Xplor France : "Les technologies textuelles, vocales et d’imagerie vont transformer les capacités des solutions"

Sommaire du dossier :

• Logiciels d'entreprise : cap sur l'innovation
• La Ged du 21e siècle est là !
• L’ECM à l’heure des plateformes de services de contenu
• La RPA ou quand les robots cliquent à votre place
• Digital workplace : vers l'environnement de travail de demain
• Xplor France : "Les technologies textuelles, vocales et d’imagerie vont transformer les capacités des solutions"

Jean-Pierre Blanger est directeur solutions, services et innovation chez Ricoh. C’est au titre de vice-président communication de Xplor France, qui regroupe les professionnels et les clients des métiers de la communication digitale et papier, qu’il nous livre ici le point de vue de l’association sur l’innovation dans vos outils métier.

Le marché des logiciels de gestion documentaire et de gestion de contenu est-il dynamique ? 

En effet, il n’a cessé d’évoluer ces dernières années et prend un envol considérable. D’abord à cause des innovations technologiques avec les avancées des moteurs de recherche de contenu, de la numérisation de documents, des moteurs de reconnaissance de caractères et d’analyse de contenu.

Ensuite, grâce aux améliorations conceptuelles avec les avancées sur la gestion des contenus normalisée par l’Iso 30300 (Systèmes de gestion de documents d’activité) et l’Iso 15489 (Gestion des documents d’activité). Ces dispositions ont été complétées par les normes pour la conservation à long terme de documents sous condition de préservation de l’intégrité (NF Z42-013) et de certification des SAE (NF461).

Mais ce sont surtout les lois et règlements qui ont, ces cinq dernières années, été vecteurs d’accélération du marché des logiciels de gestion documentaire, avec l’équivalence de la force probatoire entre papier et numérique, la dématérialisation fiscale de tous les documents, l’eIDAS pour l’identification électronique et les services de confiance, et plus récemment, la norme NF Z42-026 pour la copie fidèle et le RGPD (Règlement général pour la protection des données). Ces évolutions, implémentées par de nombreuses équipes de développement logiciel, constituent des boosters à forte puissance pour généraliser le marché des logiciels de gestion documentaire et de contenu. 

Quelle part de leur chiffre d’affaires les acteurs du domaine consacrent-ils, en moyenne à la R&D ?

Il faut considérer deux actions de R&D distinctes conduites par les acteurs du domaine. La R&D fondamentale d’innovation et la R&D opérationnelle. 

La première, généralement entre 10 et 15 % du CA, conduit les entreprises à tenter des implémentations applicatives généralement vouées au succès commercial, mais aussi parfois à l’échec. Il s’agit par exemple d’intégrer des technologies récentes d’IA, comme le deep learning, pour capturer au fil des utilisations d’un système documentaire l’usage documentaire pour accélérer les pratiques du quotidien de l’utilisateur.

En ce qui concerne la R&D opérationnelle, elle est fondée sur les retours des besoins clients. Chaque projet peut être l’occasion de découvrir un cas d’usage nouveau qui fait l’objet de développements sur demande client. Ainsi, nombreuses sont les fonctionnalités qui, au fil des projets, viennent lors de nouvelles versions logicielles donner une valeur supplémentaire au logiciel documentaire. Souvent, cette R&D opérationnelle n’est financée que partiellement par les clients et représente entre 5 et 10 % d’investissement de CA. 

La demande des clients évolue-t-elle ? Observez-vous des tendances sur leurs attentes actuelles ?

Effectivement, nous observons que la demande des clients évolue selon plusieurs axes.

• Plus d’intégration de contenus : la nature des informations et des documents en termes de volumes, de formats, d’affichage et de restitution ne doit plus être un problème pour l’utilisateur.
• Plus de couverture fonctionnelle : les clients ne se contentent plus de rechercher, consulter et commenter les documents, ils demandent à pouvoir échanger de façon interactive et en temps réel avec d’autres utilisateurs pour engager une coopération accélératrice de productivité. 
• Plus d’intelligence des contenus : la demande des clients exprime une exigence de mise en relation automatique de contenus avec les questions métier. Il s’agit d’une influence de la demande générée probablement par l’illusion provoquée par les chatbots élaborés de certains sites web. 
• Plus de sécurité et de protection des données et documents : les clients sont préoccupés par la conformité au RGPD et demandent plus de protection des contenus, de traçabilité des opérations et de capacité de gestion de la destruction des contenus ; la plupart des clients ont compris que Ged et ECM allaient leur être d’une aide considérable dans l’atteinte de la conformité.
• Plus d’intelligence dans la production de contenus pertinents : les utilisateurs sont submergés d’informations. Certains passent leurs journées à traiter des questions entrantes et à formuler des réponses tant en interne qu’en externe. Ils attendent des outils toujours plus sophistiqués pour répondre et formuler plus rapidement les réponses. Au-delà des plateformes de collaboration, les fonctionnalités de résumé automatique, de synthèse de réunion automatique ou de suggestion de formulation de courrier automatique commencent à apparaître avec de réelles performances dans ces domaines restreints tels que le diagnostic, le sport, l’assurance automobile ou le reporting financier par exemple. 

Quelles sont les innovations attendues pour les prochaines années ?

Aujourd’hui, on est en droit de penser que les technologies textuelles, vocales et d’imagerie vont transformer les capacités des solutions. Les champs d’améliorations sont multiples.

Selon l’axe des contenus, on peut s’attendre à toujours plus d’intuition artificielle, l’application devenant un assistant suggérant des contenus ou processus associés sans intervention des utilisateurs.

Selon l’axe de la reconnaissance vocale, l’évolution est en marche à la maison et l’on peut penser que cette évolution ne va pas tarder à entrer dans le quotidien des entreprises. Les applications de relations extérieures avec les clients ou intérieures entre les utilisateurs et les applications vont toutes gagner en productivité et identification automatique dans un but de traçabilité.

Pour ce qui est de l’imagerie, elle est attendue avec impatience dans les organisations pour identifier les utilisateurs sans action spécifique de présentation de badge, mais aussi pour accélérer la conversion des contenus papier, vidéo et image entre le monde physique et logique de l’environnement de travail digital.

Enfin, on attend que les technologies maniant opportunément algorithmique et intelligence artificielle donnent plus d’efficacité aux utilisateurs en comprenant mieux les interactions entre l’objectif métier, la situation et l’acteur qui prend les décisions en fonction de son expérience et de son intuition. L’expérience utilisateur et la satisfaction client n’en seront qu’améliorées.