Sommaire du dossier :
- La gestion de contenu, toujours apte au service
- Alain Lebras : "L'ECM est mort, vive l'ECM !"
- Du content management au content services
- Altera Cogedim pose de nouvelles fondations
- 7 conseils pour vos projets d'ECM
Face aux nouveaux besoins des entreprises et à la concurrence des technologies du cloud, la gestion de contenu a su évoluer pour rester indispensable. Un expert le confirme, tandis des éditeurs témoignent.
Le marché de la gestion de l’ECM (Enterprise content management) se porte bien. Porté par l’implacable transformation digitale des entreprises, il fait le bonheur des éditeurs de solutions dédiées à la gestion de contenu d’entreprise. C’est notamment le cas du français Nuxeo qui, au mois de septembre dernier, est parvenu à lever près de vingt millions d’euros auprès de la banque Goldman Sachs. Une deuxième consécration pour l’éditeur qui, quelques mois plus tôt, avait déjà levé 10 millions d’euros auprès de la société Kennet Partners.
Selon le cabinet CXP Group qui a mené une étude auprès de plus de 150 entreprises en France (janvier-mars 2017), 71 % d’entre elles sont engagées dans un processus de transformation digitale de puis deux ans. Et, à l’intérieur de ce chantier de transformation, près de la moitié (46 %) des projets ECM sont pilotés par les métiers.
Cette reprise en main de l’ECM par les métiers est confirmée par une autre tendance : les métiers sont de plus en plus à l’origine d’un déploiement de solutions ECM. Ils le sont deux fois plus qu’il y a trois ans. Pour une bonne raison au moins : les métiers sont les mieux placés pour exprimer leurs besoins documentaires.
Les grands comptes sont les plus engagés dans la transformation digitale
Et pour les entreprises qui sont déjà dotées d’une solution ECM, il faut déjà penser à la suite ! 20 % des entreprises interrogées par le CXP Group ont l’intention de réviser le processus client au cours de l’année 2017.
A y regarder de plus près, certaines fonctionnalités d'ECM sont plus répandues que d’autres. C’est le cas de l’intranet intégrant une gestion de documents (web content management), de l’exploitation des courriels (email management), ou de la Ged et de la numérisation des documents… A l’inverse, le case management et la Rad (reconnaissance automatique de documents) restent peu déployés.
Les entreprises ne sont cependant pas toutes logées à la même enseigne. Les grandes entreprises (celles qui comptent plus de 10 000 collaborateurs) sont majoritairement engagées depuis plus de deux ans. En revanche, celles qui comptent entre 500 et 999 collaborateurs, accusent un certain retard : seulement 13 % d’entre elles ont lancé leur transformation depuis moins d’un an.
"Les entreprises continueront à rechercher l'efficacité durant les deux prochaines années pour intégrer davantage leurs solutions d'ECM à l'écosystème applicatif, afin d'avoir des flux transverses automatisés, estime Jade Tonga, chef de projet contenus au sein de la société Itesoft ; si la gestion électronique de documents et l'acquisition des documents sont aujourd'hui bien intégrées dans les flux métier, les liens avec les autres solutions collaboratives de l'entreprise et avec les intranet ou extranet ne sont pas effectifs. Ce sont là des chantiers qui seront menés d'ici 2019 pour gagner en efficacité opérationnelle. Longtemps confinées et réservées à un seul service, les solutions d'ECM sont désormais accessibles via un navigateur ou ouvertes à des web services pour être utilisées par l'ensemble des collaborateurs".
Migration progressive dans le cloud
Autre tendance en cours, le passage dans le cloud se fait progressivement. A ce jour, les solutions sont encore installées sur les serveurs des organisations mais la migration est en cours : "On ne devrait à l’avenir consommer que du Saas et du cloud. Économiquement, c’est plus intéressant puisqu'il n'y a pas à investir dans des ressources qui sont déjà toutes prêtes. Le paiement, quant à lui, se fait à l’usage", expliquait récemment Marc Delaveau (IBM) à l'occasion d'un focus organisé par la rédaction d'Archimag.
Encore faut-il que l'intendance suive. Pour Eric Barroca, PDG de Nuxeo, le déploiement d'une solution d'ECM doit répondre à un certain nombre de règles : "Pour tirer pleinement parti de tous leurs actifs numériques, les entreprises doivent adopter une nouvelle approche de l'ECM, une approche qui sache gérer toutes les formes de contenu numérique, et qui corresponde à toutes les conditions nécessaires d’une gestion des actifs numériques complexe et à grande échelle".
Concrètement, les organisations doivent mettre fin à certaines pratiques documentaires considérées comme inefficaces ; on pense ici aux silos d'information cloisonnés. On pourrait ajouter les fonctions de gestion et d'archivage des fichiers qui, lorsqu'elles sont pensées isolément, nuisent à l'efficacité de l'organisation.
"Les entreprises qui réussissent leur transformation numérique voient bien au-delà de la gestion et de l’archivage des contenus d’entreprise et fichiers médias, pour mettre en place une véritable gestion de l’information et des ressources numériques, explique Eric Barroca. Tous leurs actifs numériques sont ainsi mis à contribution pour générer de nouvelles sources de revenu et créer de nouveaux business models. Cette approche supprime les barrières et limites liées aux workflows qui étaient centrés sur la gestion documentaire, et permet de créer un modèle de données plus dynamique qui renforce l’engagement dans toute l’entreprise".
Entrer dans le monde du prédictif
Ce point de vue est partagé par d'autres éditeurs : "Les solutions d'ECM ne peuvent plus être de simples solutions de stockage ou de gestion de contenu. Elles doivent offrir plus et notamment permettre d’entrer dans le monde du prédictif en utilisant mieux les données stockées", explique Emmanuelle Ertel (Tessi Documents Services).
Moins innovante que la prédiction, la visualisation des données a été prise en compte par certains éditeurs qui proposent des modes de visualisation variés : graphes statistiques, tableaux croisés dynamiques, nuages... Quant aux fonctions traditionnelles des logiciels d'ECM, elles ne cessent de gagner en agilité.
Les collaborateurs de l'entreprise peuvent enfin travailler à plusieurs sur le même document dans le cadre des applications métier qu'ils utilisent habituellement. Outil "global", l'ECM est doté de fonctionnalités riches, mais il a également la réputation d'être délicat à mettre en place. Il demande donc de la rigueur dans la gestion du cycle de vie documentaire. Il nécessite aussi un strict respect des règles communes sur les métadonnées. C'est là le prix à payer (en plus de celui du logiciel...) pour tirer profit d'un tel outil.
Aujourd'hui sait-on à quoi ressemblera la gestion de contenu d'entreprise ? "2017 sera une année tumultueuse", affirme le cabinet Forrester. Ses analystes prévoient des turbulences parmi les fournisseurs. On se souvient du rachat d'EMC par Dell en 2015 pour un montant de près de 60 milliards d'euros. Soit un coût jamais atteint dans l'histoire des technologies numériques.
A ce jour, il est difficile de prévoir l'impact des acquisitions sur les logiciels. Mais dans une étude publiée au printemps dernier, Forrester expliquait que les entreprises devront réviser leur stratégie d'ECM à la lumière de trois paramètres : les nouveaux objectifs commerciaux, les nouveaux impératifs du marché, et les nouvelles technologies. A suivre.
