Mutualisation des systèmes d'information : un pour tous, tous pour un !

Sommaire du dossier :

• E-administration des villes et des champs
• France Connect, le futur identifiant unique de l'administration française
• Mutualisation des systèmes d'information : un pour tous, tous pour un !
• A Epieds, l'e-administration laboure son champ
   

En rationalisant les dépenses tout en optimisant les conditions juridiques, organisationnelles et fonctionnelles du déploiement d'outils, la mutualisation est pour beaucoup de collectivités le moyen d'opérer, sans trop de contraintes, leur transition numérique.

Certes, l'administration française a fait son grand plongeon dans l'ère du numérique au point de tenir la dragée haute à ses voisins européens. Pourtant, la transformation numérique impulsée par les réformes de l'Etat n'est pas sans conséquence pour les collectivités, lesquelles doivent faire face à des changements organisationnels, économiques et sociétaux radicaux.

Un véritable défi pour les communes, et notamment pour les plus petites, qui peinent souvent à mettre en place des projets de dématérialisation. C'est même une véritable e-administration à deux vitesses que révèle le "Baromètre de la dématérialisation des mairies de moins de 10 000 habitants", publié en novembre 2014. Selon cette étude, seules 38 % des petites communes perçoivent la dématérialisation comme une opportunité quand 12 % d'entre elles la vivent comme une contrainte en raison d'un "investissement matériel difficilement supportable en ces temps de difficultés budgétaires". 

De la démat à moindre frais

Face à ces difficultés, certaines collectivités ont choisi la mutualisation comme levier de leur transition numérique. Selon "l'Etude sur la mutualisation de l'informatique publique au travers des structures dédiées", publiée par la Fédération nationale des Collectivités Concédantes et Régies (FNCCR) en février 2015, une collectivité sur quatre confierait son informatique à une structure de mutualisation. 74 départements seraient d'ailleurs couverts par au moins un projet de ce type, destiné à aider leurs collectivités dans les défis numériques du moment (PES V2), marchés publics dématérialisés, cloud computing, etc.).

En plus des facilités techniques générées par la mutualisation d'un projet, les opportunités en matière de coûts sont nombreuses : en effet, l'étude de la FNCCR précise que le coût de mise en oeuvre de différents protocoles de dématérialisation est en moyenne 50 % moins élevé pour des collectivités adhérentes à des systèmes de mutualisation informatique. Par exemple, déployer un projet de signature électronique serait 41 % moins coûteux en cas de mutualisation. Des économies d'échelles conséquentes pouvant être réalisées sur le déploiement et la maintenance des logiciels, certaines collectivités profiteraient même de plateformes de dématérialisation à moitié prix.

Un projet adapté aux besoins de chacun ?

L'étude révèle également que 56 % des structures de mutualisation informatique interrogées proposent un accompagnement en matière d'archivage électronique. Une thématique sur laquelle les départements de Loire-Atlantique, Maine-et-Loire, Mayenne, Sarthe et Vendée souhaitent justement se positionner. Habitués à travailler sur des projets communs (ils ont notamment mis au point - avec la région et le rectorat - le projet e-lyco, offrant un seul environnement numérique de travail pour les collèges et lycées publics et privés), les cinq départements souhaiteraient 

mettre en oeuvre un système d'archivage électronique (SAE) interdépartemental pour leurs archives définitives. "Notre projet a d'ores et déjà obtenu le soutien du Service interministériel des Archives de France (Siaf), explique Elisabeth Verry, directrice des archives départementales du Maine-et-Loire ; en effet, nous avons fait une demande de soutien au nom des cinq départements par l'intermédiaire du projet AD-ESSOR et celle-ci a été acceptée en totalité". 

Tamponné par le Siaf, ce projet fait aujourd'hui l'objet d'une étude réalisée par le cabinet de conseil en dématérialisation et archivage électronique Xdemat. Destinée à dresser un état des lieux préalable au projet de mutualisation des départements partenaires, elle se charge notamment de vérifier sa faisabilité, de recenser le périmètre des besoins de chaque collectivité, de proposer des scénarios de plateforme SAE, mais aussi de dresser les modalités économiques et juridiques du projet. Elle devra également définir les conditions favorables à cette démarche mutualisée (plateforme matérielle et logicielle commune, hébergement, etc.). Si cette étude est réalisée pour les cinq départements partenaires, représentés chacun par un binôme archives-DSI, tous ignorent encore si le projet de mutualisation aboutira et combien d'entre eux en feront partie. Sera-t-il adapté aux besoins de chacun ? Y répondra-t-il ? C'est l'étude actuellement en cours qui répondra à ces questions.

