Le bulletin de paie dématérialisé peine à conquérir les entreprises françaises : seuls 20 % des salariés en bénéficient

Si les salariés français se disent majoritairement favorables à la dématérialisation de leur fiche de paie, ils ne sont encore qu'un petit nombre à en bénéficier.

En matière de ressources humaines (RH), le zéro papier reste encore un mythe. En effet, seul 1 salarié français sur 5 reçoit chaque mois son bulletin de paie par voie électronique, et non au format papier. C'est le résultat d'une étude OpinionWay (voir l'infographie) réalisée pour le cabinet de conseil spécialisé dans les RH Althéa en partenariat avec Docaposte, PeopleDoc et Primobox. C'est donc une fiche de paie au format papier que reçoivent encore 80 % des salariés aujourd'hui, qui voient pourtant d'un bon oeil la dématérialisation de cette procédure (58 %), qu'ils jugent "inéluctable" à 86 %. Sans surprise, ce sont les grandes entreprises qui ont davantage mis en place ce type de solution. 

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Respect de l'environnement

26,6 millions. C'est, selon l'Insee, le nombre d'actifs en emploi que comptait la France en 2016. Si l'on rapporte ce chiffre au nombre annuel moyen de bulletins de paie, on peut imaginer que ce sont plus de 319,2 millions de bulletins de paie qui sont édités chaque année (26,6 x 12 = 319,2 millions, sans compter les CDD courts), et dont seuls 20 % (63,84 millions) sont donc dématérialisés. De quoi mesurer l'ampleur des économies annuelles de papier qui pourraient être réalisées en France (sans compter l'enveloppe qui l'accompagne généralement et le timbre quand la réception se fait à domicile - pour 31 % -).

D'ailleurs, si 58 % des salariés se déclarent favorables à la généralisation du bulletin de paie dématérialisé, c'est notamment pour son meilleur respect de l'environnement (c'est l'atout cité en priorité, par 65 % des répondants), devant la possibilité d'y accéder à distance (48 %) et la protection en cas de sinistre à leur domicile (43 %).

Les salariés conquis par la dématérialisation

Autre fait notable, les salariés français qui bénéficient déjà de solutions de dématérialisation RH dans leur entreprise s'en disent largement satisfaits. L'enquête publiée par Althéa révèle en effet que 90 % de ceux bénéficiant de la transmission de documents et de certificats par voie dématérialisée et 87 % de ceux disposant d'un coffre-fort numérique personnel en sont conquis.

De plus, ce type de solution participe à la bonne image des entreprises lancées dans de tels processus : les salariés français estiment en effet qu'elles dégagent avant tout une image d'innovation (81 % des réponses) et de performance (75 %). Pour 66 % d'entre eux, cela reflète également leur volonté de se mettre au service des collaborateurs.

Encore des freins pour les entreprises...

Néanmoins, la dématérialisation des procédures RH, et plus particulièrement du bulletin de paie, a encore plusieurs défis à relever : d'abord, conquérir les TPE et les PME. En effet, ce sont chez elles que le bulletin de paie au format papier est encore le plus présent : plus l'entreprise est petite, et plus cette tendance est forte : 89 % dans les TPE, 84 % dans les PME, et 72 % dans les ETI et grandes entreprises. En cause notamment, le coût que représente la location d'un coffre-fort électronique pour stocker les documents.

... comme chez les salariés

De plus, les salariés considèrent qu'il s'agit plus d'une évolution positive pour l'entreprise (73 %) que pour eux-mêmes (54 %). Même les plus favorables à la dématérialisation évoquent un besoin d'être rassurés quant aux risques que celle-ci peut entraîner : ils citent en tête ceux liés à la sécurisation et la garantie de confidentialité des données et à la perte d'information (36 %), ainsi que la perte du contact humain avec les interlocuteurs RH ou administratifs (34 %). Le poids des habitudes (51 %) et la peur de ne pouvoir récupérer ou accéder à leurs documents (48 %) sont, de leur côté, les principaux freins cités par les salariés réfractaires à ce type de processus. 

Comment susciter l'adhésion ?

"Les habitudes sont inscrites dans la culture française, explique David Gordon, senior manager chez Althéa, c'est pourquoi l'accompagnement au changement est si important dans tout projet de modernisation ou de digitalisation de l'entreprise. Ce n'est qu'à ce prix qu'on remporte l'adhésion des salariés. Quant à la sécurité et la confidentialité des données, elles sont des craintes légitimes face aux cybermenaces actuelles. Le choix d'un fournisseur de confiance, proposant des solutions tout à la fois sécurisées et disponibles, n'est désormais plus une option".