Gestion de contenu : le collaboratif en plus

Associer la collaboration à la gestion de l’information est un levier d’efficacité et de productivité créateur de valeur dont les entreprises ont pris la mesure. Une stratégie à laquelle la gestion de contenu s’est rapidement adaptée, au point de disposer aujourd'hui de multiples fonctions collaboratives.

Chaque semaine, 45 % des salariés français contribuent à plusieurs projets (entre 2 et 5) : c’est ce que révèle l’étude menée par l’éditeur Mindjet sur les habitudes et les attentes des employés en matière de travail collaboratif (1). Cette même enquête révèle que leur besoin premier est l’efficacité dans l’exécution des tâches, suivi du gain de temps et de la productivité.

Destinées à gérer du contenu - et plus particulièrement de l’information non structurée - et ce depuis sa création jusqu’à son archivage, les solutions d’ECM (Entreprise Content Management) sont créatrices de valeur : celle-ci réside dans le contenu lui-même, mais aussi dans son partage (presque systématique) par plusieurs acteurs, aussi bien dans le cadre d’un processus de création, d’enrichissement et de validation, que dans celui d’un partage de connaissances ou d’information.

priorité à l’ergonomie

Les fonctions collaboratives d’une solution d’ECM permettent aux utilisateurs d’enregistrer, de partager et de pérenniser les contenus. Elles sont multiples, depuis la gestion d’espaces collaboratifs (chat, espace wiki pour le partage d’idées, forum, blog), en passant par la modification des contenus, par l’ajout d’annotations (commentaires, tags) ou par le suivi des collaborateurs et des projets (notifications, indicateurs de présence).

Une solution d’ECM collaboratif se doit avant tout d’être simple et ergonomique, adaptée aux réflexes d’usage générés par l’utilisation quotidienne des réseaux sociaux par les salariés. Ce que confirme Christel Rollin, field marketing manager de l’éditeur d’ECM open souce Alfresco : « Les collaborateurs sont habitués à utiliser des outils simples et performants en dehors des murs de l’entreprise, depuis un mobile, une tablette, ou par le biais d’applications web souvent gratuites (gestion de photos, réseaux sociaux, etc.). Ils ne veulent plus se faire imposer des logiciels archaïques, lents et non intuitifs ».

interopérabilité

Si la rapidité et la performance ne doivent pas être négligées (tenue en charge, synchronisation offline, etc), ces caractéristiques sont intimement liées à un apprentissage optimal de la part des utilisateurs : « Commencer simple pour intégrer ensuite des fonctions plus avancées selon le rythme d’appropriation des collaborateurs est recommandé, explique Patrick Michels, PDG de l’éditeur Knowings ; cela implique de choisir une solution capable de suivre leur apprentissage ».

Si cette appropriation nécessaire implique pour les utilisateurs de ne pas se focaliser sur des détails ou des pratiques anciennes qui ne sont plus adaptées aux nouveaux outils, choisir un ECM collaboratif se doit tout de même de coller au plus près à la structure de l’entreprise et à son fonctionnement : la mobilité est un point crucial à prendre en compte, c’est pourquoi il est important de choisir une solution accessible même en dehors de l’entreprise, en respectant le nomadisme des collaborateurs. De plus, l’interopérabilité de la solution choisie avec les outils préexistants (suite bureautique, client email, etc.) ne doit pas être négligée. Christel Rollin, d’Alfresco, insiste également sur l’importance donnée à la flexibilité et à la sécurité : « La flexibilité doit permettre aux acteurs de l'entreprise étendue de collaborer, en particulier grâce aux modèles hybrides mixant le système d'information propriétaire de l'entreprise avec des environnements cloud privés ou publics. De son côté, l’aspect sécurité doit garantir une maîtrise de l'information partagée, que ce soit à l'intérieur de l'entreprise ou à l'extérieur lors d'un partage avec des tiers ».

animation

Les plateformes d’ECM couvrent un nombre d’utilisateurs variable, depuis de petites équipes jusqu’à parfois plusieurs millions de personnes, comme c’est le cas de certains portails grand public s’appuyant sur la gestion de contenu (télécoms, banques). « Généralement, les utilisateurs d’une solution ECM sont répartis entre plusieurs communautés, termine le PDG de Knowings Patrick Michels ; ils collaborent eux-même dans des sous-groupes allant de 5 à quelques centaines de personnes ». 

Enfin, comme pour tout outil collaboratif, l’accent doit être mis, en amont, sur l’animation de la future équipe « virtuelle », au risque de faire perdre sa dimension collaborative au projet.

>>> Voir le tabeau comparatif des différentes solutions d'ECM collaboratif >>>

(1) La collaboration au sein de l’entreprise : moteur ou frein pour la productivité ?, février 2013.