Open data : "les archivistes doivent tirer parti de leurs compétences"

Sommaire :

• Archivistes,emparez-vous de l'open data !
• "L'open data est un nouveau défi pour les archivistes"
• Open data : "les archivistes doivent tirer parti de leurs compétences"
• SNCF : l'open data est sur de bons rails

Catherine Bernard est adjointe du directeur des archives municipales de Toulouse et chef du service des publics, fonds clos et audiovisuels. Elle explique l'implication de son service dans l'open data toulousain.

Quel est l'objectif du projet open data des archives municipales de Toulouse ?

Les archives municipales de Toulouse se sont inscrites dans la démarche open data de la collectivité en 2013 pour être en cohérence avec la politique de l'institution et pour faciliter la transmission et le partage d'un patrimoine commun. La simplification des démarches administratives était également un objectif attendu.

Le principe retenu permet aux utilisateurs de partager, modifier et utiliser librement les informations publiques, les œuvres dont la ville détient les droits à titre exclusif, et les bases de données, tout en maintenant ces mêmes libertés pour les tiers.

Quels types de documents sont-ils mis en ligne ?

La mise en ligne de nos ressources s'effectue principalement par l'accès à notre base de données documentaire qui constitue l'offre d'accès la plus large, que les données soient réutilisables ou non. Les utilisateurs sont invités à vérifier les droits de réutilisation pour chaque document librement téléchargeable en ligne, en sachant que les notices de description sont sous licence ODBL. Afin de simplifier l'accès ou d'inciter à la réutilisation de nos données, nous avons entamé une stratégie de diffusion de sélections par :

• la plateforme de Toulouse Métropole dans laquelle les jeux de données sont explicitement sous licence libre ;
• le versement dans Wikimedia Commons d'images libres accompagnées de leurs métadonnées descriptives, principalement le fonds Trutat ;
• la création d'albums d'images thématiques sur Flickr pour des publics plus ciblés, notamment les enseignants ;
• le partage sur les réseaux sociaux de documents particuliers ;
• la fourniture de corpus à des réutilisateurs, tels que Family Search, permettant de développer des partenariats d'échanges.

Les types de documents offerts spécifiquement en open data sont divers : informations publiques (registres nominatifs) ou œuvres (photographies ou plans), toujours accompagnées de leurs métadonnées ; exports de notre base de données documentaire (liste de délibérations) ou fichiers structurés créés spécifiquement pour l'open data (liste des morts pour la France) ; exports des outils Urban-Hist, le patrimoine à la carte...

Quel a été le rôle des archivistes dans ce projet ?

Notre rôle a été à la fois actif en impulsant des actions de partage, en sélectionnant des jeux de données et en veillant à les structurer pour simplifier leur réutilisation. Mais nous avons également cherché à répondre aux attentes qui nous étaient exprimées, à la fois par la collectivité pour l'alimentation de la plateforme open data, par les utilisateurs occasionnels ou réguliers, tels que l'association Wikimédia France, les enseignants, ou les généalogistes comme que Family Search ou l'Entraide généalogique du Midi toulousain,

Nous préparons actuellement de nouveaux jeux de données, images et informations publiques, afin de les offrir au moissonnage pour alimenter des portails régionaux et Gallica, ou pour continuer à enrichir la plateforme open data de Toulouse Métropole.

Quelles compétences les archivistes doivent-ils mettre en avant ?

Les archivistes doivent tirer parti de leurs compétences archivistiques, de la connaissance de leur collectivité ou structure de tutelle et de leurs pratiques professionnelles liées à la gestion des documents et données. Chaque jour nous sélectionnons les informations utiles et déterminons leurs durées de conservation. Nous les décrivons selon des normes métier qui favorisent la structuration et l'interopérabilité des données et nous mettons en œuvre des actions de diffusion et de communication pour donner accès à nos ressources. 

Des études ou des opérations dans le but d'élaborer une stratégie d'archivage électronique sont en cours dans la plupart des établissements. Elles concourent à la mise à disposition des données numériques dans un système d'archivage électronique comme à l'approvisionnement d'une plateforme d'open data.

Nous devons, en outre, cultiver nos aptitudes au dialogue afin de comprendre les besoins des autres acteurs ou des bénéficiaires de l'open data.

Quelle collaboration avec les autres métiers ?

Archivistes et informaticiens ont tout intérêt à travailler de conserve et partager des compétences et connaissances indispensables et complémentaires pour atteindre les objectifs fixés dans ce domaine. L'ensemble des producteurs de données doit être impliqué dans cette démarche afin que les archives soient produites, dès leur création, de manière à s'intégrer dans une chaîne de traitement documentaire cohérente, favorable à leur diffusion, notamment en open data. Les correspondants informatique et libertés (Cil), les personnes responsables de l’accès au sein des administrations (Prada), s'ils n'ont pas été choisis parmi les archivistes ou informaticiens, les juristes ou les documentalistes sont eux aussi des interlocuteurs pertinents.

Les archivistes doivent-ils monter en compétence ? Se former ?

Chaque jour, les professionnels ont l'obligation de faire évoluer leurs compétences et leurs connaissances pour s'adapter à des contextes en mutation lente ou rapide. Les aptitudes ou savoirs nécessaires dans le domaine de l'open data sont également indispensables pour la gestion des archives, en particulier dans le cadre de l'archivage électronique. La formation peut être dispensée par des organismes spécialisés ou s'effectuer lors d'échanges d'expériences entre archivistes ou avec d'autres acteurs du domaine. Une veille d'information régulière peut être d'une aide précieuse. 

Quels sont les retours des usagers ?

Les usagers sont satisfaits du principe de données libres, mais ne comprennent pas toujours ce qu'il implique. L'open data reste encore une terre inconnue pour beaucoup. Certains utilisent des données ou documents sans mentionner la source, ni l'auteur dans le cadre des œuvres, puisqu'ils associent licence libre à liberté totale de diffusion, sans aucune règle. D'autres demandent des autorisations écrites ou des précisions sur les droits de réutilisation de documents ou données explicitement libres.