Le réseau des médiathèques de l’Eurométropole de Strasbourg choisit Syracuse pour le déploiement de son nouveau portail

Le 23/11/2023 (Mis à jour le 25/01/2024 ) communiqué

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Le réseau des médiathèques de l’Eurométropole de Strasbourg a choisi Syracuse pour le déploiement de son nouveau portail. (DR/Eurométropole de Strasbourg)

Retrouvez le témoignage du réseau de Strasbourg qui se veut très satisfait de leur solution documentaire.

Sur le territoire de l’Eurométropole de Strasbourg, pas moins de 33 médiathèques sont accessibles aux 55 000 usagers actifs disposant d’une carte Pass’relle, grâce à laquelle ils peuvent s’inscrire et emprunter des ressources dans l’établissement de leur choix avec un abonnement unique. Parmi ces installations, chacune des 21 médiathèques communales dispose de son propre site internet tandis que les 8 médiathèques municipales de Strasbourg, les 4 médiathèques de l’Eurométropole (dont la médiathèque Frida Kahlo qui ouvrira début 2024) et le bibliobus de la Ville de Strasbourg étaient dotés, depuis 2008, d’un portail commun accessible aux usagers.

Néanmoins, ce dernier, vieillissant, ne répondait plus aux pratiques des usagers et de la collectivité. De quoi pousser le réseau des médiathèques à se lancer dans le renouvellement de son portail en 2020, dans le cadre d’un projet validé au plan pluriannuel d’investissement informatique et porté par la Direction du Numérique et des Systèmes d’Information. Pour atteindre cet objectif, c’est vers la solution Syracuse, éditée par Archimed, que la collectivité s’est tournée.

Des besoins clairement identifiés en amont

“Les objectifs, classiquement, étaient à la fois de répondre aux attentes des usagers en proposant un outil adapté à leurs nouveaux usages, de renforcer la démocratisation de la lecture et de la culture en attirant de nouveaux publics, et de contribuer au rayonnement de Strasbourg au-delà des frontières de l’agglomération en permettant notamment la mise en valeur des fonds spécifiques (Patrimoine, Illustration et Artothèque)”, précise Florence Billot, responsable du département Systèmes d’information et d’évaluation et cheffe de projet métier pour le projet portail.

En plus de la modernisation de l’interface usagers et de l’amélioration la qualité de l’expérience utilisateur, il s’agissait aussi de garantir la conformité du site aux réglementations en vigueur (RGPD, accessibilité et sécurité), et d’assurer l’interopérabilité du portail avec les autres solutions utilisées par la collectivité. Sur ce dernier point en particulier, l’outil retenu devait être à même de s’interfacer à la fois avec le SIGB du réseau (V-Smart) et le site MonStrasbourg.eu, mais aussi avec la base des Fiches Lieux, qui nourrit les sites de la collectivité d’informations homogènes, centralisées et tenues à jour concernantl’accès (localisation, horaires…), les ressources et services proposés et la base agenda où les événements organisés sur le territoire sont centralisés et dont la gestion a été confiée à une société extérieure (Coze).

Du POC à la mise en production

Afin de garantir la réussite du projet, la collectivité a tout naturellement choisi le portail documentaire Syracuse, avec lequel un marché était déjà en cours et qui présentait l’avantage d’avoir déjà été déployé avait auparavant été déployé sur Paris et Montpellier, équipées du même SIGB que Strasbourg. Un POC (Proof Of Concept) a d’abord été mené de janvier à septembre 2021 afin que l’équipe projet puisse s’approprier la solution éditée par Archimed, identifier les éventuels points manquants nécessitant des développements spécifiques, définir des spécifications UX design, et produire les maquettes du futur portail (en collaboration avec l’agence de webdesign Thuria). Autant d’étapes qui ont conduit à la construction du nouvel espace à partir de janvier 2022, avant une mise en production en mai 2023.

“Il y a eu un fort investissement des équipes d’Archimed, avec une intensification des moyens déployés pour nous aider à tenir les délais en fin de projet”, souligne Florence Billot.

L’équipe projet a pu suivre des formations dès le démarrage du POC. Chaque agent a été accompagné et a bénéficié de 2 demi-journées de présentation de novembre 2022 à janvier 2023, et nous avons également réalisé des guides et tutoriels pour accompagner le lancement.

Une importante richesse fonctionnelle

Au-delà de l’accompagnement dont elle a profité, la collectivité peut également s’appuyer sur les nombreuses fonctionnalités offertes par Syracuse et qui ont permis de proposer :

Une interface catalogue modernisée pour faciliter l’accès aux collections et la mise en avant du travail de médiation de ces dernières par les bibliothécaires (livres numériques, formations, presse, etc.) ;
Une offre de ressources numériques plus riche et simple d’accès ;
Un compte lecteur simplifié et offrant plus de possibilités (liaison de comptes notamment) ;
La mise en valeur des fonds spécifiques des médiathèques, directement intégrés au portail (Patrimoine, Illustration et Artothèque) ;
Des recherches facilitées grâce à un système de filtres.

Par ailleurs, comme le souhaitait l’équipe projet, la plateforme Syracuse est évidemment interfacée avec les Fiches Lieux et l’agenda culturel Cozede la collectivité afin de disposer d’un référentiel unique et à jour.

De nombreux avantages qui ouvrent de nouvelles perspectives

Au-delà des bénéfices apportés par les fonctionnalités de la solution, les mises à jour de Syracuse sont également plus fréquentes« 2 à 3 montées en version par an ont été annoncées par la société, ce qui est important pour évoluer continuellement et répondre aux besoins des usagers. Il sera aussi plus facile de gérer et de corriger des dysfonctionnements éventuels”, témoigne Catherine Piot, chef de projet informatique.

Malgré un déploiement récent, Syracuse semble déjà remporter tous les suffrages côté usagers, qui soulignent la clarté du site, son esthétique et sa modernisation. Loin de s’arrêter en si bon chemin, le portail des médiathèques de l’Eurométropole de Strasbourg sera prochainement enrichi de nouvelles fonctionnalités : nouvelles ressources numériques, inscription en ligne aux événements de l’agenda, déploiement d’un module relations usagers pour gérer les échanges, mise en place de blogs pour la communication locale des médiathèques et d’une Web TV à la médiathèque Eurométropolitaine André Malraux, visualisation à partir des notices du catalogue des documents du fonds anciens et précieux qui seront prochainement numérisés et présentés sur un futursite Gallica marque blanche.