“Nous échangeons régulièrement de nombreux documents (brochures, vidéos, chartes graphiques, visuels, photos, etc.) avec nos filiales, explique Mélanie Rocha, chargée de projet digital au sein des Laboratoires Théa. Notre travail, c’est de gérer, d’animer et de partager cette base média pour et avec elles”.
Extranet, défaut de vieillesse
Jusqu’à présent, le groupe utilisait une plateforme baptisée Extranet, à tous égards obsolète. “Nous cherchions une plateforme intuitive et simple d’utilisation, offrant des accès multiples, permettant de gagner du temps lors des chargements et téléchargements de médias, et capable de supporter les fichiers sources de nos équipes graphiques afin que les différentes filiales puissent les utiliser et en faire des adaptations locales”, ajoute Me Rocha. Pour répondre aux besoins de chacune de nos filiales, cette plateforme se devait aussi d’être ergonomique et customisable, tout en répondant aux meilleurs standards en termes de sécurité et de gestion des droits.
Vers une entraide globale
“Notre ambition était donc de centraliser tous les supports et les médias, tout en laissant à chaque filiale la possibilité de s’impliquer, d’enrichir et de faire vivre cette base média, poursuit Mélanie Rocha. Cela permet au passage à chaque pays de voir ce que font les voisins, et éventuellement de s’en inspirer”.
Un DAM plutôt qu’un développement spécifique
Au départ, le groupe pensait réutiliser la solution du portail d’entreprise, mais elle a été jugée trop restreinte. “Nous avons préféré opter pour un DAM et avoir accès à une vraie médiathèque, d’autant que nous avons beaucoup de vidéos institutionnelles adaptées en langue locale”, continue la responsable du projet. Parmi les prérequis techniques du groupe figuraient deux autres requêtes : que la plateforme soit responsive et consultable sur terminaux mobiles, et enfin qu’elle soit dotée d’outils statistiques.“Nous pouvons ainsi savoir quels sont les documents les plus consultés, ceux qui le sont moins, les pays les plus actifs sur la plateforme, etc.”, ajoute Mélanie Rocha.
Une base en devenir
Mélanie Rocha et son équipe ont opéré elles-mêmes la reprise des fichiers présents dans l’Extranet et les ont injectés dans EPHOTO DAM. Aujourd’hui, 130 utilisateurs ont été formés à cet outil (tandis qu’un guide et des FAQ demeurent disponibles sur la plateforme). Tous ont aujourd’hui accès à quelques 3 000 médias, avec à la clé un gain de temps et une autonomie accrue.
Un parcours intuitif et contextualisé
Enfin, notez que les équipes des Laboratoires Théa et d’Einden ont imaginé un « parcours » pour les visiteurs du Portail Théa. La navigation est à la fois intuitive et contextualisée (recherche par gamme ou par pays par exemple) et ce, dans une base de données qui est beaucoup plus conséquente que dans leur outil précédent.
Témoignage recueilli par Eric LE VEN Archimag
