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Les nouvelles habitudes de recherche en ligne (filtres de recherche, requêtes en langage naturel, navigation par rebond, etc) constituent un véritable défi pour les archivistes, confrontés par ailleurs à l'adoption du nouveau modèle de description Records in Context (Ric) en plus de la révision actuelle des normes ou standards fondamentaux pour la description des archives (RDA-FR, EAD, projet FNE).
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Dans ce contexte et face à la très grande hétérogénéité des pratiques et des choix d'indexation, le groupe de travail sur la description et l'indexation des archives du Service interministériel des Archives de France (Siaf) met en ligne un Guide d'indexation pour le web. Son objectif : "remettre l'indexation au coeur des pratiques du métier" et "actualiser les règles suivies jusqu'à présent" pour développer une pratique d'indexation contrôlée et normalisée dans les services d'archives. Car si les métadonnées archivistiques représentent aujourd'hui l'essentiel des indexations en ligne, leur visibilité dans le contexte du web de données ne suit pas toujours (manque d'interopérabilité, de liens entre les ressources, etc).
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"Utiliser des référentiels partagés, penser intéropérabilité, partage et réutilisation, proposer des accès multiples à la donnée, considérer la machine comme un médiateur entre l'archiviste et l'utilisateur, ce sont autant de nouvelles considérations que les archivistes doivent avoir à l'esprit lorsqu'il s'agit d'indexer pour le web", indique que Siaf sur le Portail national des archives.
Ce guide à télécharger s'adresse à tous les acteurs de l'indexation (indexeur, pilote, expert et responsable qualité) avec plusieurs niveaux de lecture signalés par des pictogrammes. Organisé en trois parties, il propose des méthodes stratégiques et managériales, des conseils techniques (choix des balises, attributs, etc) et enfin des règles de construction des libellés.
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"Ce guide propose autant de règles précises de construction des libellés qu'un éventail de stratégies à ne pas négliger afin que chaque service d'archives puisse s'adapter, ou du moins se préparer, aux évolutions liées à l'exposition des données sur le web en fonction de ses moyens et de son contexte propre", peut-on lire en introduction de ce guide.
Notons que ce guide ne traite pas de la reprise en masse d'un stock d'inventaires déjà existants, qui doit faire l'objet d'opérations ou de projets spécifiques.
