Quand les éditeurs dessinent le document de demain

Sommaire du dossier :

• L'ère numérique annonce-t-elle la fin du document ?
• Sommes-nous entrés dans l'ère post-documentaire ? Voici ce qu'en pensent les internautes
• Evelyne Broudoux : "Un document est une relation sociale instituée"
• Quand les éditeurs dessinent le document de demain
• Portrait d'un nouveau document : l'exemple de Google Docs

Le document est en pleine mutation. Comment les éditeurs anticipent-ils sa transformation et s’adaptent-ils afin de répondre aux nouveaux besoins de leurs clients ? Rencontre avec six prestataires en gestion documentaire et en éditique : Kentika, JLB Informatique, PMB Services, AM Trust, Pitney Bowes et Ricoh.

• Kentika - Gilles Batteux, président

1. Comment imaginez-vous le document de demain ?

Un document textuel dans le domaine professionnel est soit un vecteur d’informations et de connaissances, soit un acte contractuel. La matérialisation (papier) diminue au profit d’une lecture sur écran de l’information, de signature électronique et de stockage en base de données. Le document de demain sera une production préformatée et électronique issue de données s’inscrivant dans un flux (ex. : une facture est créée suite à un changement de statut d’une commande et engendre une créance).

2. Face à la « mutation » du document, la demande de vos clients a-t-elle évolué ?

L’évolution de la demande de nos clients est liée à la dématérialisation des processus et crée des bouleversements. Ainsi, les revues papier ne circulent presque plus, les livres électroniques se généralisent, la Ged est au centre du dispositif. Les volumes s’accroissant, de nouveaux outils doivent être proposés pour naviguer dans des masses de données de plus en plus significatives.

3. Comment votre offre de services et logiciels compte-t-elle s’adapter ?

La Ged, l’indexation full text, une gestion fine des métadonnées sont les piliers d’une prise en charge efficace du document. Les processus d’acquisition, d’indexation, de restitution sont les facteurs clés de succès. Nous développons en permanence de nouvelles fonctions, proposons des modes opératoires innovants et accompagnons nos clients dans l’ajustement des outils à leurs processus et à leur culture.

• JLB Informatique - Bernard Olivier, président

1. Comment imaginez-vous le document de demain ?

Le document de demain est collaboratif et utilise le cloud. Il est intelligent, composé de tous types d’assets (vidéos, photos, audios, liens hypertextes, textes riches) et offre la possibilité d’agréger et de restituer des données à la demande, de proposer des recommandations, et d’interroger internet.

2. Face à la « mutation » du document, la demande de vos clients a-t-elle évolué ?

Nos clients, qui nous confient de plus en plus la gestion de leurs documents, attendent de nos solutions de les dégager un maximum des tâches chronophages.

3. Comment votre offre de services et logiciels compte-t-elle s’adapter ?

Nous avons fait évoluer la suite JLB-Net, qui est remplacée par la Plate-Forme Collaborative JLB-Net. Celle-ci est utilisable aussi bien en mode licence qu’en mode Saas. De nouveaux modules viennent l’enrichir : c’est le cas de JLB-Net Dam qui permet une gestion centralisée des ressources numériques. Par ailleurs, l’utilisation de l’intelligence artificielle tend, par exemple, à alléger les tâches d’indexation.

• PMB Services - Florent Tétart, directeur de l’innovation

1. Comment imaginez-vous le document de demain ?

Le document de demain sera sémantique : il portera une description normalisée de la nature du contenu et des références externes qui le compléteront. Cette description sémantique permettra de qualifier automatiquement le document et de le relier à des ressources en ligne ou à des graphes de connaissance pertinents.

2. Face à la « mutation » du document, la demande de vos clients a-t-elle évolué ?

Oui, bien sûr, la demande de nos clients évolue. D’une part, nos clients doivent gérer de plus en plus l’ensemble des références qui sont en rapport avec le document. L’utilisateur final demande aujourd’hui à accéder directement à cet ensemble de références, sans avoir à les rechercher. D’autre part, le nombre de documents à recenser explose. Qualifier correctement toute cette masse d’information pour la trier et la restituer avec pertinence de manière automatique est de plus en plus critique.

3. Comment votre offre de services et logiciels compte-t-elle s’adapter ?

Nous travaillons sur deux axes :

• la modélisation sémantique d’un système documentaire permettant d’exploiter efficacement les documents pour les présenter de manière personnalisée aux utilisateurs finaux. Nous étudions donc avec nos clients l’ensemble de l’information qu’ils traitent et les notions métier associées pour en déduire un modèle qui structure aussi bien la saisie que la restitution ;
• et la rédaction directe de documents dans l’outil, avec un éditeur sémantique.  

