Comment la Ville de Lyon a automatisé sa veille presse

Le service Documentation de la Ville de Lyon a refondu il y a quelques mois son site de veille presse en faisant appel à la société Kentika. Retour sur le déploiement d’une solution fluide et performante totalement adaptée à une grande diversité de produits et de cibles.

Difficile de piloter efficacement un portail de veille dédié à la conception et à la diffusion de produits presse quand le prestataire de votre système d’information, que vous avez adopté il y a plus de dix ans, ne propose plus ni maintenance, ni statistique, tout en se désengageant progressivement de la gestion documentaire.

C’est la situation dans laquelle se retrouve Annick François, directrice des ressources documentaires de la Ville de Lyon fin 2014. Pourtant, les besoins sont grands pour le fonds documentaire de plus de 150 000 notices qu’elle manage. Composé de textes officiels, d’articles de périodiques, mais aussi de retours presse sur l’activité et les compétences de la collectivité, il s’adresse aux services administratifs de la ville (suivi de la réglementation, contentieux, etc.), ainsi qu’aux élus (orientations et politiques municipales, etc.).

Annick François décide alors de lancer une consultation pour changer de prestataire. 

« Nous avons reçu des candidatures et avons organisé des démonstrations avec chaque éditeur, explique-t-elle ; d’emblée, la palette d’outils proposée par Kentika nous a semblé la plus complète et d’un meilleur rapport qualité-prix. Leur société se trouvait de surcroît à Lyon, comme nous, ce qui ne gâchait rien ! » 

Les premiers travaux avec Kentika débutent en juin 2015 et se poursuivent tout l’été, le temps de définir les spécifications du futur site de veille de la Ville de Lyon et d’effectuer les tests de reprise des données. Dès le mois de décembre, la bascule est opérée et l’activité documentaire est définitivement récupérée par Kentika. La relance de l’activité quotidienne ne sera effective que deux semaines plus tard.

Rapidement autonomes 

« Nous avons travaillé main dans la main et de façon très souple avec Kentika, se souvient Annick François ; l’accompagnement et les conseils de son équipe nous ont permis de devenir rapidement autonomes ». 

L’outil fourni par Kentika permet d’opérer une veille documentaire très généraliste (par exemple, la gestion des marchés publics) ou particulièrement ciblée (par exemple, le commerce dans un arrondissement lyonnais) pour des profils de destinataires détaillés, et ce, en jouant sur le niveau de complexité des requêtes.

« Une autre grande avancée du logiciel Kentika est la possibilité de réaliser facilement des petits produits documentaires spécifiques, comme des newsletters hebdomadaires, pour nos abonnés reconnus, explique-t-elle ; grâce aux brèves notices pointant vers des liens hypertextes de sites spécialisés (par exemple, Localtis.info) que nous intégrons dans la solution, chacun peut désormais choisir de s’abonner à une ou plusieurs lettres d’information thématiques en plus de la newsletter générale que tout le monde reçoit ».

Autre atout de la solution : le portail documentaire mis à la disposition des utilisateurs. Celui-ci permet un affichage dynamique de toutes les nouveautés intégrées dans la base de données, directement sur la page d’accueil. Elle dispose de différentes sections, comme les ouvrages disponibles dans le centre de documentation, les textes officiels ou encore les flux d’actualité provenant de sites de presse ou de réseaux sociaux. «  La personnalisation que nous offre Kentika est essentielle, ajoute Annick François ; cet outil nous permet d’animer quotidiennement la page d’accueil du portail de façon extrêmement automatisée ».

Évolutions 

Annick François espère réaliser bientôt des évolutions exploitant toujours plus les possibilités du nouvel outil. Par exemple, en créant des identifiants permettant aux utilisateurs de passer directement du portail documentaire aux bases de données d’information extérieures sans avoir besoin de s’identifier. Ou encore en reliant le futur nouvel intranet de la collectivité avec le portail documentaire. 

« Nous pourrions ainsi faire remonter les fils d’actualité directement sur la page d’accueil de l’intranet et ainsi coordonner davantage les deux supports », s’enthousiasme-t-elle. 

Mais pour le moment, l’heure est encore à la validation de l’existant antérieur - réécriture et vérification des 500 requêtes, etc. -, ce qui représente déjà un lourd travail pour l’équipe​