Plateforme documentaire : nos conseils et un tableau comparatif pour bien choisir votre outil

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La crise sanitaire du Covid-19 a accentué le besoin des organisations de fédérer dans un outil unique leurs informations éparpillées. Les projets documentaires s’inscrivent donc actuellement de plus en plus dans un processus global de gouvernance de l’information numérique et les plateformes documentaires répondent parfaitement à ce besoin.

Ces projets documentaires, qui comportent davantage de volets communication et collaboration, sont de moins en moins gérés en silos et davantage perçus comme des projets porteurs et stratégiques pour les organisations.

Bien choisir sa plateforme est donc tout aussi stratégique que le projet qu’elle viendra servir.

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Quelles fonctions pour votre plateforme documentaire ?

Faire le point sur les besoins, le fonctionnement et les usages est donc incontournable pour que l’outil couvre l’ensemble des fonctionnalités recherchées : une attention particulière doit être portée notamment aux fonctions de référencement des actifs documentaires quel que soit leur format (gestion multimédia), à la gestion des consultations physiques (prêts, retours), aux fonctions de veille et à l’intégration de sources externes, ainsi qu’à la valorisation des documents depuis un portail intégré et profilé.

Gaële Florin, directrice marketing d’Alfeo, recommande le choix d’un outil “tout en un” pour faciliter son exploitation :

"Une plateforme capable d’offrir à la fois des fonctions intégrées pour les professionnels (fonctions de veille, de gestion de revues de presse) et dotée d’outils de communication pour mieux valoriser les ressources disponibles (newsletter automatique intégrée, outil de gestion de demandes spécifiques de la part des collaborateurs, chat, intégration des réseaux sociaux, diffusion sélective d’information en fonction des profils, application mobile) est la meilleure option si on veut être sûr de couvrir tous ses besoins actuels et futurs", assure-t-elle.

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Une plateforme flexible et interopérable

Pour Lisa Tétier, archiviste consultante chez ELP, les utilisateurs doivent être intégrés dès le début du projet pour que la plateforme soit adaptée à leurs usages :

"Impliquer les membres de l’établissement dans le choix du logiciel et lors de la conduite du changement liée à l’acquisition est indispensable ; l’outil doit être simple et ergonomique pour favoriser leur adhésion, et "responsive" pour s’adapter à tous les types de support (smartphone, tablette et ordinateur)".

Chez PMB Services, on insiste particulièrement sur l'interopérabilité, condition de la visibilité et de l’accessibilité futures du portail :

"L’outil choisi devra être interopérable pour garantir un maximum de visibilité à la plateforme documentaire, pour la rendre accessible depuis d’autres services en ligne ou encore pour l’enrichir de contenus extérieurs", explique Florent Tétart, directeur de l’innovation chez PMB ; "cette interopérabilité, associée à une ouverture des données (OAI, Z3950 ou via une API, export facile des données, point d’accès SPARQL), est indispensable pour fédérer, capitaliser et diffuser des connaissances". 

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Anticiper les usages futurs

Bien évidemment, la sécurité des données stockées dans l’outil doit être assurée. "Tout comme la traçabilité du mouvement des documents qui doit être visible pour l’administrateur ou le documentaliste", ajoute Lisa Tétier d’ELP.

Les pratiques documentaires se transformant rapidement, il est également important de pouvoir compter sur un outil qui prenne en compte, voire anticipe, ces nouveaux usages. C’est pourquoi l’évolutivité du logiciel doit absolument être étudiée. 

"Il faut que la plateforme puisse tenir compte des nouvelles attentes fonctionnelles", confirme Gaële Florin, d’Alfeo ; "elle doit être capable de gérer l’évolutivité des types de documents (évolutivité des modules documentaires pour des besoins de description) et proposer des mises à jour régulières, séquencées et communiquées en amont".

Avec ces plateformes documentaires "tout en un", les documentalistes peuvent donc maximiser l’offre de services en ligne accessibles directement depuis le portail. "Cela permet de fidéliser les usagers et de transformer un simple outil en plateforme incontournable", conclut Florent Tétart de PMB Services.

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