Au sommaire :
- Dossier : Comment faire vivre ses bases de connaissance ?
- « Une base de connaissance est indispensable à toute gestion de projet »
- Déployer sa base de connaissance
- Méthode pour une base de connaissance vivante
- Légipédia, base de connaissance de service juridique
- De la base à la communauté de connaissances
- Quand les bases de connaissance alimentent les chatbots
Il existe une confusion entre les notions de bases de données et de bases de connaissance. Comment les distinguer ?
Une base de connaissance est un outil de captation et d’organisation des savoirs utiles à l’activité d’une organisation, aussi bien à l’échelle d’un service particulier que de l’ensemble de cette organisation. La notion de base de connaissance vient des sciences informatiques pour décrire une base de données regroupant des connaissances spécifiques à un domaine spécialisé précis, sous une forme exploitable par un ordinateur.
Elle contient des règles, des faits ou d’autres représentations nécessaires à l’exercice d’une activité donnée pour laquelle cette base de connaissance a été développée.
La base de données, quant à elle, est un entrepôt qui joue le rôle de support à la base de connaissance.
Votre mémoire de l’INTD porte sur les bases de connaissance de résolveurs de liens dans le cadre de la gestion des collections électroniques en bibliothèque universitaire. Quelle est leur utilité ?
Ces bases de connaissance sont un répertoire des abonnements électroniques de la bibliothèque. Elles vont permettre au résolveur de liens de traduire les informations bibliographiques (ISSN, titre, date…) et de rediriger l’utilisateur vers les ressources électroniques souhaitées.
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Leur objectif est donc de gérer des états de collections avec des URL d’accès à des titres de revues ou de monographies. Ces bases de connaissance portent donc sur une brique extrêmement précise de l’activité des bibliothèques universitaires.
Pour fonctionner, ces bases de connaissance sont maintenues en activité par des éditeurs comme Ex-Libris et son résolveur de liens SFX, ProQuest avec 360 ou bien encore Alma. À ma connaissance, tous les résolveurs de liens disposent d’une base de connaissance.
Sous quelle forme se présentent-elles ?
Les bases de connaissance peuvent se présenter sous la forme de wikis techniques et fonctionnels. Il s’agit probablement de la forme la plus adaptée à la gestion de projet. Une base de connaissance est indispensable à toute gestion de projet.
Cela permet à la fois de gagner du temps et de capitaliser sur les décisions qui ont été prises, mais aussi d’accélérer la production de la documentation d’accompagnement des utilisateurs : les guides d’utilisation par exemple. La base de documentation apparaît donc comme un outil clé.
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À titre personnel, lorsque je lance un projet, j’utilise une série d’outils comme le Kanban (une méthode centrée sur l’amélioration continue des processus de production), un wiki, et un diagramme de Gantt pour gérer la chronologie du projet.
Quelles sont les bonnes pratiques à respecter pour faire vivre une base de connaissance ?
Cette base de connaissance doit être ouverte afin de permettre à un maximum de personnes de participer au projet. Ce qui n’est pas si facile à mettre en place ! Si l’on veut éviter la déperdition d’information, il faut impliquer le maximum de personnes. D’un point de vue très pratique, j’accorde des droits d’accès, d’écriture et de correction selon les projets.
Autre point très important, il faut trouver le formalisme et les règles rédactionnelles pour savoir ce qu’il faut documenter et ce qu’il ne faut pas nécessairement documenter.
Quels sont les impairs à éviter ?
Il faut éviter d’hyperdocumenter au risque de nuire au projet. Il faut savoir s’arrêter et se concentrer sur les points les plus essentiels.
Note : La rédaction d’Archimag a retenu la forme « base de connaissance » au singulier pour qualifier la connaissance en tant qu’actif informationnel des organisations.
