records management : le prix de la tranquillité

À l’heure où la loi impose aux entreprises de pouvoir produire à tout moment des informations probantes, le records management apparaît comme la clé de voûte de leur mémoire. La mise en oeuvre d’un projet de RM doit cependant prendre un compte le facteur psychologique et reposer sur une solide organisation.

les archivistes n’ont pas fini de se quereller. Certains estiment que les administrations ont une longueur d’avance sur les entreprises en matière d’archivageⁱ. D’autres considèrent que le secteur privé fait figure de précurseur… Une chose est sûre, la voie est désormais tracée. Le records management (RM)ⁱ semble progressivement s’imposer. Il aura fallu quelques scandales retentissants – Enron-Andersen, Morgan Stanley… – pour que les États-Unis s’emparent du sujet et donnent naissance à la loi Sarbanes-Oxley. En France, depuis la loi du 13 mars 2000 et les décrets d’application qui ont suivi, la valeur légale des documents électroniques est devenue une réalité.
 
attentisme considérable
 

Il n’en reste pas moins que de nombreuses entreprises hésitent à se jeter à l’eau. Non qu’elles doutent de l’utilité du RM ou des économies potentielles : lors du salon i-Expo du mois de mai dernier, Pierre Fuzeau, consultant expert Serda et membre du comité de normalisation international SC11 et du comité national CN11 sur le records management, estimait qu’un « système de records management permet de générer des économies significatives – de l’ordre de 50 % assez aisément – tant sur le stockage que sur les flux et migrations dans le temps ». Mais la mise en place du records managements doit respecter quelques principes pour éviter les mésaventures. Ainsi, de nombreux experts du RM mettent en garde contre l’illusion du tout technologique. L’acquisition d’un logiciel de records management n’a jamais, à elle seule, provoqué de miracles. Ce qui est vrai du RM l’est aussi pour tous les logiciels liés à la gestion de l’informationⁱ. Il convient de garder le contact avec le terrain. Comme le soulignent Annie-Pierre Olczyk, « le RM est d’abord un projet, des utilisateurs, une conduite du changement. C’est une fonction stratégique qui ne peut se réduire à un outil, s’agissant d’organiser et de sécuriser une information vitale à forte valeur ajoutée » [Voir l’avis d’experts d’Anne-PierreOlczy et d’Antoine Laurent en page 20].
 
priorité aux processus
 

Un constat partagé par Marie-Anne Chabin, expert en archivage – chez Archive 17 – et membre du Comité éditorial de Moreq2 :« L’accompagnement est primordial ;il faut d’abord penser aux processus avant de songer aux outils. Cet accompagnement doit être conçu en amont afin de définir des règles rigoureuses mais aussi au moment de la mise en oeuvre des outils pour les rendre attractifs aux utilisateurs finaux. Fort heureusement, même les informaticiens finissent par tenir ce discours… ». Mais tout n’est pas pour le mieux dans le meilleur des mondes. Les échecs survenus après l’achat d’un outil ne manquent pas :« J’en connais beaucoup, hélas ! », s’exclame Marie-Anne Chabin, qui estime qu’un important travail de sensibilisation doit être accompli auprès des dirigeants d’entreprise. Une grande majorité d’entre eux serait en effet encore insensibles à la notion de records management. Dans ce cas, comment gérer le risque d’indisponibilité d’un document engageant pour l’entreprise ? La récente création du Club des responsables de politiques et projets d’archivage (CR2PA) vise à promouvoir le RM au sein des entreprises afin de les convaincre de la nécessité de procéder à l’archivage de leurs documents. En réalité, la situation est contrastée entre grandes entreprises et PME. Les grands comptes sont engagés depuis quelques années dans le RM. Instruits par le cas fortement médiatisé d’Enron, ils savent qu’un audit pourrait les mettre dans une posture délicate. Selon Marie-Anne Chabin, « au delà de la sensibilisation, c’est le risque autant que la loi qui conduisent les entreprises à se doter d’un système de records management. À ce volet réglementaire, on peut ajouter l’essor du courrier électronique et la reconnaissance de la valeur de la signature électronique qui ont également contribué à ce mouvement ».
 
 argument déclencheur
 

Législation de plus en plus contraignante… Nécessité d’archiver les courriers électroniques… Obligation de traçabilité… Les arguments en faveur du records management ne manquent pas. Mais certaines entreprises se rendent compte que le RM peut également être un relais de croissance et améliorer leur compétitivité. Lors d’un stage qu’elle a récemment effectué au sein du Groupe Salins – sel La Baleine, la Salorge de Guérande… –, Morgane Ballet a accompagné la mise en place d’un système de RM : « Ce projet était inclus dans un autre projet visant à améliorer l’ensemble des processus administratifs. Face à une concurrence de plus en plus rude, le Groupe Salins s’est rendu compte que tous les services avaient leur importance, y compris l’archivage. Le facteur compétitivité a été un argument déclencheur ». Sa tâche a consisté à conceptualiser et rédiger la charte RM du Groupe Salins. Ce travail s’est fait en deux temps : d’abord auprès de trois services pilotes – comptabilité, service foncier , laboratoires – ; ensuite déployer le RM auprès d’autres unités, juridique, achat, relations humaines. Mais comme le souligne Morgane Ballet, la partie n’était pas gagnée d’avance :« Il faut faire connaître ce que l’on fait. Le records management est une nouveauté pour beaucoup de salariés. Nous arrivons et leur donnons des conseils de travail qui sont autant de petites contraintes chronophages : enregistrementⁱ des documents, procédure d’archivage… Pour arriver à nos fins, il n’y a pas de secret. Il faut travailler avec les salariés et les associer à la création des plans de classement et des tableaux de gestion ».
 
