Synchroniser ses fichiers, c'est avoir la possibilité de les retrouver à l'identique sur un autre terminal que celui où ils ont été créés ou retravaillés. Avec la prolifération des terminaux mobiles, l'opération est devenue transparente, presque évidente. Et pourtant, afin de disposer de données constamment à jour, mieux vaut prendre quelques précautions.
Contacts, mails, textes, rendez-vous, agendas, musiques, photos, notes, etc., aujourd’hui, nous ne sommes même plus étonnés de retrouver toutes ces données à jour, en passant d’un terminal à l’autre, du smartphone à l’ordinateur portable ou inversement. C’est devenu totalement naturel. Et pourtant cette synchronisation implique toute infrastructure technique et deux prérequis. Primo, être connecté à internet. Secundo, utiliser le même compte (Gmail, iCloud, OneDrive, Box, Dropbox, Box, Evernote, Hubic, etc.) sur tous ses terminaux.
Des fichiers sauvegardés et répliqués pour être accessibles en temps réel
Tous ces fichiers étant stockés dans le cloud du fournisseur de service et répliqués au sein de plusieurs data centers (ce qui permet de garantir une disponibilité immédiate et un accès sans latence), dès que vous en modifiez la structure, cette action est automatiquement enregistrée et dupliquée grâce à un dispositif de sauvegarde automatique et continu. Chez Hubic par exemple, chaque fichier déposé au sein du service est répliqué 3 fois sur 3 sites en Europe.
Synchroniser, pour quoi faire ?
L’avantage : vous libérez de la place sur vos terminaux, puisque les fichiers ne sont plus hébergés en local, mais dans le cloud. C’est d’ailleurs le parti pris de Google et de ses Chromebook qui embarquent une mémoire interne restreinte (32 Go généralement, contre 250 ou 500 Go, voire 1 To sur un notebook équivalent), mais offrent suffisamment d’espace en ligne (100 Go gratuits pendant deux ans sur Google Drive) pour pouvoir stocker photos, musiques et documents bureautiques sans souci. Des documents qui seront aussi accessibles et modifiables hors connexion si vous avez activé cette option dans les paramètres du Drive.
Gérer les versions et les modifications
Autre avantage : la possibilité d’afficher et de gérer les versions des fichiers. Vous pouvez, en effet, voir qui a apporté des modifications à vos documents, ainsi que la date et l’heure des modifications. Sur Google Docs, par exemple, il suffit d’ouvrir le document en question (Docs, Sheets, Slides ou Drawings), de cliquer sur "fichier" dans la barre d’outils et de sélectionner "consulter l’historique des révisions". Vous pourrez alors choisir dans le panneau de droite la version que vous souhaitez restaurer et les corrections apportées (la couleur du texte modifié correspondant à la couleur associée à la personne ayant effectué les modifications). Cliquez ensuite sur "restaurer cette révision" pour remplacer la version actuelle. Le principe est le même sur les autres services de stockage et partage dans le cloud, ainsi que sur Google Drive avec des documents “non Google” comme des PDF ou des photos. Faites un clic droit sur le fichier en question, cliquez sur "gérer les versions", puis sur "plus" et enfin sur "télécharger" pour enregistrer une copie en local sur l’ordinateur.
Quand la synchronisation s’intègre dans une vraie stratégie cloud
La synchronisation offre en outre la possibilité de partager facilement les fichiers et d’ouvrir des droits à d’autres utilisateurs qui pourront, au choix, les lire (seulement), les commenter ou les modifier. Ce service est adopté dans les organisations où certains collaborateurs peuvent être amenés à faire des déplacements fréquents et doivent pouvoir accéder aux dernières versions des fichiers de l’organisation partout et en tout temps, via une connexion wifi ou mobile. Des fichiers qu’ils pourront choisir de classer dans certains répertoires privés ou de laisser à des emplacements plus largement ouverts. Autre point : la synchronisation est particulièrement appréciée dans la sphère professionnelle, car elle permet d’assurer la continuité de l’activité en cas de panne technique, d’incendie ou de vol.
Quid de la sécurité ?
La sécurité est assurée à la fois par un contrôle d’accès (login et mot de passe), par le protocole SSL, par une boucle mobile (permettant de vérifier l’identité de l’utilisateur si besoin) et par un dispositif de chiffrement au niveau de la sauvegarde cloud chez le fournisseur. Les fichiers de l’organisation restent donc parfaitement confidentiels et sont inaccessibles aux utilisateurs non autorisés. En revanche, ils restent le plus souvent lisibles par le fournisseur. Mais, en fonction des besoins, certains proposent des dispositifs de DLP (data loss prevention), un outil de suivi des accès, ainsi qu’un niveau de chiffrement supérieur rendant les données invisibles à tout autre utilisateur que son propriétaire.
Limites au concept
Ces solutions ont toutefois quelques inconvénients :
- si vous perdez la clé d’accès du compte (login et mot de passe), vous perdez vos données ;
- vous êtes enfermé dans un écosystème propriétaire (Google Drive, OneDrive, iCloud, etc.) ;
- la synchronisation reproduit automatiquement les modifications des fichiers, mais aussi les erreurs, et ce, vers tous les emplacements ;
- sans connexion internet, pas de synchronisation possible ; la consultation et la modification des fichiers sont possibles, mais pas la synchronisation.
Des logiciels "en dur" pour synchroniser ses fichiers
Toutes ces solutions de synchronisation entrent dans la catégorie des systèmes EFSS (Enterprise file sync-and-share) où se cotoient Microsoft (Office 365, Sharepoint, etc.), VMWare (AirWatch), Citrix, Blackberry (WatchDox), Egnyte, Accelion, Box, Dropbox, Sugarsync ou encore Syncplicity. En plein essor, ce marché devrait être multiplié par trois d’ici 2020 et peser 3,5 milliards de dollars (source MarketsandMarkets). Outre le cloud, il existe également des logiciels qui opèrent automatiquement (en local) la sauvegarde entre PC de bureau, portable, clé USB ou disques externes, par exemple. Certains sont gratuits (comme SyncBack), mais limités. D’autres sont payants et plus complets, avec, par exemple, la possibilité de compresser les fichiers, d’envoyer un mail de suivi des synchronisations et d’effectuer une restauration si besoin. Ces logiciels proposent pratiquement les mêmes services que ceux des fournisseurs cloud avec une particularité intéressante : la possibilité d’effectuer différents types de sauvegarde dont une sauvegarde différentielle qui ne transfert que les fichiers récemment modifiés.
