourd’hui installés au sein des organisations.
Cette étude à retrouver dans le dernier Supplément gratuit d'Archimag consacré aux plateformes documentaires.