du RM au KM
 

A l’image de ce qui se passe dans d’autres organisations, le Groupe Salins a déployé un records management dans le cadre d’une stratégie informationnelle plus large. « Le RM va aider au renforcement de la culture d’entreprise et fait partie intégrante du knowledge management^{Ensemble de pratiques et d’outils visant à valoriser le patrimoine immatériel, et en particulier les connaissances d’une entreprise (documentation, gestion des compétences, etc.) Environnement qui encourage la création, le partage, l'enrichissement, la transmisson, la capitalisation et l'utilisation des connaissance pour le bénéfice des clients de l'entreprise et de ses collaborateurs.  ">i}. C’est un premier pas vers le KM, explique Morgane Ballet ; le records management va également promouvoir la communication interne de l’entreprise. Elle sera nourrie par les informations archivées. Les outils de RM permettent à tous de comprendre les mécanismes des services de l’entreprise, donc de l’entreprise elle-même. Grâce à cette meilleure compréhension, les employés pourront mieux communiquer entre services. Ils auront confiance en l’entreprise et son image de marque sera améliorée ». La dimension psychologique – l’évangélisation comme disent les informaticiens…– reste fondamentale. Il faut eneffet convertir les collaborateurs de l’entreprise à la nécessité de procéder à un archivage électronique pour les documents concernés dès leur création. Du respect de la procédure dépendra la valeur juridique que la loi accorde aux données électroniques.
 
risk management
 

La disparition de documents vitaux peut avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise. Son existence dépend de sa capacité à produire à tout moment des pièces demandées par un audit ou par la justice. La notion de risk managament s’intègre dans tout projet de records management. Face aux contraintes légales qui imposent aux organisations d’assurer une traçabilité de leur production documentaire, les entreprises doivent, en plus, gérer un volume d’informations prodigieux. Unsacré défi à relever en s’appuyant sur une politique de l’information inscrite dans la stratégie du groupe. Elle doit être articulée autour de plusieurs piliers : partage, diffusion et outils communs d’archivage et de description. Elle doit également être pensée en termes de transversalité. La direction et les records managers doivent travailler de concert avec les différentes fonctions liées à la gestion de l’information : documentationⁱ, archivesⁱ, logistique, qualité…Les experts s’accordent sur ce point : le RM doit être diffusé dans tous les processus de l’entreprise. Il s’agit là d’une prise de décision engageant toute l’organisation et qui, d’une certaine façon, dépossède les archivistes et les DSIⁱ de leurs prérogatives. Le records management signe la fin du domaine réservé des professionnels de l’archivage puisque l’ensemble des salariés est mis à contribution pour garantir la traçabilité, l’authenticité et la pérennité des informations dès la création du document.
Avant de s’engager sur une migration immédiate et totale, de plus en plus d’entreprises optent pour la création de sites pilotes avec pour vocation de tester la validité du processus d’archivage, d’évaluer la conduite du changement et de mettre à l’épreuve les outils d’audit. Cette étape permet de prévenir les éventuels conflits d’ordre humain ou organisationnel,qui compromettent trop souvent les projets de RM. L’observation de telles procédures est certes contraignante, mais elle est le prix à payer pour la réussite d’une démarche ambitieuse.
Moreq passe à la version 2

Depuis sa première publication en 2001,le Moreq (Model requirements for the management of electronic records) a connu un vif succès en Europe et dans le reste du monde. Ce modèle qui ambitionne d’être une approche opérationnelle de la normeⁱ du records management (Iso 15489ⁱ) a fait l’objet d’une révision au mois de février 2008 qui tient compte des observations d’experts internationaux. Moreq2 intègre en particulier les évolutions technologiques survenues ces dernières années ainsi que les bonnes pratiques recueillies dans de nombreux pays.A la demande de la direction des Archives de France, Marie-Anne Chabin a traduit en français l’intégralité du texte originalⁱ anglais et rédigé plusieurs documents d’accompagnement : résumé, commentaires,Petit Moreq illustré…A côté du Moreq, il existe une autre référence de mise en oeuvre d’un projet de records management : Dirks. Conçue en Australie, la Dirks methodology a été publiée en 2005 par le Conseil international des archives.
 
le CR2PA,un club dédié aux projets d’archivage
Le records management a désormais son club en France. Le CR2PA (Club des responsables de politiques et projets d’archivage) regroupe des membres issus de grandes entreprises publiques et privées telles que la SNCF, EDF, Thalès, Total, Novartis Pharma, Safran ou la Gendarmerie nationale. Le CR2PA s’est assigné plusieurs missions : partager les retours d’expérience et les bonnes pratiques, promouvoir la fonction archivage au sein des entreprises, contribuer à faire évoluer l’offre des fournisseurs… Le club se réunit quatre fois par an et tient à préciser qu’il est « indépendant des fournisseurs et des sociétés de consulting ».