Un déploiement toujours au point mort

De son côté, c'est un projet de gestion électronique de documents et de courrier (Ged et Gec) mutualisé qu'a souhaité entreprendre la communauté de communes du Pays de Loiron (Mayenne), en réponse à la mise en place du PES V2 et à ses impacts sur la comptabilité. "Nous souhaitions offrir un meilleur service aux administrés et aux prestataires en leur offrant des réponses plus rapides, explique Laurent Lemaître, DSI de l'intercommunalité ; d'une façon générale, nous souhaitions surtout profiter des baisses de coûts engendrées par la dématérialisation". 

Le projet est entré en réflexion début 2014 avec pour échéance la mise en application du PES V2 au 1er janvier 2015. C'est parce que la communauté de communes souhaitait une solution open source (sans facturation au nombre d'utilisateurs) qui soit simple et facilement utilisable par tous que la solution Maarch a été retenue. L'objectif étant un premier déploiement sur le site de l'intercommunalité dans l'optique d'une mutualisation des services, et d'attendre ensuite sa stabilisation avant de la proposer aux 15 mairies qui la composent. 

Entré en production en décembre 2014, la première étape du projet est une réussite. Si une vingtaine d'agents - dont une partie délocalisée - utilise quotidiennement la plateforme et si les économies de papier sont déjà conséquentes, son déploiement au niveau des communes est toujours au point mort. "Nous avions sous-estimé la qualification des documents, explique Laurent Lemaître ; l'application et le temps de saisie semblent aujourd'hui trop lourds pour des petites communes déjà noyées sous les tâches administratives engendrées par le passage au PES V2". Difficile en effet d'adapter les flux prédéfinis d'une grosse administration au classement réalisé par la secrétaire isolée d'une petite mairie de 400 habitants. 

La mutualisation semble donc une réponse particulièrement judicieuse au défi numérique que rencontrent aujourd'hui les collectivités, à condition pourtant que les différents acteurs en présence aient des besoins suffisamment équilibrés pour y trouver des réponses communes satisfaisantes.

(1) Appel à projets lancé en septembre 2014 destiné à favoriser le développement de l'archivage électronique dans les services publics d'archives territoriaux dans le cadre du programme Vitam.

+repères
​L'Adullact, quand les projets libres se mutualisent

15 000 collectivités et administrations bénéficient aujourd'hui des travaux de l'Association des développeurs et des utilisateurs de logiciels libres pour les administrations et les collectivités territoriales (Adullact), véritable plaque tournante de projets mutualisés. 

L'association est née en 2002 avec l'ambition de soutenir et de coordonner l'action des administrations et des collectivités tout en faisant la promotion, en développant et en mutualisant un patrimoine de logiciels libres utiles à leurs missions."Fédérant les ressources et coordonnant les compétences, notre association a deux axes forts, explique Pascal Feydel, délégué général de l'association ; d'un côté des groupes de travail, et de l'autre une mise à disposition d'outils sur une forge". Cette forge, plateforme de développement collaboratif en ligne, centralise l'ensemble des projets portés par l'association et accueille même depuis 2008 les projets informatiques des ministères, jusque-là hébergés sur la plateforme AdmiSource. "Ce regroupement a débouché un an plus tard sur une convention de partenariat entre l'Adullact et le Secrétariat général pour la Modernisation de l'action publique" poursuit Pascal Feydel.

C'est en réponse aux préoccupations des collectivités territoriales que l'association a concentré son action sur des solutions de dématérialisation. L'outil de modélisation de procédures de gestion et de validation documentaire, i-Parapheur, la plateforme d'archivage électronique as@lae ou encore le libriciel de gestion des délibérations web-delib font partie de ses projets phares.