la documentation en éclaireur

Dans l’univers contemporain des entreprises, extrêmement mouvant, rien n’est jamais acquis. Les dirigeants du groupe Vivendi en sont conscients et ils comptent sur l’exhaustivité et la réactivité de leur documentation pour conquérir des marchés et préserver leur image.

 Morgane Chogon-Billaud, responsable du service documentationⁱ et de la revue de presse, mène une veille ^{Intelligence économique.  ">i} scrupuleuse : « Nous recensons tout ce qui se dit sur Vivendi et surveillons aussi bien la presse française que les titres étrangers, ainsi que les dépêches de l’AFP, Reuters ou Bloomberg ».
Ce travail s’appuie sur deux outils :
Le service de veille TNS. Il apporte un premier niveau de relevé d’articles avec un panorama de presse personnalisé, principalement de sources françaises et francophones.
La solution Factiva Search 2.0. Elle assure un deuxième niveau de veille avec une plus large couverture internationale– 22 langues de travail – à travers un système d’alertes.
L’élargissement du périmètre de surveillance correspond aux ambitions d’un groupe de communication à vocation mondiale. Morgane Chogon-Billaud souligne que « ce corpus élargi nous a permis, par exemple, de repérer une entreprise chinoise utilisant la marque Vivendi pour mener ses activités. Nous avons rassemblé l’informationⁱ et l’avons transmise au service juridique de Vivendi ».
 
surtout à l’écran

Deux personnes composent la cellule veille, créée en 1996. Elles élaborent un panorama de presse quotidien. Celui-ci est décliné en deux supports : une version papier– quelques exemplaires adressés aux dirigeants du groupe Vivendi, dont le PDG Jean-Bernard Lévy – et une version électronique diffusée sur l’intranetⁱ et accessible pour environ 300 collaborateurs du siège managérial de Vivendi, avenue de Friedland à Paris. Depuis quelques mois, elle peut être envoyée sur les téléphones mobiles Blackberry. « Ce panorama de presse est orienté vers l’environnement stratégique de Vivendi car nos utilisateurs ont d’importants besoins en matière d’information financière : données sur les sociétés, cours de l’action, historique des cours…, précise Morgane Chogon-Billaud; le module Companies and Executives de Factiva nous apporte beaucoup de renseignements, d’autant plus que nous suivons également les informations sur les administrateurs de Vivendi ».
 
remontées des filiales

Le monde de la veille et de la documentation accorde une importance croissante aux nouveaux vecteurs d’information tels les blogs, les wikis et les forums de discussion.Ce travail de surveillance est pour l’instant directement assuré par les filiales du groupe. Elles font parfois remonter l’information jusqu’à la cellule veille de Vivendi. En effet, ce qui s’écrit sur Canal + ou SFR peut avoir un impact sur l’image et le cours de l’action Vivendi. « En période de turbulence, comme ce fut le cas au moment de la démission de Jean-Marie Messier, le volume d’information était énormeⁱ. Nous avions multiplié la surveillance de titres et il nous arrivait de travailler le week-end », se souvient Morgane Chogon-Billaud.
 
dans la boucle d’informations
 
Aujourd’hui, alors que Vivendi s’est délesté des activités liées à l’édition, la surveillance s’est concentrée sur le coeur de métier de l’entreprise. On n’en demande pas moins au service de documentation de rester sur la brèche et, si possible, de devancer certaines tendances. La cellule veille est « mise dans la boucle d’informations » issues par exemple d’analystes financiers ou de journalistes. Ces derniers assistent en effet à des réunions ou des comptes-rendus à haute valeur ajoutée : les informations dévoilées sont communiquées aux documentalistes afin de se positionner sur les futures décisions stratégiques de Vivendi. Il peut s’agir de marchés sur lesquels l’entreprise souhaite s’installer.
 
 
Diplômée de l’École des bibliothécaires documentalistes, Morgane Chogon-Billaud constate que le métier a été bouleversé en quelques années : « Lorsque je suis arrivée chez Vivendi, en 1999, la quasi-totalité des documents étaient du papier. Aujourd’hui, tout s’est inversé et pratiquement toute l’information que nous traitons arrive en format numérique. C’est dix fois plus agréable et plus efficace que le papier ! Chacun peut accéder à la même information au même moment, ce qui n’était pas possible avec le papier. Le passage du papier au numérique s’est réalisé sans choc ». Morgane Chogon-Billaud pourrait presque passer pour privilégiée à l’heure où de nombreux documentalistes doivent se battre pour décrocher un budget à la hauteur de leurs missions : « La direction de Vivendi est très sensibilisée aux enjeux de l’information et semble satisfaite du travail que nous lui fournissons. Le budget qui nous est alloué nous permet de travailler dans de bonnes conditions. Je suis consciente que nous avons beaucoup de chance par rapport à certains de nos collègues ! ».