MyUCP : comment l'université de Cergy-Pontoise s'est lancée dans la médiation sur mobile pour ses étudiants

Souhaitant améliorer la communication auprès de ses milliers d’étudiants et renforcer leur engagement, l’université de Certy-Pontoise (Val d’Oise) a développé MyUCP, une application mobile qui leur propose un contenu dynamique et personnalisé. Développée en quelques mois grâce à la plateforme campusM d’Ex Libris, elle transforme la relation des étudiants avec l’institution. 

Communiquer auprès des 20 000 étudiants de l’université de Cergy-Pontoise (UCP) est un véritable défi. Répartis sur six campus distribués sur une dizaine de sites éclatés en région parisienne, les élèves de l’UCP sont difficiles à atteindre. Un vrai casse-tête pour le directeur de la communication, Stéphane Potelle : « J’ai acquis l’intime conviction à l’automne 2016 que nous devions absolument créer de nouvelles médiations pour communiquer avec les étudiants », explique-t-il. « Certes, nous utilisions l’affichage au sein des bâtiments ou le site web », poursuit-il, « mais l’institution n’était pas prescriptrice ». Il ajoute : « Nous devions absolument investir le mobile : là où se trouvent les étudiants ».

Résoudre les problèmes de médiation

Développer une application mobile gratuite permettrait de résoudre les problèmes de médiation dont souffre l’université. La stratégie du directeur de la communication est claire : « Notre objectif était d’offrir une couche servicielle aux étudiants afin de les faire utiliser l’application, de les fidéliser et d’en profiter pour générer de nouvelles médiations autour des événements de l’université et des offres culturelles, pédagogiques et sportives ». L’idée est alors de créer et de fournir des services innovants pour les étudiants afin d’améliorer leur satisfaction, leur implication et leur sentiment d’appartenance au sein de l’institution. 

Créer et publier facilement

Après une rapide étude de marché, l’UCP se rapproche fin 2016 d’Ex Libris, une société israélienne rachetée en 2015 par le groupe américain ProQuest, spécialisée dans les solutions cloud dédiées aux ressources de l’enseignement supérieur. « Nous avions été déçus par les applications que nous avaient proposées certaines agences web », poursuit Stéphane Potelle ; « ce qui m’intéressait en tant que communiquant, c’était d’avoir la main sur le service ». Selon lui, la plateforme mobile d’Ex Libris est alors beaucoup plus avancée que les autres en termes d’ergonomie. Il ajoute : « CampusM s’apparente à un CMS avec une logique de front office qui me permet de créer du contenu et de le publier instantanément très facilement ».

Si nous ne saurons rien du montant du contrat entre Ex Libris et l’UCP, Stéphane Potelle reconnaît avoir bénéficié d’un tarif avantageux de primo adoptant, de quoi le conforter dans son choix. 

Problématique d'évangélisation

S’ensuivent alors huit à neuf mois de travail, notamment pour collecter les données qui serviront à configurer les différents services proposés aux étudiants. L’équipe est constituée d’un chef de projet (le développeur web de l’UCP) et de Stéphane Potelle qui le pilote pour la direction de la communication, en lien avec la direction des systèmes d’information (DSI) et l’architecte de l’information de l’université. Grâce aux outils et supports fournis par Ex Libris, tels que la plateforme de suivi de projet Basecamp, la création de l’application baptisée MyUCP prend forme peu à peu. « Cela aurait pu être plus rapide si les données avaient été prêtes », reconnaît Stéphane Potelle ; « mais je me suis heurté à une problématique d’évangélisation. Il m’a d’abord fallu convaincre le président de l’université, le chief data officer, ainsi que mes collègues de la DSI sur les avantages et l’aspect technique de cette application. Je leur ai présenté ce projet comme étant partie prenante de la transformation digitale de l’université ». 

accès à leur compte BU

MyUCP est officiellement lancée en janvier 2018, sur Androïd et iOS, auprès de tous les étudiants de l’université. Différents services y sont intégrés : le planning de cours individualisé des étudiants, leurs relevés de notes, leur messagerie, ainsi que l’accès à leur compte BU (bibliothèque universitaire) : statuts de leurs emprunts, localisation des différentes bibliothèques, horaires et autres services de base. De plus, MyUCP propose un service de géolocalisation des campus, des amphithéâtres et des autres infrastructures de la vie étudiante. L’application présente également les transports et leurs horaires à proximité du campus ainsi que le trafic en temps réel. En plus de tous ces services, MyUCP diffuse les flux d’actualité de la vie universitaire, l’agenda de la vie étudiante et des événements culturels ainsi que des liens vers les différents comptes de l’institution sur les réseaux sociaux. Enfin, un système d’alerte par push avertit les étudiants d’événements particuliers tels que l’annulation d’un cours ou un changement de salle. 

Une version 2, dont les services ont été imaginés lors de workshops rassemblant des petits groupes d’utilisateurs, est d’ores et déjà en préparation. « Une passerelle avec le discovery tool de la bibliothèque universitaire permettra aux étudiants de consulter son catalogue et de réserver des livres via l’application », explique Stéphane Potelle ; « un jour, il sera même possible d’y réserver des postes et des espaces de travail ». Un service de learning management sera également bientôt proposé via le Moodle (abréviation de modular object-oriented dynamic learning environment. Il s’agit d’une plateforme d’apprentissage en ligne libre distribuée sous la licence publique générale GNU) de l’université. « Ce futur service implique beaucoup de travail du côté de la BU », poursuit le directeur de la communication, « car son équipe va devoir poser les bonnes métadonnées sur les contenus pédagogiques pour faire remonter ceux qui peuvent intéresser les étudiants, en fonction de leur profil ». Enfin, des services seront bientôt ouverts au personnel de l’UCP afin de se substituer à l’intranet de l’institution, très peu fréquenté. « Les membres de l’équipe pourront y consulter leur dossier RH, poser des jours de congés ou demander une formation », s’enthousiasme Stéphane Potelle ; « en plus de ces services, nous pourrons ainsi développer la communication interne et ainsi renforcer le sentiment d’appartenance du staff, lui aussi dispersé sur de multiples sites géographiques ». 

7 000 téléchargements en six mois

Lucide, Stéphane Potelle reste néanmoins mesuré quant aux résultats attendus par le déploiement de l’application : « Nous ne sommes pas dans un processus de pensée magique », admet-il ; « nous savons que MyUCP ne va pas régler tous les problèmes. En revanche, elle nous permet déjà de toucher les étudiants - et demain le personnel - par de nouveaux biais ».

Six mois seulement après son lancement, l’application avait déjà été téléchargée plus de 7 000 fois, ce qui est bien plus qu’espéré au départ. Surtout, les étudiants y activent leur compte et s’y connectent régulièrement sans la supprimer de leur téléphone. « Nous attendons une nouvelle vague de téléchargements à la rentrée prochaine », termine le Stéphane Potelle ; « notre objectif de 10 000 inscrits sera très certainement atteint. Nous étant contentés jusque-là d’une communication assez sage, nous comptons nous montrer beaucoup plus offensifs dans les semaines qui viennent ! »