Le premier réflexe dans ces cas-là, c’est d’utiliser Acrobat Reader. Sauf qu’une fois ouvert, on se rend vite compte des limites de la version basique et gratuite du logiciel d’Adobe. Impossible de faire autre chose que d’ajouter des annotations ou des commentaires simples en vue de la correction ou de la modification du document.
Des besoins au quotidien
Dans les échanges avec l’administration par exemple où le format PDF est accepté, mais où le poids de chaque document doit être inférieur à 1 Mo, il est parfois nécessaire d’alléger le fichier PDF original, sans qu’il perde en lisibilité. Comment faire ? Avec Acrobat Reader freemium, l’opération n’est pas autorisée. Et impossible également de convertir le document dans un format plus léger, à moins de faire un copier/coller aléatoire dans un document texte et de perdre toute la mise en page qui faisait du document PDF un véritable document contractuel, par exemple.
Services gratuits contre pubs en pagaille
L’utilisateur fonce donc sur Internet pour essayer de dénicher un outil gratuit. Et là, il tombe sur différentes alternatives comme iLovePDF qui permet de faire pas mal de choses gratuitement, à condition d’aimer les publicités qui s’affichent dans tous les coins de l’écran et d’accepter les incertitudes sur le sort réservé aux documents uploadés sur la plateforme.
Editeur PDF : à quel seing se vouer ?
Il découvre d’autres solutions comme AbleWord qui permet d’éditer des documents PDF comme on le ferait avec un document Word classique, mais qui exige d’être téléchargé sur chaque machine et qui ne propose pas d’autres fonctionnalités majeures que l’édition simple. C’est la même chose pour Foxit Reader, qui constitue malgré tout une alternative intéressante à Adobe Reader et qui propose panoplie d’outils performants. Signalons également l’existence de PDF X-Change Viewer qui se rapproche de Foxit Reader, de PDF Candy, FormSwift PDF Editor ou encore LibreOffice.
Un usage limité, faute d’outils
Mais à l’usage, force est de constater qu’aucune de ces solutions ne s’avère vraiment convaincante. Même les extensions pour navigateur web comme PDF Mage ou encore Aperçu, cher aux utilisateurs de Macbook ou d’iMac ne proposent que des fonctionnalités limitées. Non, décidément, si le format PDF est familier, il faut bien avouer que le principal usage se résume au simple affichage du document. Avec quelques annotations et demandes de correction pour les plus aguerris aux visionneuses PDF telles qu’Acrobat Reader.
AvePDF : des modules en ligne pour démystifier le PDF
Sauf qu’en cherchant bien, des outils faciles d’accès, complets et efficaces, il en existe. Et celui d’ORPALIS est plutôt bien placé. Conceptrice de logiciels d’imagerie, de traitement de PDF et de gestion de flux documentaires, l’entreprise toulousaine vient, en effet, de mettre en ligne une collection de widgets permettant de traiter et gérer facilement tout type de documents PDF. Son nom : AvePDF.
AvePDF et ses 1001 possibilités
AvePDF compile, en effet, différents modules dédiés au traitement des documents PDF. Et tout se fait en ligne, sans logiciel à télécharger sur l’ordinateur. Plus de 3 000 fonctionnalités ont ainsi été développées par l’éditeur qui les proposera progressivement et gratuitement aux membres de sa communauté. Pour pouvoir les utiliser, il suffit de s’inscrire avec login et mot de passe ou de s’authentifier avec un compte Google, Microsoft, Twitter ou Facebook existants.
Un module pour compresser les fichiers
Parmi les premiers modules disponibles sur la plateforme et d’une utilité certaine, signalons l’hyper-compression PDF. Une fonctionnalité importante à l’heure où les fichiers bureautiques prennent de plus en plus de place sur les ordinateurs et les serveurs, et où rares sont les outils gratuits permettant de réduire leur poids. Grâce à AvePDF et à la technologie MRC (Mixed Raster Content), c’est désormais possible. Il suffit donc de sélectionner le fichier à soumettre au moteur de compression, soit en l’important depuis un dossier du bureau, soit depuis Dropbox ou Google Drive, puis de choisir le niveau de compression souhaité (Faible, Moyen, Bon ou Excellent) et de lancer l’opérateur. Résultat : en optant pour le niveau de compression Moyen, on passe en quelques secondes de 4,64 Mo à moins de 1 Mo.
Des fonctionnalités pour faire face à tous les cas de figure
Parmi les nombreuses autres fonctionnalités disponibles (et gratuites), signalons :
- la signature électronique, qui permet d’apposer une signature manuscrite sur un document, d’intégrer un certificat (pour ajouter un niveau de sécurité supplémentaire) et de sauvegarder le tout en PDF.
- la conversion de fichiers en PDF. Plus de 100 formats sont supportés, y compris des formats spécifiques comme le format DICOM (pour l’imagerie médicale) ou DXF (pour la CAO et les plans).
- la possibilité de combiner des fichiers de plus de 100 formats différents en PDF.
- la division des pages d’un fichier PDF en fichiers indépendants.
- la possibilité de fusionner plusieurs fichiers PDF en un seul.
- la possibilité de réorganiser un fichier PDF multipages et de déplacer les pages vers la gauche ou la droite pour les réarranger.
- la possibilité de supprimer certaines pages d’un fichier PDF multipages.
- la possibilité de faire pivoter toutes les pages d’un PDF ou chaque page individuellement.
- la protection d’un fichier PDF avec un mot de passe.
- le déverrouillage des fichiers PDF protégés par mot de passe.
- la conversion d’un PDF en PDF/A en vue d’un archivage à long terme.
- l’océrisation de fichiers de plus de 100 formats différents. Il suffit de déposer ou de télécharger un fichier (plus de 100 formats sont supportés), de choisir la langue de l’OCR (anglais, français, allemand, espagnol, italien, portugais), de lancer la processus et de télécharger le fichier en PDF OCR.
- la possibilité d’aplatir les champs de formulaires, les annotations et les calques d’un fichier PDF.
- la possibilité de rogner et de redimensionner les pages d’un PDF.
- la possibilité de supprimer des contenus spécifiques d’un PDF.
PDF : D’autres fonctionnalités en vue
Des nouveautés et des options de personnalisation seront ajoutées régulièrement à la plateforme, notamment l’intégration de filigrane, la gestion de la pagination, l’édition complète des fichiers PDF, la réparation d’un fichier PDF ou encore la possibilité de nettoyer un PDF pour le rendre plus lisible. Notez enfin que les utilisateurs pourront aussi se créer leur solution PDF en ligne personnalisée et pourront intégrer ces widgets sur leur propre site web.
Avec AvePDF, ORPALIS Imaging Technologies prouve que le format PDF n’est pas un format figé et qu’il existe des outils performants permettant de manipuler ces fichiers avec un maximum d’efficacité.