• AM Trust - Thierry Amiech, directeur de la communication

1. Comment imaginez-vous le document de demain ?

Le document papier diminue, mais ne disparaîtra pas. Il deviendra plus interactif, plus imagé et personnalisé grâce à la reconnaissance de caractères. Son analyse de contenu sera donc plus simple et plus attractive. Il va sans aucun doute devenir « hybride ».

2. Face à la « mutation » du document, la demande de vos clients a-t-elle évolué ?

Oui et non, car la mutation dans les entreprises n’a pas totalement été prise en compte.

Cela dépend de l’activité de la société, de sa taille, de son implantation, de son organisation, de la fonction et aussi de l’âge de l’interlocuteur. Chaque génération a ses habitudes, qu’il est parfois difficile de bousculer. Cependant, les nouveaux environnements et réglementations (RGPD) conduisent les entreprises à aller vers cette fameuse transition numérique (la dématérialisation, l’archivage, la sauvegarde). Nous sommes là pour les accompagner.

3. Comment votre offre de services et logiciels compte-t-elle s’adapter ?

Nous accompagnons les entreprises dans le conseil, la gestion et la production globale du document. Nous avons innové avec des solutions de composition et de convergence cross canal au travers et au sein de plateformes collaboratives et interactives.

Désormais, le document est construit pour être partagé, discuté, modifié et personnalisé par les différentes directions et services, puis adressé au client final selon le média le plus approprié et enfin archivé puis sauvegardé.

• Pitney Bowes - Marc Giustiniani, directeur commercial France

1. Comment imaginez-vous le document de demain ?

os clients sont au cœur de toutes les innovations technologiques, de R&D, des processus opérationnels et des business models. Nous utilisons la force de la combinaison entre physique et numérique afin de fournir des solutions permettant à nos clients de se développer.

2. Face à la « mutation » du document, la demande de vos clients a-t-elle évolué ?

La communication papier et le numérique ne sont pas exclusifs : ils vont de pair, s’intègrent et se complètent pour créer de l’impact et mobiliser. C’est ainsi que nos clients communiquent avec leur clientèle, grâce notamment à des techniques d’impression permettant une personnalisation élevée (ex. : inclure le nom des clients dans une brochure). Des solutions logicielles innovantes lient désormais des documents physiques avec des vidéos personnalisées et interactives (ex. : recevoir une facture téléphonique et suivre un lien vers une vidéo explicative). Nos clients veulent communiquer en utilisant les canaux que leurs clients préfèrent.

3. Comment votre offre de services et logiciels compte-t-elle s’adapter ?

Nous ne comptons pas abandonner le papier. Les entreprises avisées intègrent à la fois le numérique et l’impression dans leurs stratégies : qu’il s’agisse de brochures imprimées qui intègrent des vidéos ou qui redirigent vers des sites web et même d’e-books imprimables. Cela se poursuivra à mesure que l’innovation et la qualité des technologies d’impression évolueront.

•  - directeur solutions, services et innovation

1. Comment imaginez-vous le document de demain ?

Si le document d’aujourd’hui comporte à peu près la même information qu’hier et probablement que demain, il a profondément changé et ce n’est que le début de sa mutation. Il était physique, il est devenu numérique et parfois mixte, il sera virtuel. En effet, il était sur papier, il est sur écran et il sera dans l’espace comme l’envisagent les films de science-fiction. Il n’en perdra pas pour autant ses qualités de mise en relation des données pour créer une information contextualisée : le document.

2. Face à la « mutation » du document, la demande de vos clients a-t-elle évolué ?

Oui, les demandes de nos clients ont évolué. Elles sont d’abord relatives au format des documents qui doit permettre un affichage du contenu dans les meilleures conditions. Ensuite, c’est la valeur probante des documents qui les préoccupe. Ils veulent éliminer le papier, mais s’assurer de ne pas perdre la valeur déclarative du document… Tout en ayant la possibilité de revenir au papier si nécessaire.

3. Comment votre offre de services et logiciels compte-t-elle s’adapter ?

Nos offres se sont étendues et ciblent prioritairement les usages du document. Elles couvrent des notions de couleurs et de codages visibles ou invisibles à l’impression ou à l’affichage, comme du chiffrage pour générer des fonctions « paper to web » ou bien pour générer des empreintes propres à la signature électronique et visant la conservation de la force probante