CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°383
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C’est une mésaventure qui est arrivée à plus d’une entreprise. Suite à l’arrêt de l’activité de son fournisseur historique, la Haute école du travail et de l’intervention sociale (Hétis) a dû, en urgence, trouver un éditeur capable de déployer un nouveau portail documentaire. Plus ennuyeux encore, ce fournisseur a refusé de fournir gratuitement une sauvegarde des données hébergées sur ses serveurs, contraignant l’établissement d’enseignement supérieur à chercher une nouvelle solution pour éviter de perdre l’intégralité de son travail.
L’Hétis étudie alors un premier scénario, après la recommandation d’un éditeur. Mauvaise pioche. Le coût annoncé pour récupérer les données existantes est jugé bien trop élevé.
Un deuxième scénario voit le jour : "j’avais déjà commencé à réfléchir à de nouvelles solutions, car le logiciel en place était vieillissant et ne bénéficiait plus de mise à jour", explique Pauline Stéfanini, documentaliste au sein de l’Hétis. "Mais lorsque nous avons appris l’arrêt de Gediweb, nous nous sommes retrouvés devant le fait accompli. Nous avions un an pour trouver un nouvel éditeur et migrer nos données".
En septembre 2023, au terme de plusieurs semaines de réflexion et de prospection, Hétis porte son choix sur l’éditeur Kentika (parmi les trois initialement retenus) pour migrer vers une nouvelle solution en exportant les données "à la main". Un choix qui repose sur plusieurs attentes comblées par l’éditeur : un outil plus moderne et intuitif, ainsi qu’une plus grande transparence dans les grilles tarifaires. "Par ailleurs, nous avons eu d’excellentes relations avec les équipes de l’éditeur, ce qui crée de la confiance entre les deux parties", précise Pauline Stéfanini.
Une fois le choix acté, quatre mois seulement auront été nécessaires pour rendre le nouveau portail documentaire opérationnel. Un délai très court par rapport à ce qui se fait habituellement. Un calendrier qui a également eu un impact sur l’accompagnement des documentalistes pour la prise en main du nouvel outil : jusqu’à deux séances hebdomadaires pendant plusieurs semaines.
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Des liens entre les notices de Hétis et celles de la BnF
Chaque année, Hétis accueille près de 5 000 étudiants et met à leur disposition un fonds documentaire spécialisé dans les métiers de l’intervention sociale. Des ressources indispensables pour des étudiants et des stagiaires qui seront amenés à évoluer dans un environnement juridique strict. Il était donc indispensable de reconstituer l’intégralité du fonds documentaire du centre de ressources et de lui rendre sa cohérence d’origine.
Kentika a notamment travaillé sur environ 30 000 références et les notices qui s’y rattachent. Autant de contraintes techniques qui ont été surmontées avec succès, selon Pauline Stéfanini : "nous nous attendions à des pertes d’informations, mais nous avons été agréablement surpris. Les données ont été très bien transférées dans le nouveau portail, malgré les exports réalisés en conditions contraintes".
En plus de la migration, les équipes de Kentika a rajouté des liens entre nos notices et celles de la Bibliothèque nationale de France (BnF) et ont également créé un pont permettant aux étudiants de se connecter directement à Cairn, le portail documentaire français consacré aux sciences humaines et sociales. Résultat : les étudiants et stagiaires peuvent désormais se connecter à distance à Cairn avec leur identifiant Hétis, y compris lorsqu’ils se trouvent à l’extérieur de l’établissement.
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Donner de la visibilité aux ressources numériques
Autre attente du centre de documentation : la mise en valeur de ressources numériques, telles que les podcasts, les vidéos et les mémoires produits par les étudiants. "Le nouveau portail donne envie d’explorer ces ressources documentaires, car l’interface est particulièrement intuitive", indique Pauline Stéfanini. Car le choix de la solution s’est également fait à la lumière d’autres impératifs. L’établissement souhaitait en effet un portail documentaire attrayant et intuitif pour l’utilisateur et avoir la possibilité d’indexer des contenus numérisés pour répondre aux besoins des ressources à distance. Ces ressources numériques sont aujourd’hui mieux valorisées qu’elles ne l’étaient auparavant et ont gagné en visibilité auprès des usagers.
Les documentalistes, quant à eux, plaidaient en faveur d’un outil complet capable de les accompagner dans leurs missions quotidiennes : indexation de ressources hybrides (livres, revues, podcasts, revues…), gestion des prêts, recherche documentaire…
"se munir d’un cahier des charges le plus précis possible"
Dès lors qu’il est devenu opérationnel, le nouveau portail a su trouver son public, selon Pauline Stefanini : "les étudiants de première année n’ayant pas connu Gediweb étaient séduits, mais les étudiants de troisième année l’étaient encore plus. À l’avenir, on pourrait recenser l’intégralité des contenus pédagogiques afin de rendre le portail documentaire toujours plus central au sein des activités des différents départements de l’école. L’objectif principal est de développer au maximum les contenus numériques accessibles directement depuis le portail."
Le centre de ressources documentaires a également déployé un module dédié à la veille qui permet aux deux documentalistes de produire des newsletters pour signaler l’arrivée de nouveaux contenus. En 2023, 40 lettres d’information ont été rédigées et envoyées avec un taux de consultation de 74 %. Le portail ayant désormais atteint sa vitesse de croisière, un nouveau produit documentaire est en cours de réflexion : la réalisation d’une newsletter thématique mensuelle en relation avec les domaines couverts par Hétis.
À l’issue d’un chantier mené dans un délai contraint, Pauline Stefanini tire plusieurs leçons : "il faut savoir bien s’entourer, ce qui signifie choisir un prestataire après avoir bien réfléchi. Les documentalistes en charge d’un tel projet doivent se munir d’un cahier des charges le plus précis possible. Il faut également prêter attention au service support : nous avons eu la chance de travailler avec une équipe qui nous a accompagnés dès le début. Nous continuons d’échanger régulièrement avec des personnes que nous connaissons et qui connaissent nos besoins."
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Un centre de ressources documentaires qui mise sur le numérique
Héritière de l’École municipale de service social, fondée en 1937 à Nice, la Haute école du travail et de l’intervention sociale (Hétis) est un établissement d’enseignement supérieur qui propose des formations préparant aux métiers du travail social et médico-social.
Outre ses formations (éducateur spécialisé, assistant maternel…), Hétis déploie ses missions sur les terrains de l’intervention sociale et du soutien aux parents (aide aux familles lors de situations particulières, comme une hospitalisation ou un décès). L’établissement organise également des ateliers thématiques pour favoriser le lien social et l’intégration des familles dans leur environnement. En 2023, Hétis a dispensé plus de 493 000 heures de formation et accueilli 4 277 étudiants et stagiaires.
Son centre de ressources documentaires (CRD) propose 4 000 ouvrages, 60 abonnements réguliers, 1 500 mémoires référencés, ainsi que des formats numériques (vidéos, podcasts). Un accès à des revues électroniques et à des ouvrages sur Cairn.info et sur ChampSocial.com est également mis à disposition des usagers.
