Le conditionnement des archives : un marché toujours dynamique

Malgré la montée en puissance de l’archivage électronique, les documents physiques n’ont pas dit leur dernier mot et la problématique de leur conservation reste toujours d’actualité. Le conditionnement joue un rôle indispensable dans la pérennité des archives. Quels sont les besoins d’un service d’archives et comment les fabricants y répondent-ils ?

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Boîtes en carton, sous-chemises, tubes, pochettes plastiques… Il existe (presque) autant de contenants que d’archives à stocker. Essentiels à la longue vie des documents en tous genres, des cartes ou encore des négatifs, les contenants ne doivent pas seulement s’adapter aux différents formats, mais aussi aux pratiques d’utilisation (manipulation, transport, consultation…) et de stockage.

Le Centre des Archives diplomatiques de Nantes conserve les archives rapatriées des ambassades et des consulats à travers le monde. "En termes de conditionnement, notre marché est géré par le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères", explique Bérangère Fourquaux, conservatrice en chef du patrimoine et adjointe au chef du Centre des Archives diplomatiques de Nantes, pôle conservation et traitement des fonds anciens et modernes. "Il se concentre aussi bien sur l’approvisionnement en cartons des deux bâtiments de la direction des Archives diplomatiques (NDLR : situés à Nantes et à La Courneuve), que sur celui des producteurs d’archives. C’est-à-dire les services des centrales basées en France, les services publics d’office et les services externes (ambassades, consulats). Lorsque l’un de ces postes souhaite rapatrier des archives ou préparer un versement d’archives historiques qui sera ensuite conservé chez nous, il se charge du conditionnement."

Ici, c’est la robustesse des boîtes en carton qui est recherchée. "Il faut que les matériaux soient avant tout solides pour que les archives supportent bien le rapatriement et qu’elles ne soient pas écrabouillées sur les palettes !", précise Bérangère Fourquaux. "Concernant les cartons que nous utilisons en interne, que nous recevons déjà montés avec une ouverture à la française, nous sommes également exigeants quant à leur solidité et au choix du format le plus adapté. Mais cela dépend des budgets : nous essayons de faire au mieux et de bénéficier d’une pâte de carton dont la composition est la moins mauvaise possible…"

La norme internationale Iso 16245 "Information et documentation - Boîtes, sous-chemises et autres contenants en matériaux cellulosiques, pour le stockage des documents sur papier et parchemin" permet de caractériser et spécifier le type de matériaux nécessaires pour la conservation à long terme de ces documents.

Ainsi, pour les boîtes de carton, la norme établit deux types de qualité. Les types A peuvent être utilisés sans sous-chemises, tandis que pour les types B, les sous-chemises doivent protéger toutes les faces et toutes les tranches des documents.

Plusieurs fabricants répondent à cette norme, tout comme à la norme Iso 9706 (Information et documentation - Papier pour documents - Prescriptions pour la permanence), à la norme NF Z40-012 (Information et documentation - Matériaux plastiques utilisés pour la conservation des documents papiers et parchemins) et à la norme Iso 18916 relative à la conservation des documents photographiques.

"Pouvoir répondre aux exigences de ces normes est au cœur de notre métier", soutient Lu Liu, cheffe de produit chez CXD France, spécialiste de l’équipement et des fournitures pour la conservation préventive, l’archivage, l’exposition et la restauration.

Savoir-faire et sur-mesure

"Notre principale force réside dans notre savoir-faire, d’autant plus que nous sommes labellisés entreprise du patrimoine vivant", explique Damien Saint Gal de Pons, directeur général de Cauchard. Au sein de son usine ardéchoise, Cauchard façonne du carton compact. "C’est un carton entièrement plein qui fait 1,5 à 2 millimètres d’épaisseur. L’utilisation de ce matériau est vraiment spécifique aux Archives de France".

Pour ces industriels, l’archivage électronique n’impacte pas encore le marché. "Nous avons encore du travail pour de nombreuses années !", s’enthousiasme Damien Saint Gal de Pons. "Beaucoup d’archives définitives sont produites sur papier sans être triées, conditionnées, ou protégées, et sont parfois perdues… Nos clients nous expliquent surtout qu’ils n’ont pas assez de budget pour acheter les conditionnements qu’ils souhaiteraient."

Même constat pour CXD France. : "il y a une baisse des budgets dans l’administration", confirme Cédric Barblu, responsable commercial pour la partie conservation chez CXD France. "Aujourd’hui, les clients ont de plus en plus tendance à mettre en concurrence, à chercher des solutions moins onéreuses qu’avant." En revanche, les coûts de matières premières, de l’énergie ou encore des transports pour l’acheminement des produits ne cessent d’augmenter pour les fabricants…

Au sein des services d’archives, les demandes de formats varient en fonction des documents, ce qui demande également une grande adaptabilité aux industriels du conditionnement. "À chaque fois que nous commandons un format, nous demandons des séries allant de 200 à 800 pièces", reprend Bérangère Fourquaux. "Mais nous avons parfois des besoins exceptionnels de formats invraisemblables, beaucoup plus larges ou plus hauts que la normale."

Contraintes environnementales

Comme d’autres fabricants, CXD France dispose de produits standards et sur mesure. "Nous avons bien sûr des contraintes de production, mais nous sommes à l’écoute des besoins du marché", déclare Lu Liu.

Autant pour Cauchard que pour CXD France, les commandes proviennent en très grande majorité du secteur public : administrations, services d’archives municipales, départementales, nationales…

"Certains pays s’ouvrent au gré de leur développement économique et s’intéressent de plus en plus au conditionnement des archives", remarque Cédric Barblu. "Le Maghreb, les autres pays d’Afrique, ceux du Proche-Orient ou encore du Moyen-Orient sont devenus des marchés émergents. Nous avons constaté que certaines autorités locales venaient se former en France auprès des Archives nationales ou avec l’Institut national du patrimoine (INP), puis s’adressent à des sociétés françaises pour se fournir en boîtes et autres matériels."

L’écoresponsabilité fait aussi partie des demandes des clients. "Les contraintes environnementales sont devenues systématiques dans les marchés publics depuis plusieurs années", confirme Bérangère Fourquaux. Ainsi, les fabricants mettent en avant des pratiques plus respectueuses de l’environnement.

"Du papier aux accessoires, 100 % de nos matériaux sont fabriqués en France, à l’exception des agrafes qui sont allemandes. Cela fait nettement baisser notre impact carbone", explique Damien Saint Gal de Pons. "De plus, nous avons une stratégie RSE bien aboutie au sein du groupe Luquet Duranton, auquel nous appartenons, et nous recyclons 100 % de nos déchets de production".

Pour Cédric Barblu, les appels d’offres s’attachent aussi à savoir si le transport des produits répond à des critères environnementaux :"par exemple, la Mairie de Paris nous impose de la livrer avec des véhicules non polluants." "Nous devons tout le temps nous adapter", conclut Damien Saint Gal de Pons. "Le savoir-faire et notre flexibilité sont au cœur de nos métiers".