Parmi les neuf catégories de documents fixées par le décret, l'une d'elles est entièrement dédiée aux services publics d'archives.
Nombre d'archivistes et de spécialistes de l'open data l'attendaient : le decret relatif aux catégories de documents administratifs pouvant être rendus publics (notamment diffusés en open data) sans faire l'objet d'un processus d'anonymisation préalable a été publié ce mercredi 12 décembre 2018. Ce décret est important car il fait suite à la loi pour une République numérique d'octobre 2016 et pour l'application de l'article L. 312-1-2 du Code des relations entre le public et l'administration (CRPA). Celui-ci prévoyait que sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires ou accord des intéressés, les documents administratifs comportant des données personnelles ne peuvent être rendus publics qu'après avoir été anonymisées. Mais des exceptions à cette obligation d'anonymisation étaient prévues par cet article, que le décret publié ce 12 décembre vient enfin de fixer.
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Quels sont les documents concernés ?
Attendu par nombre de professionnels de l'information, ce décret fixe à neuf le nombre de catégories de documents pouvant désormais être rendus publics sans faire l'objet d'un traitement rendant impossible l'identification des personnes, dont l'un est spécifiquement dédié aux archives. Il s'agit des documents nécessaires à l'information du public relatifs aux :
1- Conditions d'organisation de l'administration (ex: les organigrammes, les annuaires des administrations et la liste des personnes inscrites à un tableau d'avancement ou sur une liste d'aptitude pour l'accès à un échelon, un grade ou un corps ou cadre d'emplois de la fonction publique) ;
2- Conditions d'organisation de la vie économique, associative et culturelle (ex: le répertoire national des associations et le répertoire des entreprises et de leurs établissements) ;
3- Conditions d'organisation et d'exercice des professions réglementées et des activités professionnelles soumises à la règlementation, notamment celles relatives à l'exercice des professions de notaire, avocat, huissier de justice et architecte ;
4- A l'enseignement et la recherche et notamment les résultats obtenus par les candidats aux examens et concours administratifs ou conduisant à la délivrance des diplômes nationaux ;
5- Conditions d'organisation et d'exercice des activités sportives ;
6- Conditions d'organisation et d'exercice de la vie politique (ex: le répertoire des élus, à l'exception des informations prévues au 2° du I de l'article 5 du décret n° 2014-1479 du 9 décembre 2014 relatif à la mise en œuvre de deux traitements automatisés de données à caractère personnel dénommés "application élection" et "Répertoire national des élus") ;
7- Conditions d'organisation et d'exercice des activités touristiques ;
8- Activités soumises à des formalités prévues par des dispositions législatives ou réglementaires notamment, en matière d'urbanisme, d'occupation du domaine public et de protection des données à caractère personnel ;
Les archives
Les documents administratifs conservés par les services publics d'archives et les autres organismes chargés d'une mission de service public d'archivage constituent la dernière catégorie de documents listés, avec un certains nombres de restrictions :
- lorsqu'ils sont librement communicables en application des articles L. 213-1 et L. 213-2 du code du patrimoine, sauf lorsqu'ils comportent des données mentionnées au I de l'article 8 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ou des données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l'article 9 de la même loi ;
- lorsqu'ils comportent des données mentionnées au I de l'article 8 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ou des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l'article 9 de la même loi, à l'expiration d'un délai de 100 ans calculé à compter de la date des documents, sauf si le délai de communicabilité fixé par le code du patrimoine est plus long. Dans ce cas, c'est ce dernier délai qui s'applique ;
- lorsqu'ils sont librement communicables en application des articles L. 213-1 et L. 213-2 du code du patrimoine, les instruments de recherche décrivant les fonds d'archives, sauf s'ils comportent des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l'article 9 de la loi du 6 janvier 1978 précitée. Dans ce cas, ils peuvent être publiés à l'issue d'un délai de 100 ans à compter de la date des documents décrits par l'instrument de recherche.
"Les archives publiques et les instruments de recherche qui les décrivent peuvent être publiés avant l'expiration des délais ci-dessus sur autorisation de la Commission nationale de l'informatique et des libertés."
Les recommandations de la Cnil
Saisie par la direction interministérielle du numérique et du système d'information de l'Etat d'une demande d'avis sur le projet de décret, la Cnil avait rendu son avis le 15 mars 2018 sur le projet de décret. C'est à sa demande que le décret publié le 12 décembre comporte de façon explicite la typologie des documents concernés ainsi que les modalités techniques encadrant la diffusion de ces documents. "Ces documents pourraient également intégrer des recommandations de bonnes pratiques pour éviter les administrations à opérer, préalablement à chaque publication de documents, un équilibre entre l'intérêt de l'information du public et les atteintes potentielles à la vie privée", indiquait alors la présidente de la Cnil, Isabelle Falque-Pierrotin.
Parmi ses différentes recommandations, la commission rappelait également que "toute réutilisation des données à caractère personnel, notamment à des fins commerciales, devra être conciliée avec le droit d'opposition des personnes concernées. La réutilisation des données devra ainsi respecter la volonté des personnes concernées telle qu'exprimée lors de la collecte". Elle recommandait donc aux administrations de mettre en œuvre des dispositifs permettant aux réutilisateurs d'identifier précisément les documents pour lesquels des droits d'opposition à certaines réutilisations avaient été enregistrés par le responsable du traitement initial.
La commission rappellait également, à titre général, que "la publication de documents administratifs sans anonymisation préalable doit avoir lieu sans préjudice des obligations imposées aux ré-utilisateurs par le cadre juridique relatif à la protection des données personnelles"
