Comment la Croix-Rouge a ouvert son patrimoine audiovisuel

Sommaire du dossier :

• Archives : pourquoi et comment valoriser son patrimoine ?
• Les archives de BNP Paribas : la valorisation par le web
• Tonnerre de Brest ! Le Télégramme numérise ses archives...
• Comment la Croix-Rouge a ouvert son patrimoine audiovisuel
• Patrimoine : Safran centralise son histoire pour mieux la valoriser
   

Chi va piano va sano ! Ce proverbe italien pourrait être le slogan du projet de valorisation des archives audiovisuelles du CICR, qui aura abouti en février dernier à la publication de plusieurs milliers de photos, de films et d'enregistrements sonores numérisés désormais accessibles à tous et téléchargeables, illustrant et documentant les activités du CICR de la fin du 19e siècle à nos jours.

L'idée de ce projet au long cours commence à germer dès 2004. Bridée par un système de gestion de ses fonds obsolète, le secteur des archives audiovisuelles du CICR (Comité international de la Croix-Rouge, Genève) prend alors conscience qu'une mise à jour s'impose. Ce que confirme Dominique Callier, la responsable de l'unité bibliothèque et archives publiques dont dépendent les archives audiovisuelles :

"Notre système de gestion gérait correctement le numérique photo, mais pas le numérique vidéo, dont il supportait uniquement les notices documentaires et pas du tout l'audio, explique-t-elle ; il nous fallait donc adopter un nouveau système intégré qui puisse gérer nos trois fonds - photo, film et son -, y compris le numérique. L'idée de développer un volet de communication et de mise à disposition de ces archives était également à la base du projet".

Après un premier projet mort-né en 2009, une équipe composée de deux chefs de projet - l'un issu de la division des archives et de la gestion de l'information et l'autre du service informatique - assistés d'un groupe d'experts composé par un représentant de chaque fonds d'archives et d'un comité de pilotage se remobilise. Sur les conseils du service informatique, l'équipe se tourne en 2011 vers la solution Adlib, qui venait d'être choisie pour la gestion des archives papier du CICR. Afin de satisfaire aux prérequis du projet, Adlib s'était adjoint les services d'un partenaire, qui apportait ses compétences numériques au logiciel.

"Nous avons alors connu un nouveau coup dur, poursuit Dominique Callier ; le contrat s'est brutalement rompu entre Adlib et son fournisseur. Au pied du mur, nous avons finalement décidé de développer en interne l'application capable de gérer le numérique. C'était ça ou stopper à nouveau le projet", ajoute-t-elle. 

L'équipe projet dispose donc du système de gestion d'archives Adlib couplé à une application de back office web interne. Ils sont tous deux connectés à la solution d'encodage multiformat Telestream Episode (conversion de fichiers) et reliés à la plateforme de stockage Hitashi Content Platform. L'infrastructure est alors prête pour l'acquisition des documents, produits ou coproduits par le CICR. Heureusement, les archives audiovisuelles avaient, parallèlement à ces développements, engagé dès les années 2000 de lourds projets de numérisation.

Des milliers de documents numérisés

​Le fonds photo du CICR compte plus de 800 000 images de tous formats, dont 95 000 en format numérique, disponibles sur la plateforme. 70 000 documents avaient fait l'objet d'un projet de numérisation quelques années auparavant et ont pu ainsi enrichir le portail. Ce fonds s'étoffe quotidiennement avec les nouvelles photos prises sur le terrain, partout dans le monde. 

Le fonds films, lui, s'élève à environ 4 000 titres, toutes langues et tous supports confondus (35 mm, 16 mm et vidéo). Ils représentent près de 2 000 heures d'images, qui s'étendent de 1921 à nos jours. 

"Les 200 films 35 mm et 16 mm ont fait l'objet d'un projet de sauvegarde et de numérisation entre 1999 et 2013 en coopération avec l'association Memoriav (Association pour la sauvegarde de la mémoire audiovisuelle suisse), explique Dominique Callier ; de plus, nous avons fait numériser le fonds vidéo des années 1980 à 2012 en 2012 par le prestataire Vectracom".  

Enfin, le fonds son s'étend de la fin des années 1940 à nos jours et représente près de 8 500 enregistrements disponibles sous format numérique (émissions de radio produites par le CICR ou en partenariat avec d'autres médias, interviews, chroniques et conférences, etc.). Là encore, un grand projet de sauvegarde a été mené de 2009 à 2013 en coopération avec la Phonothèque nationale de Suisse et l'association Memoriav. Les enregistrements sont en cours de description.

Deux portails distincts

A l'été 2015, les documents numériques sont intégrés dans un module de communication, également développé par le CICR, et dont l'hébergement est assuré par une plateforme hybride, sur une infrastructure interne et sur la solution cloud de Microsoft Azure. 

Cette nouvelle interface web, dont les fonctionnalités ont été définies par l'équipe et par un groupe d'utilisateurs, permet alors la création de deux portails distincts : l'un interne, prêt en octobre 2015, rassemblant les documents publics et ceux ne pouvant être partagés avec les internautes pour des questions de droits ou de sécurité, et l'autre externe, ouvert en février 2016, à destination du public. Le CICR, qui a alors réalisé un travail scrupuleux sur les conditions de publication et sur les droits d'auteur afin de s'assurer de la possibilité ou non de partager un document avec les internautes, reconnaît que cette question a été très compliquée à mettre en oeuvre informatiquement. 

Le module ne permet pas un versement direct des documents par leurs producteurs. Pensée au démarrage du projet, cette fonction a dû être abandonnée pour des raisons budgétaires, mais également pour des question de maturité de l'infrastructure informatique. De leur côté, les internautes ont donc accès à des milliers de documents audiovisuels qu'ils peuvent visionner et télécharger depuis un moteur de recherche simple ou avancé.

"Nous voulions que le système soit le plus léger possible car notre public n'est pas forcément expert, explique Dominique Callier ; nous avons également été très attentifs au rebond, afin de faire découvrir aux internautes des documents supplémentaires, en plus de leurs résultats de recherche". 

Pour le CICR, le pari est réussi haut la main. 

"Les retours sont tous positifs, s'enthousiasme Dominique Callier ; d'abord de nos collègues en interne, qui ont désormais un accès direct à l'ensemble des fonds audiovisuels du CICR, sans intermédiaire. Et ensuite du public, qui peut ainsi compléter le fonds d'archives papier qui est à sa disposition dans nos locaux, mais peu encore de façon numérique. Les chercheurs comme les simples curieux ont maintenant un patrimoine majeur dans le domaine du droit et de l'action humanitaire à portée de clic".

Le projet :

• 1999-2013 : grands chantiers de numérisation
• 2004-2009 : premier projet avorté
• 2010 : début du deuxième projet
• janvier 2013 : choix de la solution Adlib
• 2013-2015  : développement de l'application de back office, avec mise en production pour les fonds photo et audio en avril 2014 et le fonds film au printemps 2015
• ​octobre 2015 : ouverture du portail interne (14 000 visites de son ouverture à fin août 2016, soit environ 40 visites/jour)
• février 2016 : ouverture du portail externe (23 711 visites de son ouverture à fin août 2016, soit environ 120 visites/jour)