Ce sont là les deux principaux axes sur lesquels agir grâce à la Gestion électronique des documents (GED) :
- Améliorer la gestion documentaire : parce que l’efficacité d’une organisation en dépend ; tout vrac numérique est intolérable ;
- Assurer sa conformité : on pense en particulier au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il s’agit d’apporter aux personnes physiques des garanties quant au bon traitement de leurs données personnelles (obligation d’information, exercice de droits, notamment : accès, rectification, effacement), ceci dans un contexte d’hébergement sécurisé.
A noter : la GED apporte une garantie de traçabilité des documents, véritable élément de preuve.
Une GED bien menée est synonyme de :
- Information 100 % numérique : si nécessaire, une phase d’acquisition par scannérisation manuelle ou industrielle, avec LAD-RAD, permet aux documents papier de rejoindre le système d’information numérique ; documents physiques et numériques sont ainsi harmonisés, tout est en place pour une activité s’appuyant totalement sur l’information numérique et évitant les ruptures par des recours intempestifs à des versions papier ;
- Documents classés et retrouvables : la GED absorbe les documents de tous formats (texte, image, vidéo) et les indexe (métadonnées) ; ils sont classés selon un plan de classement ; les doublons sont éliminés. Un document peut être recherché : par mots-clés, par navigation dans le plan de classement, par recherche en texte intégral (full text), par filtres ;
- Documents accessibles : l’accès aux documents est ouvert par profils d’utilisateurs et groupes ; il peut s’appuyer sur un annuaire d’entreprise. L’ouverture de tout ou partie de la GED peut être prévue de manière à éviter son cloisonnement et un fonctionnement en silos ;
- Processus d’approbation : les documents sont traités dans un circuit de validation numérique (workflow) aujourd’hui largement automatisé.
A noter : la maîtrise documentaire issue de la GED est une brique nécessaire à la capitalisation du savoir de l’organisation.
Recherche d’un document insatisfaisante, trop longue, doublons, doutes sur une version, manque de données, rupture dans un workflow, temps de réponse à l’utilisateur, client ou administré inadapté, etc. En présence de ces symptômes, interrogez-vous sur votre système d’information :
- Votre plateforme en ligne est peut-être en cause ; elle est souvent généraliste, peu paramétrable, non adaptée à nombre de métiers ou de problématiques utilisateurs ou documentaires, trop ouverte, conduisant à une surproduction numérique anarchique révélant l’illusion d’un stockage organisé ;
- Votre GED en place peut être obsolète : parce qu’elle a atteint la limite du volume qu’elle peut absorber, parce qu’elle est difficile à ouvrir au reste du système d’information, parce qu’elle est peu ou pas évolutive en fonction de nécessités diverses (liées à l’évolution des besoins, des technologies).
Il est temps de se mettre à jour. Les solutions de GED actuelles savent prendre en compte les impératifs de sécurité, productivité, ouverture, mobilité, expérience utilisateur et satisfaction client ou usager.
Votre efficacité en dépend. La réduction de coûts peut être au rendez-vous. Tout comme la revalorisation de votre image de marque.
A noter : toute GED retranscrit d’abord une organisation de travail ; la considérer sous l’angle logiciel vient en second.
