Les éditeurs de solutions de Ged s'efforcent actuellement de simplifier à l'extrême toutes leurs interfaces. L'objectif : faciliter les versements de documents et stimuler les nouveaux usages participatifs.
Adeptes des réseaux sociaux dans leur vie personnelle (on estime qu'ils consacrent en moyenne une demi-heure à Facebook tous les jours), les Français seraient-ils en train de prendre aussi des réflexes de communication 2.0 en entreprise ? C'est bien probable, si l'on considère les efforts déployés par les principaux éditeurs de solutions de Ged afin de faciliter le partage d'informations et le travail collaboratif sur les documents sauvegardés dans l'entreprise. Pour certains, comme Stéphane Mellier, directeur de StreamDesign, une société de services spécialisée dans l'intégration des logiciels de gestion documentaire M-Files, « la Ged – que l'on utilise pour partager des documents – est forcément collaborative ». Mais à des degrés divers... Ainsi, Patrick Schambel, directeur de l'éditeur français Silverpeas, distingue « les solutions de Ged utilisées pour le stockage de fichiers numérisés, par exemple les factures, indexées dans des bases de gestion documentaire » et « les Ged collaboratives, employées pour stocker et partager des documents vivants, consultés et mis à jour fréquemment par un très grand nombre de personnes ».
Dans cette dernière catégorie, quelques solutions seulement permettent de travailler à plusieurs et en même temps (en mode synchrone) sur un même document : principalement Sharepoint de Microsoft et la suite bureautique Google Docs, associée à l'espace de stockage Google Drive. Mais l'on trouve surtout des solutions de Ged autorisant un travail à plusieurs en mode asynchrone, « et donc par le biais d'opérations de check-in et de check-out », précise Patrick Schambel. « Un utilisateur réserve le document et le met à jour avant de se déconnecter et de passer la main à un collègue », explique-t-il. « Dès lors que le document est en cours de modification, les autres utilisateurs ne peuvent l'ouvrir qu'en lecture seule et il n'y a donc pas d'erreur possible ».
Inciter au partage de documents
Simple sur le papier, le déploiement d'une solution de Ged collaborative n'en reste pas moins compliqué pour de nombreuses entreprises. Premier problème : « Il reste très difficile de partager des contenus avec certaines solutions de Ged », regrette Pascal Sei, président d'ANT'inno, éditeur d'une solution de gestion collaborative de documents.
« Avec notre solution ANT'box, il est possible d'alimenter un contenu en envoyant un e-mail à une adresse donnée ou en faisant un simple glisser-déposer d'un document enregistré sur le poste de travail », se félicite-t-il. Nul besoin de thésaurus ou de plan de classement : un cartouche contenant le nom du document, la date du dépôt et le nom de l'auteur est automatiquement créé et indexé par la plateforme ANT'box, qui s'appuie sur un moteur maison pour l'analyse, l'indexation et la recherche syntaxique. Autre difficulté : « le partage n'est pas toujours naturel dans l'entreprise », estime de son côté Gilles Batteux, PDG de Kentika, éditeur de la solution de Ged éponyme. « L'information étant synonyme de pouvoir, un collaborateur ne va pas toujours chercher à la partager afin que ses collègues puissent en profiter. Le fait de partager un rapport, par exemple, le soumet en outre à la critique de ses confrères. » Tout doit donc être fait pour lui faciliter la vie lorsqu'il décide de franchir le pas, avec « des fonctions d'alimentation en mode zéro saisie », selon Gilles Batteux. Le principe consiste à créer une fiche a minima, à partir d'un mail ou d'un document. Une fiche qui sera ensuite validée et si besoin complétée par les professionnels de l'information.
Faire participer la communauté
Dans le même esprit, le PDG de Kentika conseille aux professionnels de l'information de « multiplier les efforts d'animation », par exemple en signalant les nouveautés aux personnes susceptibles d'être intéressées, par e-mail, sur l'intranet, ou en envoyant des alertes automatisées aux personnes qui suivent certaines thématiques... « Nous rencontrons très régulièrement les utilisateurs de la solution et il est clair que ceux qui ont une politique de diffusion sélective de l'information arrivent à générer des pics de consultation ». Les réactions des lecteurs restent toutefois encore trop rares. « Il y a quelques années nous avons décidé d’offrir la possibilité aux utilisateurs de donner leur avis sur les ressources documentaires mises à disposition », relève Gilles Batteux. « Mais cela ne pas vraiment fonctionné, les utilisateurs ne prenant pas le temps de publier un commentaire ou d'attribuer des étoiles de notation aux documents. »
Le son de cloche est plus positif en ce qui concerne les documents de travail tels que rapports, cahiers des charges ou factures partagés dans de petits groupes de travail afin de recueillir les avis des autres membres. « L'utilisateur qui a mis en ligne le document peut notifier sa publication à certaines personnes et les inviter à le lire et à s'exprimer... ». C'est d'ailleurs dans les organisations dispersées, dotées de plusieurs entités géographiquement éloignées, que la Ged collaborative semble trouver tout son sens actuellement. « Notre solution s'adapte très bien aux smartphones et aux tablettes et un utilisateur distant peut donc très facilement afficher un document pour le lire et le commenter », indique Patrick Schambel de Silverpeas. Le moteur de worklow intégré à Silverpeas permet en outre de réaliser directement dans la Ged des processus plus complexes, nécessitant plusieurs niveaux de traitement et de validation. « Pour une demande d'achat, par exemple, la première personne publie une demande, avec la photo de l'objet souhaité, précise ce spécialiste. Elle la transmet ensuite au responsable de son service qui, s'il est d'accord, demande la validation du responsable du service comptable... »
Ouvrir la Ged sur le web
Reste, dans certains cas, la possibilité d'ouvrir la Ged à des informations provenant des réseaux sociaux extérieurs à l'entreprise. C'est ce que propose Banctec avec sa nouvelle solution SocialVision, selon François Richard, directeur commercial de la filiale française de ce spécialiste de la dématérialisation et de la gestion des processus métier. « SocialVision, une solution qui permet de gérer toutes les communications effectuées sur les médias sociaux, s'intègre à la solution de ''case management'' CaseVision », explique-t-il. « L'intérêt est de regrouper au même endroit toutes les conversations, quel que soit le canal, et de proposer aux collaborateurs une interface unique pour gérer la totalité des interactions clients et déclencher les processus de gestion adaptés dans la solution de ''case management'' si besoin ». En somme, le mariage de la Ged, de l'intranet et du portail web.
