Comment gérer les archives dans les écoles, collèges et lycées : l'AAF sort un guide complet pour les chefs d'établissement et leur personnel

Très pratique, ce guide liste notamment les principaux documents produits ou reçus par un établissement scolaire, privé ou public, et indique la marche à suivre pour chacun d'eux : lequel doit être versé aux Archives départementales après l'expiration de sa durée d'utilité administrative et lequel est éliminable ou à trier (et au bout de combien de temps !)

Je suis directeur d'école primaire et je souhaite trier mes documents, à qui dois-je m'adresser ? Dois-je conserver mon agenda ? Combien de temps conserver les dossiers scolaires des élèves ? Et comment rédiger un bordereau d'élimination ? C'est à ce type de question que répond le Guide d'archivage pour les écoles et établissements scolaires, édité par l'Association des archivistes français (AAF) ce mois-ci. Destiné aux personnels exerçant dans les écoles et les établissements scolaires publics et privés relevant de l'Education nationale et de l'Agriculture, ce guide est une synthèse très complète sur la façon de gérer, conserver et/ou éliminer l'ensemble des archives d'un établissement. 

La valeur des archives

"La valeur historique des archives ne dépend pas de leur ancienneté, mais de leur contenu, précise ce guide ; Des documents d'apparence parfois anodine apportent un témoignage essentiel pour écrire l'histoire de demain et éclairer les débats des sciences humaines et sociales. Les documents provenant des établissements scolaires sont, en outre, une source essentielle pour comprendre et illustrer l'évolution de la pédagogie et de l'enseignement". 

Qu'est-ce que les archives ?

Organisé en cinq grandes parties, ce Guide d'archivage pour les écoles et établissements scolaires présente d'abord ce que sont les archives : après un rappel succint sur les archives publiques et l'enjeu de leur conservation, ce chapitre présente les responsabilité du personnel (si tout membre du personnel est responsable au quotidien des documents et données, c'est sur les directeurs d'école et les proviseurs que repose la responsabilité juridique de la conservation des archives) et les différents rôles des services d'archives et des institutions dédiées.

La deuxième partie est entièrement dédiée aux archives papier et électroniques. Il liste les règles et les bonnes pratiques pour l'ouverture et la bonne tenue des dossiers (types de classement, règles de nommage, archivage électronique, etc). 

La maîtrise de l'archivage intermédiaire est abordée dans la troisième partie : celle-ci rappelle ce qu'est la durée d'utilité administrative et le cycle de vie des archives, ainsi que les règles de conservation (emplacement de la salle d'archives, implantation des rayonnages, lumière, humidité, sol, etc). Cette partie s'intéresse également à l'organisation et à la gestion des archives intermédiaires (conditionnement, signalétique, rôle du "correspondant archives", etc).

Marches à suivre

L'avant-dernière partie est extrêmement pratique puisqu'elle dresse la liste des principaux documents produits ou reçus par un établissement scolaire et indique la marche à suivre pour chacun : lequel devra être versé aux Archives départementales après l'expiration de sa durée d'utilité administrative et lequel est éliminable ou à trier (et surtout au bout de combien de temps !). La marche à suivre pour le versement d'archives aux Archives départementales si ceux-ci présentent un intérêt historique au terme de leur durée d'utilité administrative (DUA) est expliquée étape par étape, avec un modèle de bordereau de versement. Il en va de même pour l'élimination d'archives, si celles-ci ne présentent pas d'intérêt juridique ni historique (après que le chef d'établissement ait obtenu l'autorisation des Archives départementales !). Par ailleurs, les démarches en cas de fermeture d'un établissement ou d'un transfert de compétences sont clairement détaillées.

Communiquez !

Enfin, la dernière partie de ce guide est consacrée à la communication et à la valorisation des archives. Cette partie aborde la consultation des documents par le public (types de documents, délais de communicabilité, etc), la question de l'accès aux archives après leur versement (procédure de "communication administrative"), et la question du droit à l'image (règles pour la communicabilité de photographies de classes, de films de voyage, ou de tout document sur lequel figure une personne reconnaissable). Cette cinquième partie traite enfin de la valorisation des archives, notamment pour mettre en avant un établissement ou un événément particulier (séances éducatives, publications sur l'histoire de l'établissement, expositions, etc). 

Clarifier et transmettre

Véritable mine de renseignements à l'usage des chefs d'établissement et des personnels en charge des archives dans les écoles et établissements scolaires, il vise à clarifier la gestion des archives et à transmettre les bonnes pratiques. De quoi permettre aux établissements de disposer en permanence des informations utiles à leur activité, de justifier de leurs actions administratives, financières et pégagogiques et de garantir les droits des citoyens et enfin de participer à la sauvegarde de la mémoire.