Sommaire :
- La gestion électronique du courrier de A à Z
- Pourquoi et comment mettre en place une gestion électronique du courrier (Gec) ?
- Gestion électronique du courrier (Gec) : quelle solution choisir ?
- Gestion électronique du courrier (Gec) : Socodei, en route vers le courrier 100 % dématérialisé
- Gestion électronique du courrier (Gec) : à Tourcoing, le courrier ne perd pas le Nord
Fluidifier et sécuriser sa gestion documentaire est plus que jamais décisif dans l'industrie du nucléaire. Une filiale d'EDF l'a bien compris et a fait appel à Cincom pour dématérialiser son courrier entrant et sortant, sur fond de Ged, puis d'ECM.
Chez Socodei, on ne badine pas avec la gestion documentaire. Au sein de cette filiale du groupe EDF, spécialisée dans le reconditionnement et la réduction des volumes des déchets faiblement radioactifs, l'activité en charge de cette question, pilotée par Vincent Chenivesse, ne chôme pas. Et ce en raison de la grande quantité des documents sensibles que l'entreprise produit, diffuse et manipule. Son objectif : que les 235 salariés de la filiale accèdent de la façon la plus simple possible aux documents et aux informations qui les intéressent.
L'ère du "tout papier" prend fin chez Socodei dès 2004. En effet, l'entreprise cherche alors à optimiser la mise à disposition, pour les utilisateurs, de la documentation du groupe, et plus précisément des documents du Système de managementintégré (SMI). Sont alors concernés tous les documents relatifs au fonctionnement de l'usine, mais aussi tous les courriers entrants et sortants. Socodei choisit alors CinDoc, la Ged de Cincom. "La gestion électronique du courrier fait partie d'une démarche globale, explique Vincent Chenivesse ; il ne faut pas la voir comme un projet indépendant des autres".
En totale autonomie
Le partenariat avec Cincom se poursuit en 2010, lorsque l'industriel décide d'ajouter de la gestion de contenu à la brique Ged dont elle dispose déjà. "Les évolutions proposées par la solution Cincom ECM nous semblaient des éléments importants pour faciliter le quotidien des utilisateurs et améliorer la recherche des documents, poursuit Vincent Chenivesse ; le volet "communauté" et collaboration de son portail ainsi que la possibilité de développer par la suite des workflows et des processus métier ont été déterminants". Sans compter le paramétrage de l'application, d'une grande simplicité, qui permet à Socodei de faire évoluer sa plateforme en totale autonomie.
Depuis la migration de CinDoc vers Cincom ECM, en septembre 2010, les courriers entrants dématérialisés sont mis à la disposition des utilisateurs sur la page d'accueil de la plateforme. Après le scan du document, le traitement OCR qu'il reçoit (reconnaissance de caractères) et le remplissage de quelques métadonnées associées, un email avertit les destinataires disposant des droits d'accès associés au courrier de son intégration dans l'ECM. Socodei n'ayant pas encore totalement fait le choix du "zéro papier", une réimpression sera réalisée pour l'acteur principal du courrier et l'original immédiatement archivé.
Côté courrier sortant, ce sont les secrétariats attachés à chaque direction qui sont chargés d'alimenter la plateforme ECM avec le scan (fichier Word) créé à partir des courriers quittant leur service. Ceux-ci apparaissent dans une fenêtre dédiée ("courriers émis la dernière semaine"), juste sous la fenêtre des "courriers arrivés ces 5 derniers jours".
De 2011 à 2016, l'équipe de Vincent Chenivesse s'attache à mettre en place de nouvelles fonctionnalités au sein de son ECM : d'abord en créant des communautés selon la cartographie des processus de la société, ensuite en développant des espaces "Contrats", "Appels d'offres" et "Projet". La nouvelle base mail, qui vient tout juste d'être déployée, n'attend que ses futurs utilisateurs pour entrer en fonctionnement : ceux-ci y seront formés dans les semaines qui viennent. Dès son ouverture effective, les salariés de l'entreprise trouveront leurs messages reçus et envoyés dans les mêmes fenêtres que les courriers dématérialisés entrants et sortants. "Nous considérons qu'ils n'ont pas à être séparés, explique Vincent Chenivesse ; courrier électronique ou papier, c'est avant tout de l'information qui entre et qui sort. Ils seront donc tous au même endroit".
2017 sera également riche en évolutions. Au programme de l'année à venir, Socodei a planifié la dématérialisation totale de son courrier ainsi que de ses factures, le déploiement d'un workflow sur les documents du SMI et une gestion des abonnements afin de prévenir les utilisateurs de la mise à jour ou de l'ajout de documents descriptifs selon leur thématique métier.
