Comment traiter un vrac d'archives en 5 étapes ? #1 L'état des lieux

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Visionnez toutes les vidéos de notre série Comment traiter un vrac d'archives en 5 étapes :

• #1 L'état des lieux
• #2 Le plan de classement
• #3 Le nommage
• #4 Le traitement archivistique
• #5 Le conditionnement & l'export Seda

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Découvrez le guide pratique d'Archimag :

Maîtriser son archivage hybride ou électronique

Ce guide est la bible des archivistes puisqu’il aborde l’archivage sous l’angle hybride et purement électronique. Il fait le point sur tout le cadre légal et normatif, recense de nombreuses méthodes qui peuvent vous aider au quotidien, développe les problématiques qui intéressent aujourd’hui les professionnels et présente également les prestataires et les outils dédiés à l’archivage hybride ou électronique.

EN BONUS, ce guide est accompagné d’un 2e guide gratuit, qui contient toutes les durées légales de conservation de documents, entièrement mises à jour et combinées aux mentions RGPD. De quoi vous permettre d’être totalement au point sur la conservation de toutes les données de votre organisation !

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Le vrac d'archives papier ou électronique est un fléau dans les organisations, sauf pour celles qui classent méthodiquement leurs documents, qui gèrent leurs dossiers au quotidien et qui archivent régulièrement. Les autres sont parfois amenées à devoir nettoyer et trier des fonds contenant de gros volumes de documents, qu'il s'agisse d'un vrac d'archives papier ou d'un vrac numérique.

Dans le cadre du traitement d'un vrac, archives papier et les archives électroniques peuvent s’appréhender de la même manière.

> Lire aussi : Vrac numérique : comment mettre en place une stratégie simple et moderne de records management

Etat des lieux et évaluation du vrac d'archives

Cette première étape est cruciale et préalable à toute action.

Elle demande de prendre le temps d’analyser le fonds à trier : volumétrie, supports ou formats de fichiers, structuration.

C’est un projet à part entière qui, selon l’importance du fonds à traiter, peut s’avérer plus ou moins important.

On va évaluer la place gagnée à l’issue du tri, le temps à y consacrer, la méthode choisie, identifier un début et une fin, séquencer les travaux.

> Lire aussi : Vrac numérique : un chantier qui ne s'improvise pas

Réunir toutes les archives

Avant d’entreprendre le tri, il est nécessaire de réunir toutes les archives dans un endroit unique.

• Pour le papier, on sera obligé de suspendre les communications sur ces documents.
• Le numérique en revanche permet de continuer à mettre à disposition des lecteurs une copie du document à trier.

> Lire aussi : Vrac numérique : des outils pour le cerner

Les éliminations

Pour le papier comme pour l’électronique, il s’agit maintenant d’éliminer...

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