Sommaire du dossier :
- E-administration des villes et des champs
- France Connect, le futur identifiant unique de l'administration française
- Mutualisation des systèmes d'information : un pour tous, tous pour un !
- A Epieds, l'e-administration laboure son champ
Dans l'Eure, la commune d'Epieds migre progressivement dans l'univers de l'administration électronique. La dématérialisation documentaire lui a permis de réaliser des économies de personnel et de réduire ses frais généraux.
Avec ses 378 habitants, la commune d'Epieds (Eure) affiche une taille modeste mais cette bourgade résidentielle a pris le tournant de la dématérialisation et du numérique. Pour Ketty Revel, maire depuis 1995, ce passage à l'administration électronique était devenu une quasi obligation : "auparavant, nous faisions du bricolage dans le domaine de la gestion documentaire ! Le passage au standard PES V2 nous a conduit à dématérialiser certaines de nos procédures comptables. En 2010, nous avons fait le choix de solutions proposées par l'éditeur JVS-Mairistem qui présentent l'avantage d'être très faciles à installer et à utiliser".
La mairie d'Epieds dispose désormais de logiciels afin de traiter une partie importante de ses obligations : gestion de l'état-civil, organisation des élections, comptabilité... En 2014, la commune s'est dotée d'une solution (JVS Box C2) qui fait à la fois office de réseau et de sauvegarde. Un parapheur électronique et une passerelle de télétransmission lui permettent de satisfaire les principaux protocoles de dématérialisation (Hélios, actes réglementaires, actes budgétaires). La gestion documentaire, quant à elle, permet de classer, indexer et archiver les documents produits dans l'environnement logiciel de l'éditeur.
Un gain de sept heures par semaine
L'année 2015 marquera pour la commune d'Epieds un nouveau cap...
Une solution de Ged (Documind On-Line) sera en effet prochainement déployée : "c'est une bonne nouvelle car, selon nos estimations, cette gestion électronique de documents devrait nous faire gagner près de sept heures par semaine ! Elle nous permettra également de gérer les opérations liées au recensement de la population. Tout compris, cela coûtera un peu plus de 3 000 euros par an à la commune" se réjouit Ketty Revel. Deux autres atouts sont mis en avant par madame la maire : le coût de la formation du personnel est compris dans le contrat avec l'éditeur et la solution bénéficie de mises à jour régulières. Ce dernier point est particulièrement important pour Epieds qui, à l'instar de milliers de petites collectivités en France, ne dispose d'aucune ressource humaine dédiée à l'entretien du parc informatique.
Outre l'amélioration de la fluidité de ses processus documentaires, la commune d'Epieds a déjà engrangé quelques économies de fonctionnement. Les délibérations du Conseil municipal sont désormais dématérialisées et expédiées sous forme numérique. Résultat : moins de frais d'affranchissement, réduction des achats de papier, moins de frais de personnel dédié aux opérations de mise sous pli.
Pour Ketty Revel, l'administration électronique est une réalité mais elle a cependant encore du chemin à faire, notamment parmi les collectivités les plus petites : "dans la communauté de communes de la Porte normande, dont nous faisons partie, le recours aux outils de l'e-administration est encore marginal. Avec la baisse sévère des dotations globales, on se demande comment les petites communes vont s'en sortir. Mais soyons optimiste : cela prendra du temps mais nous devrions y arriver..."
+repères
PES V2, un protocole de dématérialisation obligatoire depuis le 1er janvier 2015
Le protocole PES V2 (Protocole d'échanges standard) est une solution de dématérialisation des flux comptables produits par les collectivités : titres de recette, mandats de dépense, bordeaux récapitulatifs... Ce nouveau protocole est devenu une obligation pour les collectivités le 1er janvier dernier. Il remplace tous les protocoles d'échange utilisés jusqu'ici : INDIGO, ROLMERE...
Le passage au PES V2 marque une étape importante pour le service public dans le monde de la dématérialisation avec, par exemple, le recours à la signature électronique et aux tiers de télétransmission. Déployé progressivement depuis 2008, le PES V2 est désormais parvenu à sa vitesse de croisière. Il devrait générer une réduction des coûts d'édition et de stockage dans les collectivités.
