Service public : à la recherche des informations mal classées

Selon un livre blanc rendu public cette semaine, 80 % des informations recherchées sont mal classées par les utilisateurs.

C'est un chiffre qui en dit long sur la difficulté de l'administration à gérer ses flux documentaires. Dans le service public, 80 % des informations recherchées sont mal classées par les utilisateurs. Conséquence logique : 77 % des décideurs considèrent que la recherche d'informations et de documents reste perfectible.

Selon un livre blanc réalisé par le cabinet Markess et l'éditeur de logiciels XWiki SAS, l'explosion des volumes de contenus numériques pose de sérieux problèmes de gouvernance documentaire dans toutes les organisations : "le secteur public n'échappe pas à cette réalité qui implique de mieux organiser et partager son patrimoine informationnel". Pour autant, 46 % des décideurs de collectivités interrogés estiment disposer de compétences suffisantes en matière de gestion de l'information.

Réflexions en silos

Face à ce défi, le service public ne reste pas inactif : "les administrations ont d'ores et déjà pris conscience de la nécessité d'améliorer leurs pratiques. Cependant, ces réflexions ont été le plus souvent conduites en silos (métier par métier ou administration par administration), aboutissant au constat actuel d'une démultiplication des outils sans communication les uns avec les autres" constatent les auteurs du livre blanc.

L'étude entrevoit "des marges de progrès" qui pourraient prendre une forme organisationnelle et un aspect technique : implication des différents acteurs de l'administration, modernisation des solutions vers des fonctionnalités collaboratives...

L'enquête Markess-XWiki SAS a été conduite après d'un échantillon de 60 décideurs du secteur public entre les mois de mai et juillet 2015.