CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°381 : Protection des données en entreprise: quelle stratégie à l'ère de l'IA ?
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Les solutions de gestion des collections numériques offrent une réponse adaptée aux bibliothèques, aux centres d’archives ou aux institutions culturelles pour conserver, organiser et valoriser des contenus divers, qu’il s’agisse de livres rares, de prises de vue muséales, de manuscrits, de vidéos ou encore de données scientifiques. Opter pour des logiciels spécialisés permet ainsi de maximiser le partage, la recherche et l’accessibilité de ces contenus.
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Interopérabilité, multilinguisme et automatisation
Ces solutions intègrent des fonctionnalités adaptées à des besoins variés. Parmi les plus courantes, on retrouve la gestion des métadonnées, essentielle pour structurer et décrire les collections. L’intégration avec d’autres systèmes, tels qu’un SIGB, est souvent un critère clé pour les organisations cherchant une solution de gestion et d’exposition sur le web.
Ce que propose la solution CONTENTdm, proposée par la coopérative mondiale de bibliothèques OCLC : "notre système est conforme aux standards internationaux, comme Dublin Core, garantissant une interopérabilité avec d’autres bases de données", explique Catherine Furet, responsable de comptes chez OCLC. Cette compatibilité doit aussi s’accompagner d’un moteur de recherche performant, conçu pour offrir une navigation fluide grâce à des filtres avancés et à une indexation en texte intégral, par exemple.
La plupart de ces solutions intègrent des fonctionnalités multilingues pour attirer un public international ou gérer des collections issues de divers pays, tout en s’appuyant sur des interfaces web "responsive", pour une accessibilité optimale. En rendant les collections méconnues disponibles en ligne, elles permettent aux organisations de renforcer leur visibilité à plus grande échelle et donc d’élargir leur audience.
Ces solutions sont également pensées pour réduire la charge de travail. L’automatisation de certaines tâches, comme l’indexation ou l’application de filtres, accélère considérablement les processus.
Comme le souligne Martin Courmont, chef de projet digital chez Axiell (qui commercialise quatre plateformes différentes), "les clients recherchent avant tout des outils qui leur permettent de gérer leurs données, de planifier et de suivre les chantiers de collections, de réaliser des missions réglementaires, comme les récolements et inventaires, mais aussi d’accéder à des outils de régie et de publication en ligne".
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Un investissement stratégique
Investir dans une solution de gestion des collections numériques représente un levier stratégique pour optimiser les ressources et maximiser les retours sur investissement. Outre une meilleure organisation interne, ces outils offrent des bénéfices économiques en réduisant les coûts liés à la gestion manuelle des collections et en augmentant les revenus grâce à une meilleure visibilité ou à des partenariats stratégiques.
Pour faire le bon choix, les organisations doivent évaluer plusieurs critères : l’intégration de l’outil, l’optimisation des modes de saisie, sa richesse fonctionnelle, les modes de recherche disponibles, mais également la diversité des fonctionnalités avancées, telles que la gestion des droits d’auteur ou le suivi des prêts et acquisitions, si nécessaire.
Pour Manuella Choffat, responsable du service client chez EidoPolis, qui propose la solution Prismia ViSiON, l’accessibilité de l’outil est également un critère important : "un accès en ligne sécurisé 24/7 est essentiel pour garantir une gestion fluide des collections, tout en assurant la disponibilité des données pour les équipes, quel que soit le moment ou le lieu".
Les solutions de gestion des collections permettent non seulement de préserver et de valoriser des ressources uniques, mais aussi de s’adapter aux nouveaux usages numériques, renforçant ainsi la relation entre les organisations et leurs publics.
Avec des fonctionnalités innovantes et performantes, elles s’imposent comme des alliées incontournables de la transformation digitale des organisations et des institutions.
